Você sabe o que é ERP? Confira tudo sobre o assunto!

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O uso da tecnologia para otimizar a gestão é uma tendência que já existe há muitos anos. As soluções evoluíram e se tornaram ainda mais completas e personalizadas para atender diversos tipos de negócio e contexto. Nesse sentido, a aplicação principal que centraliza as informações e facilita o trabalho dos líderes já foi o MRP, e hoje é o ERP.

O foco desse sistema é estabelecer uma forma mais acessível de controlar as operações globalmente. A partir da eliminação de silos, é possível então obter melhores resultados em diversas áreas, de projetos a finanças, com um elo entre elas. Por essa razão, cada líder precisa dominar o assunto e saber bem o que é ERP e como ele coopera com sua organização em específico.

Para saber o que você precisa sobre o ERP e entender como ele é essencial para qualquer tipo de companhia hoje, leia o resto deste artigo.

 

Qual é o significado de ERP?

A sigla ERP significa “Enterprise Resource Planning”, ou “planejamento de recursos empresariais”. Ou seja, dá a ideia de planejamento e de controle central. O conceito de recursos utilizado aqui diz respeito aos componentes que auxiliam na produtividade diária. Estes podem ser pessoas, tecnologias, ativos, métodos etc. Todos esses aspectos estão sob a gestão de um ERP.

A ideia de uma aplicação central para as empresas não é nova, como apontamos na introdução. Há mais de 100 anos, foi pensada uma solução para isso, que ganhou o nome de EOQ (Economic Order Quantity). Cuidava basicamente da produção e da manufatura.

Em seguida, surgiu o MRP (Material Requirements Planning), com a finalidade de controlar a produção e os elementos utilizados. Com o tempo, evoluiu-se para um novo sistema, o MRP II, que já trazia uma visão mais abrangente para outros departamentos e era mais completo. Anos depois, os setores de RH, finanças e vendas já seriam cobertos por essa solução.

O que os criadores desses softwares tentavam evitar era a construção de silos dentro da empresa. Então, para favorecer a gestão de organizações cada vez maiores e mais complexas, surgiu o ERP na década de 1990.

 

O que é um ERP?

Um ERP é um sistema de gestão central. É como um software geral que controla operações e processos diários de diversas frentes da companhia, de um modo integrado. A sua principal característica é seu aspecto modular, que o divide de acordo com suas funcionalidades e propósitos. Além dos módulos, o ERP também dispõe de divisão vertical, de acordo com o nicho de mercado.

Ou seja, é uma opção de tecnologia bastante democrática e versátil. O seu grande destaque é permitir a adaptação para pequenas, médias e grandes empresas, com geração de benefícios para cada uma de acordo com seus principais problemas. Para todas, o sistema oferece uma visão geral dos processos, capacidade de analisar resultados e fluxo de tarefas que auxilia na produtividade.

Alguns exemplos de módulos e funções do ERP são: finanças, faturamento, RH, vendas, fiscal, gestão de projetos, estoque, compras, produção etc. Ou seja, enquanto uma parte do software cuida da quantidade de itens que estão armazenados, outra parte gerencia as obrigações fiscais da empresa. Já outra analisa escopo, custos e prazos para os projetos internos.

A ideia da centralização, típica dessas aplicações, é muito boa para a gestão moderna. Primeiro, porque permite uma liderança mais flexível e fácil, visto que as informações estão mais acessíveis. Depois, porque é uma opção de sistema que se adapta muito bem às demandas da transformação digital, de modo que possibilita inovação constante e aprimoramento dos processos para o foco no cliente.

Outra característica do ERP é a automação, que possibilita um fluxo de tarefas mais organizado e preciso. Quando combinamos isso com a integração entre os dados, percebemos como essa aplicação é poderosa e benéfica para qualquer empresa. Veremos mais sobre os benefícios em um dos tópicos abaixo.

 

Quais são os tipos de ERP existentes?

Com a evolução dos sistemas de gestão, um dos fenômenos ocorridos foi o surgimento de diversas opções, para acompanhar o aumento da demanda nos mais diversos nichos de negócio. Características específicas pedem por resoluções específicas, afinal.

Além disso, tivemos o avanço das tecnologias de descentralização, o que viabilizou o uso da internet como um recurso. A isso pode-se somar uma completa mudança na economia e na forma como os serviços são oferecidos.

Por essa razão, temos três principais tipos de ERP disponíveis atualmente: o ERP local, o ERP na nuvem e o ERP híbrido.

 

ERP local

O ERP local é o sistema que é implantado fisicamente, nas instalações de sua empresa, em algum hardware. Ou seja, são necessários infraestrutura, uma licença para o software e o cuidado da manutenção frequente para que tudo continue funcionando normalmente.

É uma opção que traz mais segurança para alguns negócios. Como o ERP é um sistema que gerencia a organização globalmente, é preciso administrar com cuidado os dados que circulam na aplicação. Por isso, instalar localmente é interessante quando o sigilo é essencial e os riscos de vazamento são altos demais.

Contudo, é preciso apontar que o gerenciamento recai praticamente todo sobre a empresa. A manutenção, a segurança e o suporte devem ser responsabilidade da gestão, assim como o uso diário para o melhor aproveitamento possível. Quando a organização compra o sistema, ela geralmente rompe a conexão com o fornecedor e passa a cuidar das questões por si só.

 

ERP na nuvem

Diferentemente, o ERP na nuvem é fornecido como um serviço, com um pagamento recorrente; pode ser mensal, anual ou semestral. O fornecedor cuida da estrutura, da manutenção, do suporte, do treinamento e da segurança, com políticas e princípios robustos, já que vários clientes utilizam o mesmo serviço.

Assim, o sistema é acessível via internet. A empresa consegue controlar as operações de modo descentralizado, a partir de qualquer dispositivo conectado à grande rede. É como dispor de um software de gerenciamento móvel, flexível e escalável, com módulos que podem ser facilmente adicionados a qualquer momento. Para a segurança, os provedores oferecem monitoramento, firewalls, criptografia e outros recursos.

 

ERP híbrido

Para quem gosta de ambos os modelos e deseja obter o melhor dos dois mundos, existe o ERP híbrido. Ele combina módulos em um sistema local e outros na nuvem para otimizar o desempenho, com segurança, flexibilidade, descentralização, apoio externo e menos burocracia.

 

Quais são as características desejáveis de um ERP?

Neste tópico, vamos analisar quais são as características desejáveis de um ERP. Exploraremos, portanto, as possibilidades de funções que toda aplicação de gestão deve apresentar, principalmente para PMEs.

 

Controle financeiro

O primeiro aspecto é o controle financeiro, algo que é comum para a maioria dos ERPs. Nesse sentido, o ideal é que esse módulo apresente funções que cuidam das contas a pagar e a receber, transferências bancárias, conciliação, fluxo de caixa, bem como produção de relatórios referentes às questões relevantes.

É comum também que algumas aplicações tragam funcionalidades de PDV, de modo a auxiliar nas vendas diárias e no controle dos recebimentos das vendas.

 

Controle da produção

Para o caso de empresas que lidam com projetos e com deveres industriais, um módulo interessante é o de produção. Ele cuida das ordens de produção, de fatores de estoque, dos pedidos de produção, do planejamento dos processos e das etapas, do controle de custos e prazos, dentre outros aspectos pertinentes.

 

Gerenciamento de estoque

Também vale mencionar a gestão do estoque, o que é uma parte muito importante. Serve para adaptar os registros de compras ao controle de estoque, integrar a produção ao estoque, assim como cuidar das transferências de materiais, de inventário, de rastreabilidade, de cadastro de itens, entre outros.

Ou seja, o ideal é ter uma seção que registra todos os produtos armazenados, as saídas e entradas, e garante um controle preciso com integração com outros módulos importantes, que impactam o gerenciamento de produtos.

 

Gerenciamento fiscal

Para emissão de notas fiscais, controle dos registros, compliance, regras de tributação, integração com o setor contábil, criação de livros fiscais, bem como adequação a sistemas como o SPED, o módulo de gestão fiscal é crucial.

 

Informações gerais

Além disso, existem várias outras características necessárias em um ERP. Alguns exemplos são:

  • conexão com sistemas como CRM e Business Intelligence;
  • análise de KPIs com relatórios e gráficos;
  • personalização de dashboards;
  • gestão do pessoal com as funções do RH;
  • estabelecimento de tabelas de preço;
  • gestão de vendas;
  • solicitações de compras.

Como já falamos, um bom software de gestão divide suas principais funções entre faturamento, fiscal, estoque, compras, vendas, RH, gestão de projetos e até marketing.

 

Para que serve um ERP?

Um ERP serve primariamente para controlar todas as operações diárias de forma conectada e integrada. O principal objetivo é conectar processos distintos, de modo que eles cooperem entre si e gerem agilidade ao todo. Assim, os processos contribuem com a ideia de uma empresa unificada e de uma gestão mais simples para quem lidera.

Quando falamos de organizações maiores, com diversas filiais, o funcionamento de um sistema central se torna ainda mais claro. Ele estabelece uma forma de administrar todas as ramificações como uma única companhia, de forma a manter a padronização de atividades e o controle preciso de todas as informações.

Contudo, vale destacar que o ERP também funciona muito bem como apoio a pequenas e médias empresas, como discutiremos com mais detalhes no próximo tópico.

No geral, o ERP é poderoso a fim de gerenciar funções que impactam diretamente nas vendas e na relação com os clientes. No entanto, deve ser entendido como uma instância distinta do CRM (Customer Relationship Management). Entender a diferença entre ERP e CRM é crucial para que os dois tipos de aplicação sejam bem usados internamente.

Enquanto o ERP é geral, como já vimos, o CRM é voltado para a gestão do relacionamento com os clientes, abrangendo, portanto, os setores de marketing, vendas e atendimento. O CRM serve para registrar informações sobre o histórico dos clientes, acompanhar a sua jornada e automatizar ações de contato com eles. Desse modo, permite controlar a relação com os leads e tornar a vida dos profissionais do setor comercial mais fácil.

É possível, inclusive, falar em integração do CRM com o ERP, para que as informações fluam entre os dois softwares. Uma das similaridades em relação a ambos é a possibilidade de investir em uma abordagem analítica, já que os dois apresentam dados e ferramentas que possibilitam extrair insights desses muitos dados.

 

Quais são os benefícios de usar um ERP na sua empresa?

Vamos agora discorrer sobre os benefícios de um ERP para sua empresa.

 

Integração e comunicação

Um primeiro ponto é a integração. O sistema de gestão favorece a conexão entre diversos setores e departamentos de sua companhia, de forma que os dados sejam integrados e se tornem facilmente compartilháveis. Assim, os colaboradores podem ter acesso aos mesmos dados internos.

Com a automação, isso é convertido em uma comunicação aprimorada entre os setores, como se eles conversassem entre si de fato: o setor comercial consegue trabalhar em promoções de produtos que estão sobrando no estoque, ao passo que a gestão de estoque automaticamente registra a saída de um produto quando uma venda é fechada.

Ou seja, fluxos automáticos de processos são executados entre um setor e outro para interligar as operações e tornar a empresa mais ágil e precisa. Não há necessidade de burocracia nem de ações humanas para integrar as áreas. Assim, cada profissional só precisa focar suas principais obrigações.

 

Diminuição de silos e erros

Uma consequência direta da integração e da melhoria na comunicação é a redução dos silos. É como combater a sensação de ter uma empresa fragmentada, com sistemas obsoletos que não dialogam entre si. Assim, os setores começam a interagir, a compartilhar informações relevantes e a trabalhar juntos para o bem da organização.

Isso também auxilia na diminuição de erros e duplicação de informações. Se há compensação automática de saída de produtos quando uma venda é registrada, por exemplo, há menos risco de o estoque estar registrando produtos que não existem. A prevenção dessa falha na gestão do armazenamento já evita problemas na hora de vender algo ao cliente, por sua vez.

 

Agilidade

No geral, a empresa se torna mais ágil e produtiva. Com os setores trabalhando juntos e cooperando entre si, é mais fácil bater as metas de produção e possibilitar o crescimento da organização. Cada departamento pode oferecer o seu melhor, com a ajuda da automação e da interligação entre as áreas.

Vamos pensar, por exemplo, em gestão de projetos. O sistema ajuda as equipes a terem uma visão completa, não somente do projeto em questão, como também de outras pendências da companhia. Assim, conseguem um controle de custos, de prazos e de recursos mais eficiente, o que, por sua vez, se transforma em uma produção ágil que entrega resultados dentro dos prazos.

 

Gestão financeira

Falando especificamente de benefícios para alguns setores, temos a otimização da gestão de caixa e do controle financeiro. Em um ERP com gestão do financeiro, do fiscal e das vendas, é possível controlar com eficácia o que entra e o que sai no balanço da empresa. Tudo isso com clareza e transparência nos relatórios, registros e dashboards que viabilizam um diagnóstico adequado.

 

Redução de custos

Também vale destacar a redução de custos e despesas inesperadas. Com o aumento da eficiência interna e da comunicação, as empresas garantem processos que economizam recursos e que trazem retornos mais interessantes sem desperdícios. Ou seja, a produção se tornará mais organizada e consumirá menos recursos.

Essa redução está associada também com a eliminação dos riscos, principalmente derivada do controle de compliance e da gestão de regulações e normas. Com os módulos específicos para isso, a empresa garante um equilíbrio com as leis e assegura que não haverá grandes riscos de multas e problemas com entidades superiores.

 

Otimização da decisão

Se a liderança deseja impulsionar sua capacidade de decidir, o ERP é uma boa opção. O sistema central de gerenciamento permite geração rápida de relatórios, em tempo real, para que os líderes tenham uma visão ideal sobre o que está acontecendo e consigam tomar as melhores decisões. A integração contribui para a otimização dessas escolhas, visto que oferece uma visão completa para o líder.

 

Escalabilidade

Outra vantagem de utilizar um ERP é a escalabilidade. A natureza dessa aplicação favorece essa questão, pois permite que a empresa contrate e adicione módulos aos poucos, de acordo com sua necessidade. Desse modo, é possível pensar a implantação como um projeto e personalizar o sistema para corresponder à demanda.

Se a empresa migrar de pequena para média, poderá simplesmente buscar funcionalidades a mais para reforçar a gestão integrada e automatizada do negócio. O software é flexível o suficiente para ser sempre útil para o que os administradores precisarem.

 

Como um ERP pode ajudar PMEs?

Um ERP não é exclusividade de grandes empresas. Esse tipo de aplicação também pode auxiliar bastante o dia a dia de pequenas e médias empresas.

O principal fator que podemos mencionar é a possibilidade de o sistema impulsionar uma transformação importante em empresas menores. A adaptação de um software em um estágio menor pode ser fundamental para que o sistema auxilie no crescimento e já seja parte das operações enquanto essa expansão ocorre. Dessa forma, é viável crescer de forma planejada e eficiente.

A automação e a integração ajudam especificamente no controle dos dados e na prevenção de erros. Assim, permitem que a companhia consiga evitar as inúmeras planilhas que se tornam confusas e muito complexas com o tempo. Por conseguinte, o gestor combate a perda de documentos e dados importantes, bem como problemas de compliance.

Ademais, o ERP será importante para liberar os funcionários de obrigações manuais que desgastam demais e roubam seu tempo de questões estratégicas. Por outro lado, a gestão de estoque e do inventário será otimizada, para menos erros. Também vale citar a necessidade de padronizar as operações, de modo a evitar problemas de comunicação.

Como o apoio do ERP, pequenas e médias empresas são capazes de prevenir despesas com licenças e manutenção de diversos sistemas. Por conta disso, a identificação de questões problemáticas nos índices internos se torna mais fácil, bem como a acessibilidade das informações, no geral.

 

Como escolher o sistema ideal?

Visto que você já chegou até aqui, é hora de entender como selecionar a melhor opção de ERP.

 

Avalie as necessidades

Evidentemente, nossa primeira dica é olhar para a sua empresa e realizar um diagnóstico. Avalie as suas necessidades globais, de um aspecto micro a um macro, de modo a levantar requisitos e funcionalidades que seriam ideais. Esse é o primeiro passo para obter a aplicação adequada, que vai gerar valor e otimizar os processos.

A partir dessas informações, a companhia consegue definir os módulos que precisará para o seu sistema. No momento de buscar um provedor, você pode, inclusive, analisar aqueles que trabalham com recursos específicos para o seu nicho e os setores que você deseja gerenciar.

 

Analise suporte e manutenção

Também é interessante analisar o suporte e a manutenção oferecidos pelo fornecedor. Avalie essas questões e entenda se a oferta está adequada com o que a sua empresa realmente precisa. Da mesma forma, busque informações acerca da implantação e de como esse processo técnico é operado pela fornecedora.

 

Analise a facilidade de uso

Outro fator é a facilidade de uso. Esse aspecto é fundamental, pois impactará diretamente na forma como os seus colaboradores vão lidar com o sistema diariamente e como se adaptarão a ele.

O ideal é procurar uma opção que priorize a simplicidade, com interfaces intuitivas e fáceis. Além disso, é bom que haja treinamento por parte dos fornecedores, com a disposição deles para sanar dúvidas e ajudar a esclarecer o uso.

Conforme aprendemos neste guia, o ERP é um sistema necessário para qualquer tipo de empresa, independentemente do tamanho. O software consegue otimizar as operações diárias com a automação e a integração, de modo a solucionar os principais desafios dos negócios. Gera, portanto, produtividade, redução de custos, melhor gestão de projetos, mais controle financeiro, entre outros.

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