Quadro Kanban

Conheça o Microsoft Planner: organize o trabalho em equipe e seja mais produtivo

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Introducing-Office-365-Planner-1-greenNeste artigo, vamos falar sobre o Microsoft Planner, seus principais conceitos, dar dicas de utilização e como contrata-lo. Ao final da leitura, você saberá o mais importante a respeito do Microsoft Planner e como utiliza-lo em seu dia-a-dia. Boa Leitura!

O que é o Microsoft Planner?

O Microsoft Planner é um aplicativo do Office 365 criado para organizar o trabalho em equipe. Ele é um “Quadro Kanban Online”, muito mais do que uma simples lista de tarefas (task list).

Desta forma, você pode criar diversos planos, cada um com seu respectivo quadro Kanban e definir as etapas (buckets) dos quadros. Além disto você pode convidar sua equipe e criar, atribuir e acompanhar tarefas, movendo-as entre as colunas ou buckets.

Você pode utiliza-lo para planejar eventos, fornecer suporte, publicar conteúdo ou organizar um processo.

É muito fácil de usar, em menos de 15 minutos você já vai dominar as tarefas essenciais.

Visão Geral

Ao acessar o Planner pelo Office 365, você visualizará seus planos e utilizando o menu lateral esquerdo poderá criar novos planos.

Ao clicar em um plano, será exibida a lista de tarefas. As tarefas podem ser classificadas em buckets.

Há um cadastro rápido de tarefa, apenas com a definição de Nome, Data de Conclusão e Responsável.

Depois de criar uma tarefa, é possível editar seus detalhes e também adicionar arquivos/anexos, links, checklists, comentários e rótulos. Além disto, é possível visualizar o plano em forma de gráfico.

O Planner permite também criar bloco de anotações do plano, no OneNote e um site Sharepoint Online para gerenciamento de documentos.

E por último, o Planner envia e-mails de notificação para as principais ações. Por exemplo, envia um email para o responsável, quando uma tarefa for atribuída a ele.

Como criar seu primeiro plano?

Em primeiro lugar, é preciso entender os conceitos fundamentais.

Conceitos Fundamentais

  • Planos: um plano pode ser utilizado para agrupar as atividades de um projeto, de uma equipe, departamento ou setor;
  • Quadros: cada plano possui um único quadro Kanban;
  • Buckets: os buckets são as colunas do Kanban e em geral representam o status das atividades;
  • Tarefas: as tarefas são os cartões (no Kanban, um cartão é sinônimo para uma tarefa ou ação);
  • Grupos: grupos do Office 365 e planos estão intimamente ligados. É sempre necessário associar um plano a um grupo, sendo que um grupo pode ter vários planos;
  • Membros: um plano pode ser acessível a todos os membros da empresa ou apenas aos membros do grupo associado ao plano.

Roteiro para criar seu primeiro plano

Para este exemplo, vamos criar um quadro Kanban clássico com três colunas: A Fazer, Em Execução e Feito:

  1. Acesse https://tasks.office.com
    1. Você pode também acessar pelo portal do Office (https://portal.office.com). Na barra de busca, procure por planner.Buscando Planner no Office 365
  2. O Hub do Planner exibirá seus planos recentes e utilizando o menu lateral esquerdo, você poderá criar um novo plano, visualizar suas tarefas, planos favoritos e recentes.Hub do Planner
  3. Clique em [Novo plano], digite “Kanban” para o nome do plano e clique em [Criar Plano].Criando um novo plano
    Novo Planner criado
  4. Clique nos três pontos […] na lateral esquerda do bucket “Tarefas pendentes”, clique em renomear e altere o nome do bucket para “A Fazer”.

    Renomenado um bucket

  5. Clique em [Adicionar novo bucket] e adicione o bucket [Em Execução].Adicionando um novo Bucket
  6. Repita o processo do passo anterior para criar o bucket [Feito].
    1.Você pode alterar a posição dos buckets, se desejar.Buckets criados
  7. Agora é só adicionar algumas tarefas, clicando em [Adicionar tarefa] nos buckets, definindo responsáveis e data de conclusão.Criando a primeira tarefa
    Gerenciamento de tarefas no Planner

Agora é só mover as atividades entre os buckets para atualizar seu status. Os membros da equipe podem também informar o progresso.

Tarefas adicionadas

Há ainda várias outras funcionalidades úteis para a gestão de tarefas: inserir anotações, anexos e comentários, definir prioridade e marcadores.

Gerenciando tarefas

Todos os integrantes das equipes poderão ver todas as suas atividades, agrupadas por plano, progresso, prioridade e data de conclusão na página [Minhas tarefas].

Dashborad do Microsoft Planner

Quais os principais benefícios do Microsoft Planner?

Há diversos benefícios ao utilizar o Planner e o sistema Kanban:

Melhor Organização do Trabalho e Produtividade

É possível modelar seu processo e coordenar todas as tarefas da equipe. Por exemplo, ao utilizar o planner, é fácil responder as seguintes questões:

  • O que precisa ser feito?
  • Quem está fazendo?
  • Quando estará pronto?
  • O que está atrasado?

Todos os integrantes da equipe podem visualizar as tarefas do plano, em seu computador ou dispositivo móvel, em qualquer lugar. Desta forma, é particularmente útil para equipes que trabalham de forma distribuída ou em home office.

Facilidade de uso

É muito fácil aprender e utilizar o Microsoft Planner, como um quadro Kanban.

Integração com Office 365

Há diversas integrações entre o Planner e o Office 365, que facilitarão muito seu dia-a-dia:

Planner + Outlook

Visualize o calendário do Planner no Outlook.

Planner + Project

Associe um plano com uma tarefa do Microsoft Project.

Planner + Power Automate (Flow)

Envie mensagens para o teams quando uma tarefa é criada no planner ou crie uma tarefa no planner para um email flagado no Outlook são apenas dois exemplos das possibilidades de integrações.

Planner + Teams

Assista este vídeo para aprender como criar um plano e trabalhar com o Planner dentro do Microsoft Teams:

Incluso nos planos Office 365 Enterprise

Se você utiliza os planos Office 365 Enterprise E1, E3 ou E5, você já possui o Planner, não sendo necessária qualquer assinatura adicional.

Quais as desvantagens do Microsoft Planner?

Incluso apenas no Office 365 Enterprise

O Planner é oferecido apenas nos planos Office 365 Enterprise E1, E3 e E5, indicados para corporações maiores. Ou seja, ele não está disponível no Office 365 Business e não é possível assina-lo individualmente.

Não é possível personaliza-lo

Não é possível personalizar ou customizar o Microsoft Planner. Por exemplo, não é possível adicionar campos em tarefas, gráficos e dashboards. Neste aspecto deve-se entender a estratégia da Microsoft. O Planner é a ferramenta de gestão mais simples oferecida. Para necessidades mais complexas, ou se houver necessidade de customização, deve utilizar o Project Online e para uma integração mais completa com Vendas e Finanças, o Dynamics 365 Project Service Automation.

Alternativas ao Microsoft Planner

Se o Microsoft Planner não atender sua necessidade, há dezenas de alternativas. Destacamos abaixo algumas delas:

  • Trello: desenvolvido pela Atlassian, é uma das ferramentas mais utilizadas;
  • Jira: desenvolvido também pela Atlassian, é indicado para a gestão ágil de projetos;
  • Azure DevOps: solução da Microsoft para suporte ao desenvolvimento contínuo de aplicativos;
  • Project Online: a versão em nuvem do aplicativo Project;
  • Dynamics 365 Project Service Automation: solução voltada para empresas que trabalham com projetos e serviços profissionais.

Perguntas Frequentes

É possível customizar o Planner?

Não é possível customizar o Planner, por exemplo, adicionando campos aos planos ou tarefas. Se você precisar customizar campos, dentro da plataforma Microsoft, alternativas são utilizar o Project for the web (Project Online Plan 3 ou 5), Microsoft Power Apps ou Microsoft Dynamics 365 Customer Service ou Project Service Automation. Os três produtos utilizam o Common Data Service para armazenamento de informações, e possuem grande flexibilidade.

É possível restringir o acesso a certas informações do Planner?

Não é possível customizar os perfis de segurança do Planner. Uma vez convidado, o usuário poderá visualizar e alterar todas as informações, criar buckets. O modelo de segurança do Planner se baseia nos grupos do Office 365, ou seja, não há perfis de segurança diferenciados nos grupos.

Se você precisar criar perfis de segurança, considerando a plataforma Microsoft, as alternativas são utilizar o Project for the web (Project Online Plan 3 ou 5), Microsoft Power Apps ou Microsoft Dynamics 365 Customer Service ou Project Service Automation.

É possível permitir o acesso a usuários externos?

Sim, é possível. Você precisa adicionar o usuário ao grupo do plano que você deseja compartilhar, acessando o grupo na pasta grupos do Outlook. O usuário receberá um email com um link para acessar o plano. Se ele não tiver uma conta de convidado com sua organização, precisará criar este perfil. O usuário convidado poderá acessar os planos por meio do link https://tasks.office.com/[nome da sua organização no office 365]. O nome da organização é o endereço depois do @ no nome do usuário convidado na sua organização. Por exemplo, para a Smart, este endereço é: SMARTCONSULTING.onmicrosoft.com. Usuários convidados poderão criar tarefas e buckets, editar informações de tarefas e comentar. Você pode restringir o upload de anexos ou links para tarefas. Os usuários convidados não poderão excluir planos ou adicionar novos usuários. Para obter mais informações, acesse “Acesso de convidado do Microsoft Planner“.

Conclusão

O Microsoft Planner é uma ferramenta bastante útil e muito simples de se utilizar, que ajuda na organização dos pequenos projetos ou atividades cotidianas em uma empresa.

Pontos negativos são pouca possibilidade de customização e sua disponibilidade apenas nos planos Enterprise do Office 365. Entretanto, tendo em vista que o objetivo é ser simples e aplicado para pequenos projetos cotidianos, isto não deve ser um problema para a maioria das empresas.

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