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Como o Project Service Automation (PSA) pode otimizar os processos de sua empresa?

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Uma das principais responsabilidades de um gestor de serviços é estruturar processos de forma a otimizar o desempenho de sua equipe. Essa tarefa, muitas vezes complexa, pode ser auxiliada pela utilização de softwares de Project Service Automation, também conhecido pela sigla PSA.

Muitas empresas que atuam com prestação de serviços, como desenvolvedoras, consultorias de TI e gestão de suporte, empresas de auditoria, engenharia e escritórios de advocacia conhecem ou já ouviram falar do uso de PSA para a venda de projetos, gestão de projetos e recursos e gerenciamento financeiro, mas muitas ainda não compreendem completamente o que é e como ele funciona.

Explicamos agora, em detalhes, o que é e como funciona o Project Service Automation, quais são as suas principais funcionalidades e processos em que ele auxilia, sua utilização, benefícios e vantagens e também como funciona a aquisição e implementação de um PSA. Confira abaixo o conteúdo e tenha uma ótima leitura!

Entenda o que é o PSA

O PSA (Project Service Automation) é uma ferramenta que oferece uma grande variedade de possibilidades e que auxilia a empresa em diversos processos e tarefas. Ele pode ser utilizado não só para a gestão de projetos, mas também na gestão comercial e de venda do projeto em si, sendo uma ferramenta útil para várias equipes dentro da empresa.

Ela também apoia e facilita a colaboração entre os times, especialmente entre o time comercial, que vende o projeto, e o time de desenvolvimento ou projetos, que fará a entrega do projeto. Isso faz com que seja possível à equipe trabalhar em conjunto, desde a etapa da venda até o fechamento do projeto.

Após o fechamento do projeto, o PSA também é muito útil por oferecer inteligência de negócio, já que ele permite obter indicadores de desempenho do projeto, compreender elementos como custo, prazo, margem ou andamento, de forma fácil e com uma interface gráfica eficiente.

Ele também permite:

  • acompanhar o andamento das tarefas, permitindo que os consultores façam apontamentos das horas trabalhadas em cada projeto;
  • compreender o percentual de entrega de cada um dos projetos geridos;
  • facilitar a gestão e o alocamento dos consultores, de acordo com o volume de suas demandas e;
  • compreender qual será a demanda ou ociosidade de cada um no futuro.

Compreenda melhor a funcionalidade principal do PSA

Quando falamos na adoção do PSA em uma empresa, a principal funcionalidade e destaque é a possibilidade de integrar os mais diversos processos em uma única interface, diminuindo o número de ferramentas necessárias, reduzindo custos e também a possibilidade de ruídos na comunicação entre as equipes.

Por meio do software de Project Service Automation, é possível realizar a integração dos processos de planejamento, venda, gestão de recursos alocados e disponíveis, interface de comunicação entre as equipes, execução e faturamento, facilitando os processos e garantindo mais agilidade.

Além disso, vale destacar que o PSA também facilita as rotinas de trabalho ao automatizar processos realizados manualmente ou em diversas plataformas, de forma separada, unificando dados e auxiliando a integração das equipes em um mesmo ambiente digital.

Veja o que é possível fazer com ajuda do PSA

Para compreender melhor o impacto do PSA em uma empresa e como ele facilita e otimiza os processos do negócio, é interessante listar e compreender o que é possível fazer com o auxílio da ferramenta, já que ela pode ser aplicada em uma grande variedade de situações e usos distintos.

Listamos abaixo alguns dos principais processos e momentos onde o PSA pode ser utilizado de forma inteligente nos processos de gestão de projetos. Confira:

Gerir leads

O processo de captação, gestão, alimentação e conversão de leads para a venda de serviços pode envolver diversas atividades, verificações e pessoas. Por isso, ao adotar uma ferramenta de Project Service Automation, passa a ser possível realizar essas tarefas importantes em um único ambiente, integrando o fluxo dos leads e automatizando tarefas.

Com isso, as equipes de desenvolvimento de vendas podem acompanhar, em tempo real, cada evolução do lead dentro da jornada de compra e compreender obstáculos e necessidades, facilitando na quebra de objeções e na satisfação do cliente na entrega.

Por meio da gestão eficiente dos leads e de uma evolução mais clara dentro da jornada de compra, como explicamos abaixo, os índices de venda são potencializados, mas também é possível reduzir os índices de insatisfação e churn, aumentando a receita recorrente e diminuindo os custos de aquisição e retenção.

Monitorar a jornada do cliente

Como falamos, outro processo otimizado pela utilização do PSA é o monitoramento da jornada do cliente, desde o momento em que este entra no fluxo da empresa, no contato comercial, até sua conversão em venda, passando pelo processo de desenvolvimento do projeto até a entrega.

Ao unificar fluxos que, muitas vezes, são realizados em ferramentas separadas, o PSA permite às equipes compreender as demandas do cliente de forma mais fácil e oferecer suporte cruzado, onde a equipe técnica auxilia a equipe de vendas e vice-versa, agilizando as negociações, a entrega e o pós-vendas.

Enviar, negociar proposta e fechar venda

Posteriormente, é criado um projeto dentro da plataforma que permite que a equipe de projeto comece a realizar as estimativas necessárias para a entrega do projeto. De acordo com as necessidades apontadas pelo cliente, os requisitos enumerados e suas demandas, o time de projeto pode definir, dentro da própria ferramenta, um cronograma macro para o projeto.

Por lá é possível definir quais são as etapas e também os esforços e recursos necessários para a entrega do projeto. Também serão definidos os profissionais responsáveis para cada uma das tarefas e etapas ao longo da execução.

Gerenciar projeto e recursos

Após essa definição, o time de vendas é capaz de importar todas as estimativas para a oportunidade, realizando a precificação de forma automática, de acordo com os custos, despesas e profissionais envolvidos.

Com isso, é possível que os times de projeto e vendas trabalhem na mesma plataforma, permitindo que todo o processo, do primeiro contato à entrega, seja desenvolvido e acompanhado por uma mesma ferramenta, facilitando o gerenciamento e tornando mais eficientes cada uma das etapas e o projeto como um todo.

Realizar a emissão de faturas

Outro desafio para empresas que desenvolvem e implementam projetos para clientes é realizar a emissão de faturas, já que muitas vezes esse é um processo manual realizado por um profissional ou equipe de profissionais do departamento financeiro e está condicionado a certos fatores ou situações dentro de cada projeto.

Com a adoção da automação através do PSA, é possível definir condições onde a emissão das faturas é realizada de forma automática, através da integração da ferramenta de gestão com a ferramenta de faturamento (ERP por exemplo), permitindo agilizar esses processos, evitar atrasos no envio das faturas e garantir que o processo de faturamento não tenha erros.

Analisar resultados em gráficos

Compreender o imenso fluxo de informações obtidas ao longo do desenvolvimento, implementação e entrega de um projeto é uma tarefa que toma muito tempo e que demanda esforço e dedicação específicos dos profissionais envolvidos.

Com a automação dos processos dentro do projeto essa análise é facilitada, já que é possível acompanhar indicadores e criar gráficos e dashboards a partir dos diversos processos integrados, o que garante mais agilidade e eficiência nas análises, além de garantir maior compreensão de todos os elementos.

Através do desenvolvimento e utilização de dashboards inteligentes, atualizados em tempo real diretamente das fontes de dados, é possível ao gerente de projetos acompanhar os mais diversos elementos de cada projeto de forma eficiente. Isso é especialmente importante para equipes que lidam com diversos projetos ao mesmo tempo e contam com rotinas complexas de gestão.

Saiba quais são os benefícios de um sistema de automação de serviços

A adoção do PSA na empresa oferece uma série de benefícios de acordo com as estratégias do negócio e também com o uso. Por isso, é interessante como ele pode ser benéfico para sua empresa e como ela pode se beneficiar do uso de um sistema de automação de serviços. Listamos alguns dos principais benefícios abaixo. Confira:

  • mais agilidade: a automação de processos e a integração de rotinas e ferramentas é um ponto de grande destaque no uso do PSA e pode ser o diferencial competitivo necessário para que sua empresa ganhe mais visibilidade no mercado;
  • maior fluidez: como as etapas do projeto são integradas de forma mais natural e de acordo com seu desenvolvimento, a automação oferece maior fluidez para os processos da empresa;
  • integração da equipe nos processos: quando uma empresa conta com diversas equipes envolvidas no desenvolvimento de um projeto, pode ser difícil integrar os times de forma eficiente, mas o uso do PSA facilita essa integração, tornando as tarefas mais eficientes e com menor índice de erros;
  • redução de custos: outro benefício do uso de um sistema de automação de serviços é a redução de custos, tanto direta com a diminuição do número de ferramentas necessárias para a execução e gerenciamento do trabalho quanto pela redução do retrabalho, dos erros e das alterações de escopo;
  • melhor acompanhamento das etapas: também é interessante destacar que ao adotar o PSA, o gerente de projetos, em qualquer lugar que esteja, pode acompanhar todos os processos, conhecer os cronogramas de cada projeto e se envolver diretamente em sua execução;
  • Empresas com práticas avançadas de PSA possuem rentabilidade em projetos 4x maior, 91% de projetos entregues no prazo e ganham 64% das oportunidades de negócio.

Veja quais são as vantagens que a empresa pode conquistar

Também é importante entender quais as vantagens que a adoção do Project Service Automation pode oferecer para a empresa. Por interligar e automatizar processos, desenvolvendo formas eficazes e inteligentes de realizar tarefas e rotinas, o PSA traz várias vantagens para os negócios que o adotam de forma correta. Listamos abaixo algumas delas. Confira algumas das principais abaixo:

  • melhor processo e planejamento de vendas;
  • maior organização das informações dos projetos;
  • melhor visibilidade da equipe e melhor alocação de recursos;
  • menor probabilidade de estouros de prazo e orçamento;
  • facilitar processo de reconhecimento de receita pelo cliente (CPC 47 / IFRS 15);
  • diminuir risco de perda de receita por horas não faturadas.

Também é interessante destacar que existem outras vantagens para a gestão de projetos ao adotar o PSA, como a tomada de ação preventiva em projetos onde o desenvolvimento não ocorre de acordo com o cronograma ou apresenta problemas.

Saiba como funciona a aquisição e implantação da ferramenta

Adotar o PSA em uma empresa é um processo que deve envolver, preferencialmente, as equipes que utilizarão a ferramenta e também um estudo de quais processos deverão ser integrados e como cada integração e automação deve funcionar.

É interessante também contar com o suporte de uma empresa especializada nesse tipo de ferramenta, que realizará todo o mapeamento de necessidades, as aplicações a serem integradas e também oferecerá o treinamento necessário para sua utilização, fazendo com que o projeto seja entregue mais rapidamente e com menos riscos. Além disto, uma consultoria especializada poderá trazer experiência, soluções prontas e um olhar externo, com o objetivo de melhorar todo o processo.

Além de diminuir o volume de dúvidas e a dificuldade na adoção da ferramenta de forma correta, esse suporte especializado é especialmente interessante para empresas que precisam integrar diversas ferramentas ou que contam com um grande número de equipes atuando em conjunto.

Como é possível concluir, contar com uma solução de Project Service Automation é uma excelente forma de otimizar processos, reduzir custos e aumentar a agilidade e o desempenho de sua equipe, garantindo melhores resultados para a empresa.

Para isso, no entanto, é fundamental contar com suporte especializado de uma consultoria para a definição, implementação e treinamento no uso do PSA, como é o caso da Smart Consulting, que conta com profissionais capacitados para esse processo.

O que você achou de entender melhor o que é Project Service Automation e como ele funciona, de compreender melhor suas funcionalidades e os processos que ele auxilia, seus principais benefícios e vantagens e como funciona o processo de implementação? Se você ficou com alguma dúvida ou deseja implementar o PSA em sua empresa, entre em contato conosco!

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