plano de gerenciamento de projeto

Como desenvolver um plano de gerenciamento de projeto?

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Diante das demandas comuns e dificuldades da gestão de projetos, os líderes precisam de ferramentas que os auxiliem. Com as estratégias adequadas, é possível reduzir riscos, custos ou erros, garantindo sucesso e cumprimento dos objetivos dentro dos prazos estipulados.

O plano de gerenciamento de projeto, por exemplo, é responsável por ajudar a otimizar a transparência na administração das atividades, possibilitando uma visão mais ampla e decisões efetivas.

O guia PMBOK, referência da área, define o que vem a ser esse documento e dá as diretrizes para que as empresas consigam se organizar melhor e melhorar a visibilidade dos aspectos relevantes em cada projeto. No conteúdo a seguir, estudaremos o que essa expressão representa. Boa leitura!

O que é o plano de gerenciamento de projeto?

De acordo com o PMBOK, o plano de gerenciamento é um processo que pertence à etapa de planejamento e à área de integração. Como essas informações sugerem, trata-se de uma definição prévia que permite concentrar todas as preocupações de um projeto em um só documento.

Desse modo, ele serve como um guia para a equipe durante a etapa de produção e o desenvolvimento dos planos auxiliares — que, por sua vez, compreendem os planos específicos de cada área do conhecimento.

O plano de gestão agrega todos eles, pois define já no início como o projeto vai seguir nas próximas fases, gerenciando o ciclo de vida, as atividades de cada etapa e as estratégias/abordagens que serão adotadas. Em outras palavras, esse planejamento concentra as informações acerca do cronograma, do escopo, dos riscos, da comunicação, dos interessados etc.

Trata-se de uma lista completa, com todos os fatores importantes, partindo inclusive do nome do gerente, dos requisitos iniciais e do principal objetivo. A intenção é estabelecer uma forma unificada de comunicação, prevendo problemas que possam ocorrer.

Como funciona?

Como todo processo, o plano é composto por entradas, ferramentas e saídas. Vamos entender a seguir quais são os componentes, o que vai nos ajudar a esclarecer em que consiste o documento e sua importância.

Entradas

A principal entrada é o termo de abertura do projeto, um processo que faz parte da etapa de iniciação. Esse documento contém os principais aspectos em um primeiro momento: quem é o gerente? Quais são as justificativas? Quais são os requisitos iniciais?

As respostas para tais questionamentos serão a base para a primeira parte do plano de gestão. Da mesma forma, o cronograma e o orçamento resumidos também constam como entrada.

Outros fatores que funcionam como input são a própria cultura da empresa e os pontos referentes à governança corporativa. Trata-se das chamadas questões ambientais, ou seja, dos aspectos intrínsecos ao negócio como um organismo que afetam o projeto específico. Isso inclui regras, políticas e restrições.

Os ativos de processos organizacionais também são entradas relevantes. Essa expressão se refere a informações importantes de demais processos, normas, auditorias, entre outros.

Ferramentas

Uma das ferramentas é justamente a coleta de dados. Esse conceito consiste em obter ideias para desenvolver soluções e chegar aos registros necessários.

Mecanismos como brainstormings, entrevistas e discussões podem ser usados para instigar um livre florescer de sugestões e pontos de vista que ajudem a enriquecer ou aprofundar o plano. A colaboração de todos ajuda a eliminar pontos-cegos e identificar uma maior amplitude de variáveis importantes.

É interessante utilizar um checklist nessa hora, a fim de garantir que todos os pontos importantes sejam contemplados no planejamento. Com a possibilidade de enxergar o progresso daquilo que está sendo feito, a empresa garante menos erros e maior clareza na construção do registro de gerenciamento.

As reuniões também são estratégias efetivas para gerar insights, obter uma visão completa do projeto e produzir um documento geral. Elas devem incluir os stakeholders e precisam ser objetivas e claras, de modo a alinhar todos os envolvidos e reduzir os ruídos de comunicação.

Para tanto, a empresa requer gestores e colaboradores com habilidades interpessoais e senso de trabalho em equipe. A gestão precisa saber dominar os possíveis conflitos, com o objetivo de extrair os resultados necessários.

Vale mencionar também a opinião especializada, que é definida como uma ferramenta pelo PMBOK 6. No último tópico, voltaremos a essa questão e aprofundaremos um pouco mais.

Saídas

Depois de obter entradas e adotar as abordagens mencionadas para produzir uma concepção mais ampla, é hora de gerar a saída do processo — o plano de gerenciamento de projeto propriamente dito. Como falamos, nele constam as informações iniciais, como título do projeto, nome do gerente, nome do cliente, objetivos e requisitos.

Já que esse plano deve ser uma base para os outros, precisa concentrar um norte para todas as áreas de conhecimento:

Qual é a importância de ter apoio especializado?

Como vimos, uma das ferramentas importantes para o plano de gerenciamento é a opinião especializada. Esse fator é fundamental, pois permite que a empresa conte com a expertise de companhias focadas em gestão, que ajudam a definir os recursos a serem utilizados ou as etapas necessárias e a metodologia para chegar aos resultados, por exemplo.

A empresa parceira também auxilia a esclarecer melhor os objetivos e o escopo, bem como a gerenciar as aquisições e os custos. Todos os aspectos vão receber supervisão de quem realmente domina a área e conhece as principais soluções para resolver os problemas de gerenciamento. Dessa maneira, a contratante consegue focar em seu core business e fazer sua parte sem tanta pressão ou receio.

O plano de gerenciamento de projeto é um registro importantíssimo que integra os aspectos mais relevantes dos processos, servindo como um guia para a equipe durante a produção. Assim, permite alcançar os objetivos com maior visibilidade do escopo, dos custos, do prazo e dos interesses dos envolvidos.

Desse modo, ele visa aumentar as chances do projeto terminar com sucesso, com clientes satisfeitos e um resultado de qualidade. O plano é um processo da etapa de planejamento que engloba o termo de abertura do projeto e todos os procedimentos auxiliares das dez áreas do conhecimento.

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