PMBOK: 10 dicas para aplicar boas práticas de gestão de projetos

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Se você já trabalha com gestão de projetos, sabe quais são as principais dificuldades enfrentadas no dia a dia de um negócio. Além disso, entende que contorná-las é crucial para entregar valor ao cliente e impulsionar os resultados lucrativos e competitivos da empresa.

Por essa razão, é importante seguir padrões e ações estabelecidas, que orientam as equipes e viabilizam a criação de produtos alinhados aos indicadores de qualidade do mercado. Nesse sentido, é interessante aplicar boas práticas de gestão de projetos a fim de otimizar os ciclos e atenuar os problemas e transtornos comuns.

Se você quiser saber mais sobre o Guia PMBOK® e conhecer 10 boas práticas para a gestão de projetos, acompanhe este post com atenção!

 

O que é o Guia PMBOK®?

PMBOK — da sigla em inglês Project Management Body of Knowledge — é o Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos.

Desenvolvido pelo PMI (Project Management Institute), ele tem o objetivo de melhorar as metodologias de gestão de projetos utilizadas por empresas de diversos nichos e segmentos. Por isso, o cuidado com essa área é crucial para otimizar os resultados e a competitividade no mercado.

O PMBOK, portanto, é um guia que concentra as melhores práticas para a gestão de um negócio. A primeira edição foi lançada em 1996 e evoluiu até os nossos dias, chegando à sexta edição em 2017, com conceitos atualizados e seções reescritas.

Basicamente, é um guia que visa direcionar profissionais e líderes da área com práticas tradicionais comprovadas e amplamente aplicadas, mas também traz ações inovadoras.

 

A diferença entre o Guia PMBOK® e a metodologia

Quando pensamos em metodologia, estamos nos referindo a um conjunto de práticas, técnicas, procedimentos e regras utilizado por quem trabalha em uma dada disciplina.

Já o Guia PMBOK® é uma base sobre a qual as organizações podem criar metodologias, políticas, procedimentos, regras, ferramentas, técnicas e fases do ciclo de vida necessários para a prática do gerenciamento de projetos.

 

O objetivo do Guia PMBOK®

O objetivo do Guia PMBOK® é otimizar a comunicação interna, com uma forma mais fácil de padronizar os conhecimentos e as visões.

Além disso, ele acrescenta ênfase em eficiência, controle de custos e de riscos, bem como no gerenciamento de colaboradores e de interessados em fazer com que os projetos avancem com saúde e culminem em produtos de qualidade.

Ou seja, é uma boa maneira de lidar com a pressão por resultados, algo comum em muitas organizações e — muitas vezes — desgastante.

 

As áreas de conhecimento do PMBOK

No guia, existem as chamadas áreas de conhecimento, definidas por seus requisitos e descritas em termos dos processos que as compõem.

Cruciais para o sucesso de um projeto e, consequentemente, para bons resultados, são elas:

Existem, ainda, 49 processos que são dispostos em cada uma das áreas para definir práticas ideais de organização. Ao dividir a atenção para as áreas e os processos, o gerente é capaz de garantir qualidade e controlar cada aspecto das etapas.

 

Os grupos de processos

As entradas, ferramentas, técnicas e saídas do PMBOK são organizadas em 5 grupos de processos:

  • iniciação;
  • planejamento;
  • execução;
  • monitoramento e controle;
  • encerramento.

 

O que é um projeto?

Agora vamos aprender mais sobre os projetos do PMBOK. De acordo com o guia, eles são um esforço temporário (com início, meio e fim) feito em grupo, realizado para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Seus objetivos são claros e devem ser alcançados dentro do prazo definido e com orçamento determinado. Por isso, requer um bom planejamento para dar certo. Devido a essas características, todo projeto é de natureza única. Assim sendo, a previsibilidade é uma característica fundamental ao trabalhar com ele.

Contudo, para funcionar, todos os projetos devem ter características em comum. Para garantir que eles obtenham resultados previsíveis, os processos que os compõem recebem o nome de “ciclo de vida de um projeto” — conforme veremos a seguir.

 

O ciclo de vida de um projeto

Ainda que os projetos sejam únicos, há certos processos que se repetem entre eles. Tais ações se dão em cinco etapas, denominadas “ciclo de vida de um projeto“.

Dessa forma, o ciclo de vida de um projeto é a divisão de sua gestão em pequenas fases, que vão do início ao seu término, e são acompanhadas de perto pelo gerente de projetos.

Segundo as definições da sexta edição do Guia PMBOK®, o ciclo de vida do projeto é composto por cinco etapas:

  1. Início do projeto.
  2. Organização e preparação (planejamento).
  3. Execução do trabalho.
  4. Monitoramento e controle.
  5. Término do projeto.

Dentro dessas fases, o gerenciamento do projeto é pormenorizado nas seguintes partes, que são os elementos da estrutura de um projeto:

  • elementos da estrutura de um projeto;
  • monitoramento e controle;
  • partes interessadas;
  • comunicações;
  • encerramento;
  • planejamento;
  • cronograma;
  • integração;
  • aquisições;
  • qualidade;
  • execução;
  • iniciação;
  • recursos;
  • escopo;
  • custos;
  • riscos.

 

O que é uma gestão de projetos?

Segundo o PMBOK, a gestão de projetos aplica habilidades, conhecimentos, técnicas e ferramentas nas atividades, visando elevar as chances de ele atender às demandas e, dessa forma, atingir as metas.

Além de auxiliar o projeto em suas necessidades e objetivos, a gestão deixa os riscos, os custos, o lucro real e os prazos mais previsíveis. Ademais, as empresas que aplicam os métodos de gestão de projetos oferecem mais valor aos seus clientes, pois os gestores desenvolvem competências nos assuntos:

  • gerenciamento estratégico;
  • técnicas de gerenciamento;
  • métodos de liderança;
  • gestão do negócio.

Uma gestão de projetos eficiente promete ensinar os conhecimentos respeitados no mercado, além das boas práticas a serem usadas nos projetos. O objetivo é aumentar as probabilidades de sucesso dentro do prazo e do orçamento, respondendo à finalidade definida.

 

A importância da gestão de projetos

Se você já assistiu aos episódios de “O Aprendiz” — programa de Roberto Justus influenciado pelo reality show “The Apprentice”, de Donald Trump —, sabe que os participantes disputam pela oportunidade de ser o gerente do projeto e poder mostrar todas as suas aptidões. No entanto, em todos os capítulos, podemos notar que essa não é uma tarefa fácil.

É comum imaginar que a gestão de projetos é fácil, porque os entregáveis não são atribuíveis ao gerente — quem produz é a equipe. No entanto, não é por acaso que as empresas de sucesso investem aproximadamente 20% da receita de seus projetos em sua administração, já que gestões eficazes fazem muita diferença nos resultados a serem entregues.

Os projetos são uma ótima maneira de valorizar e beneficiar uma empresa. Atualmente, os líderes precisam entregar valor usando menos receita, prazos menores, recursos mais enxutos e ainda lidar com os constantes avanços tecnológicos. É por isso que, para se manter forte no mercado, muitas empresas passaram a adotar o gerenciamento de projetos.

Assim, dada sua evidente importância, uma gestão de projetos precisa ser considerada uma das competências estratégicas de sua empresa, sobretudo, por propiciar:

  • resposta ao impacto da volatividade do mercado aos projetos, ao ajustar, de maneira correta, os planos de gerenciamento de projeto;
  • alinhamento das metas estratégicas da empresa aos resultados do projeto;
  • competição, de maneira mais eficaz, na área de atuação;
  • apoio e fortalecimento à empresa.

 

A gestão de projetos no dia a dia da empresa

Na prática, a gestão de projetos ajuda (e muito!) a transformar ideias em ações ou projetos. Assim, se uma organização tem uma tarefa “encostada”, um programa de computador a ser desenvolvido ou, ainda, um método de atendimento que precisa ser padronizado, a gestão de projetos surge para facilitar esses processos.

A ideia é passar para o computador todos os objetivos a serem atingidos. Dessa forma, a gestão de projetos ajuda ao dividir as ações em tarefas menores, planejando prazos e custos necessários, e sempre visando a conquista de uma meta.

Agindo dessa maneira, após estabelecer as ideias, os projetos ficarão bem mais fáceis de serem concretizados.

 

O que é um gerente de projetos?

O gerente de projetos é o profissional que lidera a equipe que executará os objetivos traçados para o trabalho. Por isso, é fundamental que ele esteja presente em todo o ciclo de vida

Ele pode estar, também, presente durante as fases de análise iniciais, bem como nas etapas posteriores, ao analisar os benefícios conquistados com o projeto.

Seu papel é fundamental, já que uma gestão de projetos eficaz traz resultados positivos bastante expressivos para as organizações. E isso se dá não somente por aumentar as possibilidades de sucesso na iniciativa, como também por assegurar que os esforços de todas as fases do projeto se concretizem.

Dessa maneira, é conseguido um melhor aproveitamento das oportunidades, além de lidar com os riscos da melhor maneira possível.

Em geral, não é o gerente quem entrega as tarefas — o resultado esperado para ele é o sucesso de toda a iniciativa, o que significa que suas ações foram efetivas. Um bom gerente de projetos ajuda a sua equipe a ter uma performance irretocável. Por isso, ele deve ter habilidades:

  • de gestão de projetos;
  • de gerenciamento;
  • interpessoais.

 

Quais são as principais boas práticas da gestão de projetos?

A seguir, vamos apresentar algumas das principais dicas para alavancar os resultados de sua empresa, com base nos princípios do Guia PMBOK® em sua 6ª edição.

Associaremos os conceitos e as ideias com as áreas de conhecimento e etapas que apresentamos anteriormente, e introduziremos as estratégias cobertas pelo material. Confira!

 

1. Determine os requisitos do cliente

Segundo o PMBOK, requisito é algo requerido para satisfazer a necessidade do cliente. Assim, quando alguém contrata o serviço de uma companhia para solucionar o seu problema, um dos primeiros passos deve ser o levantamento e a descrição detalhada dos componentes e das funcionalidades que devem fazer parte da solução. Ou seja, é uma condição a ser atendida com o produto.

A definição de requisitos é crucial para o andamento do projeto, pois é a base para a definição do orçamento, estipulação do teto de custos e determinação dos prazos. Tudo deve ser documentado para esclarecer os próximos passos — que incluem, também, a divisão de atividades que veremos ao longo deste conteúdo.

Geralmente, parte do estudo do termo de abertura do projeto é criado na fase inicial e já contém algumas informações acerca dos objetivos do que será desenvolvido. Os requisitos demandam a definição de uma justificativa para o projeto como um todo. Isso requer uma análise que envolve coleta de dados, benchmarking, brainstorming, grupos de discussão, pesquisas de mercado e entrevistas.

No guia, os requisitos são identificados na área de gerenciamento de escopo e fase de planejamento, mas também fazem parte do gerenciamento de qualidade. Isso porque eles devem ser o padrão que vai nortear as inspeções de qualidade na determinação da eficácia das abordagens e da conformidade do produto.

Os projetos devem avançar o negócio, por isso, é importante que eles estejam alinhados com os objetivos do plano estratégico da empresa. Além disso, estratégias e práticas como o design thinking e o mapeamento de processos podem ajudar bastante nessa hora.

 

2. Identifique o escopo e desenvolva um plano de trabalho

Os requisitos são parte do que o PMBOK chama de escopo. Podemos dividir esse termo em dois:

  • escopo de produto — que compõe os requisitos e as funcionalidades;
  • escopo do projeto — um conceito diferente, que abrange os passos necessários e o trabalho realizado para chegar ao resultado descrito pelas principais funcionalidades.

Dessa forma, a função da definição do escopo é estabelecer um limite para o uso de recursos da empresa. Com esse limite, é possível fazer apenas o necessário para entregar o resultado esperado, o que gera um controle maior de gastos e de prazo. Assim, evidentemente, o propósito se relaciona com o plano de gerenciamento de custos e de cronograma.

Em outras palavras, o escopo se associa com os esforços — o que inclui alocação de recursos, divisão de papéis para colaboradores e definição de um período específico — e o objetivo. Essa associação garante que haja eficiência e organização, possibilitando o levantamento de estimativas adequadas de orçamento e de tempo.

Esse fator é fundamental, pois tempo e custos são dois dos grandes problemas da gestão de projetos. Ademais, o fortalecimento desse conceito reforça as bases para permitir que a empresa gerencie, de maneira adequada, os próximos aspectos que mencionaremos: a divisão do trabalho e os riscos.

 

3. Divida o trabalho em entregas e atividades

O escopo facilita na identificação do que deve ou não ser feito em um projeto. Por conta disso, a empresa tem que administrar as tarefas que são incluídas no planejamento, a fim de realizá-las com o máximo de eficiência e agilidade. Para isso, é importante dividir grandes etapas em pequenas entregas, com atividades menores.

O PMBOK chama essa ideia de EAP (Estrutura Analítica de Projetos) — ou WBS (Work Breakdown Structure), em inglês. Essa ideia consiste em trazer para a realidade o princípio de “dividir para conquistar”, a fim de atenuar a sobrecarga de atividades, a desorganização e a falta de clareza no fluxo de tarefas. EAP, portanto, é um conceito associado à área de gerenciamento de escopo.

A hierarquia da EAP enxerga os processos como:

  • projeto;
  • produto;
  • elementos intermediários;
  • pacotes de trabalho;
  • atividade.

O objetivo é decompor cada classe maior em tarefas menores, para otimizar a produtividade e facilitar o controle de cada etapa de produção.

Com componentes menores gerenciáveis, é mais fácil controlar responsabilidades e funções, além de gerenciar a equipe, a fim de garantir que as devidas competências estejam direcionadas para cooperar com o projeto.

No gerenciamento de cronograma, a divisão do trabalho está associada ao processo de definição de atividades, que consiste em listar e descrever as tarefas que farão parte do desenvolvimento do resultado, de acordo com as definições anteriores do escopo.

 

4. Crie uma sequência de atividades e identifique os riscos

Chegamos ao tópico sobre a sequência das atividades. Aprofundando a definição de EAP, acrescenta-se uma forma gráfica de visualizar tarefas, com seus relacionamentos lógicos encadeados.

Ou seja, em um mapeamento no formato de árvore, conseguimos entender como as tarefas sucedem as outras e resultam no produto. Com a sequência de atividades, é possível seguir com o planejamento do cronograma. Por isso, mesmo a sequência é um dos processos dessa área de conhecimento (gerenciamento do cronograma).

É possível estimar, também, a duração de cada atividade. Assim, chega-se ao total de tempo para cada fase de trabalho e finaliza-se o cronograma. Isso possibilita o controle das ações em fases posteriores, para que os prazos sejam respeitados e mantidos.

Para garantir que a sequência siga como planejado, é preciso realizar uma boa gestão de mudanças e riscos. É necessário identificar os riscos, com a definição dos principais perigos dentro do contexto do projeto, além das análises qualitativa e quantitativa de seus impactos. Em seguida, é importante monitorar as ameaças para gerenciar possíveis desvios e tomar medidas necessárias para ajustar o processo.

Nesse contexto, a definição de uma estratégia de resposta a incidentes também é relevante, bem como uma auditoria completa de riscos — que ajuda na monitoração deles, a fim de evitar os prejuízos. A estratégia de resposta é o que vai assegurar cuidado com os transtornos na fase de execução.

Para identificação dos impactos, a empresa pode utilizar ferramentas como coleta de dados — que inclui benchmarking, brainstorming e pesquisas, como já vimos —, bem como reuniões e listas de alertas, que ajudam a levantar os perigos e categorizá-los de acordo com o seu impacto: político, econômico, social, ambiental etc.

 

5. Use ferramentas de gerenciamento

Na sexta edição do Guia PMBOK®, o termo “ferramentas” é definido de uma forma bem ampla: como um meio que ajuda a gerar saídas a partir de entradas, ou seja, a alcançar objetivos a partir de um conjunto inicial de materiais. Isso constitui, inclusive, a definição de processo: a transformação de entradas em saídas por meio das ferramentas de gerenciamento de projetos.

Contudo, em um contexto mais específico, podemos falar de aplicações computacionais que auxiliam no controle e na centralização de informações. Elas possibilitam que as informações sejam coletadas, distribuídas e devidamente organizadas, de modo a satisfazer as necessidades nas etapas de produção.

Na fase de execução, podem ser usados sistemas gerenciadores para assegurar a administração da qualidade, da equipe e das comunicações. Desse modo, é possível eliminar falhas de comunicação e ajustar os processos a fim de otimizar a produção nessa etapa.

Isso ocorre porque uma aplicação de gestão ajuda a prevenir alguns problemas, como o de ter que lidar com vários silos que não são integrados entre si e que podem contribuir para a perda de informações.

Esses softwares centralizadores também ajudam a gerenciar a produtividade, a colaboração, o fluxo de trabalho e o pool de recursos com a devida administração do cronograma. Além disso, eles permitem garantir que o que foi planejado seja cumprido na execução, além de alinhar recursos e resultados aos objetivos esperados, com devidas mudanças e atualizações.

A ideia de um “sistema de informação de gerenciamento de projetos” para administrar informações é definida como ferramenta no processo “Monitorar as Comunicações”, da área de gerenciamento de comunicações, que ocorre na fase de monitoramento e controle.

 

6. Estabeleça marcos e resultados

Os marcos estão associados a pequenas entregas em um projeto, para garantir menos sobrecarga de trabalho e maior facilidade na administração dos resultados. Assim, tudo é registrado com relatórios, e os processos são esclarecidos com feedbacks e solicitações de ajuste dos contratantes.

Isso está relacionado às metodologias ágeis, que foram incluídas na sexta edição do Guia PMBOK®. Essas estratégias buscam fragmentar os projetos a fim de torná-los mais rápidos, possibilitando, assim, a reorganização das informações do escopo, a depender de mudanças e de feedbacks.

Os marcos ajudam, sobretudo, a organizar a produção e engajar a equipe. O desenvolvimento com ciclos curtos ajuda a gerar transparência do que precisa ser feito, bem como a manter um foco maior na geração de resultados. Isso também é útil para reforçar o planejamento do escopo e o direcionamento dos recursos para cada ciclo de tarefas do projeto.

Esses pequenos marcos mantêm a equipe sempre focada nas entregas e nos testes para garantir que a qualidade seja respeitada. Quando uma empresa já criou a cultura da gestão de projetos com o PMBOK, é comum que um pequeno ciclo — com novos objetivos — comece logo após a conclusão do anterior.

Além disso, ao registrar essas informações em um relatório, os gestores são capazes de acompanhar o andamento do projeto e entender o status da produção, visualizando se os objetivos estão sendo cumpridos. Eles podem ser feitos em diferentes estilos, como planilhas e gráficos, e são controlados por softwares de gerenciamento de projetos.

 

7. Defina os recursos necessários

É importante definir os recursos que serão utilizados no projeto, levando em consideração o que já foi estabelecido na etapa do escopo.

De acordo com a nova edição do Guia PMBOK®, recurso é um conceito que abrange as pessoas que trabalham no projeto, suas habilidades e competências, mas também os equipamentos, os ativos e a infraestrutura para permitir que as atividades ocorram.

O PMBOK define o gerenciamento de recursos como uma área do conhecimento e estabelece alguns processos importantes, como estimar os recursos das atividades durante o Planejamento e controlar os recursos na fase de Monitoramento e Controle.

 

Etapas para a definição de recursos

Inicialmente, é preciso escolher o tipo de recurso que será usado, a quantidade e quem vai contribuir com cada parte dos projetos. A seguir, o ideal é usar o gerenciamento para se certificar de que tudo esteja acontecendo segundo o planejado, com ações corretivas sempre que necessário.

No mesmo sentido, é importante analisar as responsabilidades de cada membro e dividir bem os papéis de cada um, bem como as relações hierárquicas entre eles.

Assim como na divisão de atividades no fluxo de trabalho, cada um deve saber o que fazer e como cooperar com o resultado, de acordo com as suas melhores habilidades.

Já na etapa Execução do projeto, a preocupação tem que ser de adquirir os recursos e desenvolver a equipe — realizar aquisições, formar efetivamente as equipes e garantir que tudo esteja pronto para ser utilizado —, e gerenciar os colaboradores, com feedbacks e administração de mudanças.

A definição dos recursos necessários está relacionada com a área de gerenciamento de aquisições. É preciso focar na documentação e organização das compras e de quais fornecedores os ativos serão adquiridos, a fim de gerar transparência. Tudo isso resulta em impacto nos custos, devendo estar de acordo com o planejamento que feito previamente e com o orçamento levantado.

 

8. Controle atribuições e relate o progresso

Ao dividir tarefas e selecionar os membros específicos, é necessário controlar as atribuições que foram dadas, com o devido monitoramento do andamento da produção.

Ou seja, a gestão deve acompanhar o time e se comunicar com ele, oferecendo feedbacks precisos com relação aos resultados. Também é dever do gerente de projetos o engajamento da equipe, mesmo diante das mudanças e dos imprevistos, como já falamos.

Uma estratégia interessante é utilizar sistemas de reconhecimento e recompensas, permitindo demonstrar para o colaborador que ele está fazendo um bom trabalho. Da mesma forma, é preciso manter transparência quando as atividades estão rendendo menos do que o esperado, com críticas construtivas e adequadas.

A habilidade interpessoal pesa muito nessa hora. É importante utilizar avaliações e indicadores para visualizar o andamento e o desempenho do grupo, afinal, isso é o que permite que ajustes sejam feitos para melhorar o resultado.

O ideal é desenvolver, também, a interação entre os membros, para que a colaboração gere bons frutos e impacte positivamente na produção. Nesse sentido, uma dica relevante é gerar relatórios de progresso, a fim de mensurar e manter tudo claro e transparente.

A documentação favorece o controle e permite que as informações fiquem fáceis de gerenciar, encontrar e interpretar, de uma forma que otimiza a comunicação e alinha os membros.

 

9. Obtenha o aceite com a documentação do projeto

Já falamos dos marcos e das pequenas entregas, que podem ser usadas para reduzir a carga de trabalho e direcionar o foco. Para que isso funcione completamente, é preciso garantir o aceite do cliente, ou seja, demonstrar que as pequenas versões realmente sejam interessantes e estejam de acordo com a expectativa do contratante.

A documentação do projeto é uma forma de resumi-lo e torná-lo fácil de compreender, ajudando nessa comunicação. No entanto, o ideal é que os registros sejam atualizados de acordo com a vontade do contratante e com as suas intervenções.

O PMBOK orienta que a fase de monitoramento e controle deve guiar as empresas para a revisão de abordagens e alteração sempre que seja necessário, com o intuito de satisfazer a necessidade do cliente.

O orçamento, por exemplo, deve ser gerenciado e monitorado o tempo todo. Caso haja necessidade, o registro é revisitado para que as mudanças entrem na documentação. Contudo, é interessante gerenciar os impactos de cada mudança, bem como utilizar critérios de análise para garantir que elas sejam realmente positivas e efetivas.

Para isso, é fundamental planejar etapas até que uma mudança seja documentada e integrada no projeto. Essa questão inclui uma análise profunda dos seus impactos, sua aprovação e o replanejamento com esse fator novo incluso. A partir de então, é possível seguir com a execução.

Para otimizar a aceitação do cliente, é interessante estar atento ao nível de qualidade percebido pelo gerente de projetos e garantir que isso não seja diferente do percebido pelo contratante.

O sucesso do projeto é determinado pela comunicação e pelo alinhamento entre equipe e cliente. Por esse motivo, é imprescindível que os colaboradores e que a gestão estejam totalmente integrados com os objetivos do contratante.

 

10. Faça avaliações e análises dos resultados

Existe um processo no PMBOK chamado Validar Escopo, da área de Gerenciamento de Escopo e grupo de Monitoramento e Controle.

Ele se encarrega, justamente, da verificação do resultado, a fim de assegurar que esteja de acordo com os requisitos definidos no Planejamento. Essa avaliação é fundamental e deve ser feita a cada nova entrega.

 

Estabeleça e acompanhe KPI’s

Para garantir bons resultados nesse quesito, é importante contar com KPIs (Key performance indicators), assim como uma plataforma que centralize os dados e facilite a gestão e a visualização das informações relevantes.

Os indicadores ajudam a ter controle do fluxo e a direcionar as mudanças e atualizações necessárias. Com o monitoramento constante das atividades, do desempenho da equipe, do uso dos recursos e do orçamento, é possível ter uma visão completa dos pontos fortes e fracos, dos acertos e dos erros.

Ou seja, os indicadores dizem se os colaboradores estão rendendo o esperado, se o orçamento está dentro dos limites, e se os equipamentos e ativos são os necessários e estão adequados para aquele escopo, sendo ideais para avaliar a saúde do projeto e identificar áreas que precisam de maior atenção e tratamento.

No PMBOK, no grupo de Monitoramento e Controle e na área de Integração, existe outro processo específico voltado para isso, chamado de Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto.

Vale destacar, nesse sentido, a distinção semântica entre alguns termos, segundo essa nova edição do guia: “monitorar” significa analisar constantemente o progresso dos processos e atividades; ao passo que “controlar” se refere a usar os dados de indicadores para tomar decisões, além de ajustar ou redesenhar os processos de acordo com os objetivos.

Esses aspectos são cruciais, principalmente, quando o projeto segue o ciclo de vida interativo, incremental ou ágil, em que mudanças devem ser feitas em tempo real. O objetivo é modificar as abordagens e o produto com o andamento, na medida em que a equipe entende melhor os requisitos e as necessidades do cliente.

Como vimos neste post, o PMBOK é um guia com boas práticas de gestão de projetos, que podem ser aplicadas para otimizar os resultados e impactar a gestão de sua empresa.

Seus princípios orientam as companhias na busca por processos mais claros e organizados, com documentação consistente e abertura para ajustes e mudanças. Assim, é possível gerar melhores resultados e gerenciar melhor o trabalho do grupo e as informações disponíveis.

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