O que é workflow e como usar na gestão de projetos

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A administração de uma empresa em crescimento deve ser constantemente aperfeiçoada. Nesse cenário, a gestão do fluxo de trabalho por meio de workflows ganha um papel de destaque durante o processo. Logo, é altamente esperado saber com precisão o que é workflow para, assim, usar a ferramenta da melhor forma possível.

Para tanto, o ideal é dominar o conhecimento técnico sobre o tema e elaborar um planejamento específico de caráter financeiro, produtivo e qualitativo. Antes disso, no entanto, se torna necessário entender melhor os benefícios e as vantagens oriundas da efetivação do sistema no gerenciamento de projetos.

Quer saber como colocar o plano em prática? Neste post, vamos informar de que maneira é possível estabelecer um workflow efetivo para a gestão de projetos. Acompanhe a leitura e entenda!

 

O que é workflow?

O workflow é um fluxo de trabalho cuja atuação se baseia em organizar e gerenciar informações, documentos ou demais operações que ocorrem entre as equipes e os profissionais envolvidos em projetos. Nesse sentido, é necessário investir em uma comunicação centralizada e automatizada entre os membros que fazem parte da equipe.

Muitos softwares têm a capacidade de criar tipos de workflows variados, como sequências de tarefas disparadas a partir de um evento. Isso pode ser feito por meio da simples implementação de um sistema adequado e que atenda às necessidades da organização, sendo equiparado a uma espécie de helpdesk da gestão de projetos.

Na verdade, todo projeto é formado por diversas etapas que abrangem desde o surgimento da ideia até a entrega efetiva do resultado ao cliente. Dito isso, é fundamental ter a capacidade de organizar cada parte do fluxo de trabalho para obter sucesso. Esse procedimento servirá de norte para que cada integrante do time conduza com maestria suas atividades.

 

Por que usar o workflow?

Confira algumas razões que demonstram que sua empresa deveria começar a aplicar o workflow na gestão de projetos. Os motivos apresentados lhe darão subsídios para entender a importância da ferramenta.

Otimização dos processos

Um dos principais objetivos do workflow é otimizar os processos que ocorrem durante a execução do projeto. Esse sistema atua evitando erros e identificando brechas que podem ocasionar problemas maiores e influenciar o resultado.

Dessa forma, os recursos (tempo, financeiro e capital humano) passam a ser implementados de modo apropriado e aproveitando todas as potencialidades disponíveis.

 

Padronização

Apesar de muitas empresas investirem na organização, agilidade e eficiência das atividades, ainda se nota certa ausência de padronização nos processos principais. Essa situação inquietante costuma trazer lentidão, falta de integração e problemas na comunicação entre as diversas fases do projeto — e isso pode contribuir massivamente para uma improdutividade cada vez maior. Como consequência, há o surgimento de falhas na fluidez nos processos.

Por outro lado, quando ocorre a padronização dos procedimentos, cuja função é efetuar o desenvolvimento do projeto, há uma diminuição dos erros. A comunicação entre os membros do time se torna alinhada e é possível executar rotinas de trabalho de forma muito mais rápida e acertada. Lembre-se que o retrabalho é uma das principais causas de perda de tempo nas organizações.

 

Mais produtividade

O workflow na gestão de projetos também contribui para trazer agilidade ao ciclo produtivo. Desse modo, há a eliminação de etapas e processos considerados pouco relevantes ou até inúteis e desnecessários. Pode-se afirmar que os procedimentos tornam-se mais enxutos.

Assim, tais partes podem ser retiradas do projeto. O resultado é uma maior produtividade em cada ciclo de produção — além de possibilitar entregas mais rápidas dos escopos. Com o fluxo de trabalho otimizado, a produtividade vem à tona de forma natural.

 

Maior controle do projeto

O workflow também pode ser implementado por meio da automação de processos do projeto. Esse sistema permite controlar, monitorar, comunicar e visualizar todas as fases e atividades que estão dentro do processo.

Dessa forma, é possível conhecer com mais clareza as responsabilidades de cada indivíduo, bem como obter e compartilhar as informações com riqueza de detalhes. A tarefa de delegar se torna mais precisa ao passo que os resultados são devidamente cobrados de quem realmente se comprometeu com a entrega.

 

Quais são os principais tipos de workflow existentes?

Existem vários tipos de modelos de trabalho baseados em workflows. Aplicar cada um deles dependerá da situação apresentada no momento. Enquanto uns modelos servem para tarefas simples e com equipe reduzida, outros se aplicam em tarefas repetidas e com grandes volumes de dados. Pode ser ainda que tudo ocorra de forma automatizada ou manual. Acompanhe a explicação a seguir para conhecer melhor todos os tipos de trabalhos possíveis.

 

Workflow ad hoc

Esse tipo de workflow é simples e prático de ser aplicado. Ele é indicado para grupos pequenos de trabalho ou mesmo para aplicação em tarefas isoladas, nas quais a condução dos processos depende apenas de uma pessoa. Isso traz o ponto positivo de ausência de conflitos e ameniza o tempo de resolução deles.

Trata-se de um modelo de trabalho flexível, em que as diretrizes podem ser modificadas enquanto o processo está em curso. Outra curiosidade desse método é sua elaboração manual. Ou seja, não existem ferramentas automáticas para a execução do fluxo de trabalho.

 

Workflow produtivo

Já nesse modelo de trabalho, a ideia é contrária ao que foi explicado sobre a improvisação durante a execução do serviço. No workflow produtivo, o que se tem como objetivo é exatamente a repetição de tarefas de modo que o resultado final seja alcançado. Nada de mudar a rota no meio do caminho.

Como é de se esperar, essa metodologia se aplica quando existem tarefas repetitivas em determinado trabalho. Um exemplo disso são as tarefas do setor financeiro ou de apuração de transações dentro de uma instituição bancária. Perceba que um mesmo procedimento deve ser executado várias vezes seguidas para que a conferência possa ter confiabilidade.

Sendo assim, indica-se o workflow produtivo para tarefas que lidam com grande conjunto de dados ou em equipes relativamente numerosas. Outro ponto a considerar é que não existe uma definição sobre a necessidade de os processos serem manuais ou automáticos. Quem conduz o empreendimento e suas atividades pode se sentir livre para adotar o melhor método de trabalho que for mais conveniente.

 

Workflow administrativo

Como o próprio nome sugere, esse workflow se aplica a tarefas de cunho administrativos. Sim, aquelas rotinas burocráticas podem ser feitas por meio desse modelo. Ou seja, ele é indicado para processos repetitivos e, ao mesmo tempo, sem muita complexidade. É como se fosse um meio-termo dos dois modos de trabalho apresentados anteriormente.

Papeladas que precisam ser preenchidas de forma rotineira, como ordens de compra e pedidos de reembolso, entram nessa conta. Dessa forma, é altamente recomendável (e possível) que seja usada alguma ferramenta de automação de processos. Como as tarefas são repetidas, pode-se ganhar tempo fazendo com que isso ocorra de forma automática.

 

Workflow colaborativo

Nesse modelo de execução de tarefas, existe a necessidade de trabalho conjunto. Essa união pode ser desempenhada tanto entre indivíduos como também entre departamentos inteiros. O mandatário é o trabalho em equipe para que um dado objetivo seja finalmente alcançado.

Um exemplo bastante clássico ocorre quando uma empresa deseja expandir seu faturamento por meio do aumento do número de vendas. Nessas ações, existe a necessidade de os times de marketing e comercial trabalharem de forma sincronizada. Enquanto o departamento de marketing tem a função de atrair clientes, o time comercial é responsável por efetuar as vendas. Deve existir um perfeito alinhamento entre os membros dessas equipes.

 

Workflow transacional

Esse workflow é uma espécie de ecossistema de atividades, no qual diferentes tipos são reunidos em um único local. É uma execução que pode ser perfeitamente orquestrada por meio de automação. No entanto, o processo não pode ser delegado inteiramente a um software, ou seja, deve haver obrigatoriamente a supervisão de um ser humano autorizando ou não o início de cada etapa.

 

Como seria um workflow para gestão de projetos?

A seguir, conheça algumas etapas que devem fazer parte de um fluxo de trabalho (workflow) de gestão de projetos.

Alinhe as expectativas com o planejamento do projeto

Antes de tudo, é necessário alinhar as expectativas das pessoas com os projetos. Para tanto, o gestor tem o papel de garantir que toda a equipe entenda de fato qual é a importância e o objetivo do projeto — inclusive os resultados a serem alcançados.

O recomendado é investir em algumas ferramentas de comunicação e integração que proporcionem mais coesão, identifiquem falhas e previnam os erros. Tudo precisa estar alinhado para que sejam evitados os ruídos de informação. Eles podem causar grandes estragos durante a execução de qualquer procedimento no andamento do projeto.

 

Documente as informações que são mais importantes

Geralmente, os projetos complexos costumam ser bem específicos e apresentam características próprias de implementação, demandando mais atenção e cuidados. Por isso, é importante documentar todas as informações consideradas mais importantes até mesmo para que nenhum dado seja esquecido e possa trazer qualquer tipo de prejuízo.

Tal estratégia permite que os funcionários tomem conhecimento das fases e de suas ordens, além de todos os procedimentos a serem executados. Com isso, há uma redução nos erros e os retrabalhos são evitados. Uma equipe bem-informada costuma apresentar produtividade bastante superior.

 

Delegue tarefas e responsabilidades

É possível delegar os afazeres a colaboradores que têm mais capacidade técnica e envolvimento com o assunto. Para tanto, o ideal é definir quais ações devem ser colocadas em prática e dar orientações a fim de auxiliar os responsáveis pela execução da tarefa.

Recomenda-se dividir as responsabilidades de maneira justa e balanceada. Vale ressaltar que isso é possível com a participação de um gestor dedicado à equipe, que conheça bem o seu time, sabendo apontar os pontos fortes e fracos de cada um. Assim, as tarefas podem ser bem-delegadas, respeitando e aproveitando a capacidade máxima dos indivíduos em questão.

 

Elabore um planejamento

O planejamento do projeto precisa ser bem-estruturado e feito com cautela. Além disso, devem-se evitar mudanças repentinas e que não estavam previstas, salvo se estiver diante de uma urgência ou for para otimizar o processo e trazer mais produtividade.

Dessa forma, o sistema de workflow terá maior êxito e as probabilidades de sucesso aumentarão consideravelmente. Lembre-se de que estamos falando da condução de um projeto e um plano bem descrito ajuda a conduzir os trabalhos em suas diferentes etapas de execução.

 

Estabeleça períodos de mensuração

Um workflow vai muito além da distribuição de tarefas. É necessário se dedicar ao monitoramento dos resultados, com o intuito de identificar pontos de melhorias e efetuar as devidas modificações. Nesse sentido, é interessante utilizar os indicadores de sucesso de cada fase com os respectivos períodos de acompanhamento, fazendo uma avaliação dos resultados concretos.

No caso da metodologia Scrum, tal medida é facilmente definida, uma vez que os encontros e as reuniões para o estabelecimento das estratégias são promovidos quase diariamente. Trata-se de um método simples e revolucionário que quebra tarefas maiores em pequenos afazeres mais fáceis de serem realizados. Tudo deve ser acompanhado por todos os envolvidos no projeto.

 

Por que é importante escolher uma metodologia de execução?

A escolha da metodologia adequada para executar o escopo é importante tanto para os projetos simples como também para os complexos. A metodologia (ágil ou tradicional) definirá o workflow de atividades do projeto.

Vale ressaltar que deve ser feita uma profunda observação a respeito da implantação do workflow baseado no tipo de trabalho que deve ser executado. Existem modelos que nem sequer permitem automação. Portanto, alinhar o correto uso do modelo de trabalho é essencial para o sucesso da metodologia.

 

Professional Services Automation (PSA)

Conforme a equipe e a quantidade de projetos cresce, torna-se mais difícil gerenciar todo o workflow de atividades da empresa. Para facilitar este processo de gestão, é possível utilizar uma ferramenta de automação de serviços de projetos ou serviços profissionais. Um software de PSA (Project Service Automation) tem funcionalidades adicionais aos softwares de gestão de projetos, integrando e automatizando mais processos.

O PSA é uma ferramenta de sistemas automatizada e integrada que possibilita a gestão de projetos de modo organizado, trazendo melhorias aos resultados e permitindo alocar os investimentos de forma inteligente. Na verdade, se trata de um software que foi criado para oferecer suporte a empresas que vendem serviços ou projetos, como especialmente advocacia, engenharia, auditoria e consultoria em TI.

O PSA costuma englobar as seguintes soluções.

A implementação de um sistema que automatize os workflows de gestão de projetos é uma excelente estratégia para otimizar as operações e alcançar melhores resultados em todas as fases de um projeto. Dessa forma, pode-se definir corretamente o que é workflow e seguir suas metodologias de trabalho. O resultado pode ser a maior produtividade do time, bem como resultados expressivos a serem alcançados junto ao cliente de determinado projeto.

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