o que é bi

O que é BI? Entenda tudo a respeito de Business Intelligence!

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Gerenciar um projeto ou uma empresa significa tomar decisões o tempo todo. Mesmo que isso seja uma constante em diferentes companhias, a estratégia utilizada para chegar à base das escolhas varia. Muitos ainda confiam bastante na intuição e nas próprias experiências, mesmo que isso envolva riscos que as organizações não podem mais correr.

Atualmente, cada passo deve ser calculado com a certeza de que vai funcionar. Nesse sentido, é importante entender o que é BI (Business Intelligence) e como esse conceito ajuda na coleta e organização de dados confiáveis para apoiar a tomada de decisão.

Vale a pena também ficar atento às aplicações do termo, suas vantagens e diferenças para outras expressões igualmente relevantes, como Big Data e Data Analytics. Se quiser aprender mais sobre o universo do BI e as questões mencionadas, não deixe de acompanhar nosso conteúdo até o final. Boa leitura!

O que é BI?

O Business Intelligence (inteligência de negócios) é um conjunto de técnicas, ferramentas e estratégias que visa coletar, organizar, interpretar e monitorar dados, de modo a gerar insights para auxiliar nas decisões da gestão. Ou seja: são sistemas de software que ajudam diretamente no gerenciamento estratégico da empresa, impulsionando o cumprimento de metas e reforçando o planejamento.

Assim, é possível obter uma visão completa sobre a companhia e garantir o monitoramento de atividades ou processos. O BI é focado em coleta de dados, análise e visualização. O objetivo é processar grandes massas de dados, extraídos de diferentes fontes, para realizar estudos aprofundados sobre atividades, operações e projetos.

Isso pode ser aplicado para conhecer comportamento dos clientes ou prever demandas de produtos, por exemplo. As ferramentas geram relatórios, mapas, gráficos e outras formas de visualização que permitem entender os padrões/tendências e o estado da empresa como um todo.

Na etapa de visualização, destacam-se também os mecanismos de filtro e consulta que permitem segmentar a análise. Assim, os resultados são organizados de acordo com aquilo que a empresa deseja compreender no momento.

Em suma, o principal objetivo do Business Intelligence é transformar dados brutos em informações valiosas, que ajudam na organização e nas decisões da empresa. Ou seja: é possível responder perguntas acerca das operações da corporação, do histórico e do futuro.

Exemplos práticos

Exemplos do uso de BI não faltam atualmente: a Seleção Alemã de Futebol, por exemplo, utilizou uma grande concentração de dados táticos para otimizar seus resultados na Copa do Mundo de 2014, sediada no Brasil.

Com métricas como velocidade dos jogadores e qualidade das jogadas, eles conseguiam decidir a escalação para cada partida e estratégias para vencer os jogos. Como resultado, foram campeões mundiais naquele ano.

A empresa Avon também implantou o BI para otimizar seus processos ultimamente. Depois de um período de mais de um ano, deixaram de fazer escolhas com base puramente em intuição e experiência para baseá-las em dados sólidos e fundamentos confiáveis. Assim, avançaram no mercado e se adaptaram a uma tendência praticamente obrigatória dos nossos tempos.

Quais são suas aplicações?

Veremos neste tópico como o Business Intelligence pode impactar o negócio em diversas áreas. Vamos lá?

RH

No setor de RH, as ferramentas de BI são aplicadas na escolha dos melhores profissionais para os projetos da empresa. Caso haja um banco de talentos, é possível cruzar informações dos currículos e das características dos candidatos com as necessidades da vaga, a fim de otimizar essa combinação e garantir a pessoa certa para o trabalho.

Vendas

No departamento de vendas, por sua vez, o sistema ajuda a conhecer o mercado e entender as demandas de consumo por parte dos clientes, segmentando melhor as ofertas. Nesse sentido, é possível estudar quem são os compradores e oferecer vendas cruzadas (produtos adicionais) com mais eficácia.

Além disso, dá para analisar o histórico de transações, o fluxo de produtos e o estoque em busca de padrões ou descobertas interessantes. Em um ERP, por exemplo, o BI esclarece o estado das vendas, contas a pagar e receber da companhia, eliminando problemas na visualização dos indicadores relevantes.

Marketing

As campanhas do marketing também são fortemente beneficiadas com o BI. A coleta e análise de dados possibilita a previsão de sucesso ou fracasso das estratégias do setor, pois permite um cruzamento com informações do mercado e de comportamento dos clientes.

Com a integração de dados de diferentes fontes, como um CRM e redes sociais, a empresa conhece melhor o seu público e pode personalizar as ações do marketing para garantir um relacionamento mais próximo, que leve às vendas. Isso porque, assim, os gestores ficam sabendo dos principais gatilhos de seus clientes e conseguem explorar isso em favor da companhia.

Atendimento ao cliente

Ainda nesse sentido, temos também as melhorias no atendimento ao cliente. O tom da conversa, as escolhas de palavras e outras características do suporte podem ser personalizados de acordo com o conhecimento da organização acerca de seus consumidores.

Quais vantagens o BI proporciona a um negócio?

Agora, vamos examinar as principais vantagens do BI para as organizações.

Predição de tendências

O Business Intelligence envolve algumas avaliações específicas que ajudam os líderes a desenvolverem uma visão adequada sobre o negócio. Uma delas é justamente a análise preditiva, que permite prever tendências e padrões futuros que vão impactar a empresa de alguma forma — seja uma boa oportunidade em determinada área, seja um risco em algum projeto.

Com um projeto de análise preditiva, o BI suporta e otimiza o planejamento estratégico, possibilitando que a corporação veja com antecedência o que pode acontecer e já se prepare. Esse tipo de estudo está associado aos modelos prescritivos, que partem dos resultados preditivos para determinar as consequências dos fatos futuros e o que deve ser feito diante dessa previsão.

Análise de mercado

O benchmarking também fica mais fácil quando a companhia conta com ferramentas de análise de dados. Afinal, dá para estudar o mercado de maneira profunda, unindo dados diversos e explorando diferentes dimensões. Dessa maneira, a empresa identifica tendências que as concorrentes seguem e consegue descobrir para onde o mercado está indo, o que serve como base para buscar conformidade.

Uso de métricas

Como vimos, o uso de uma ferramenta de inteligência de negócios está associado ao acompanhamento de métricas e indicadores relevantes. A grande vantagem do BI é a possibilidade de seguir esses índices de forma clara, visualizando perfeitamente como eles mudam e identificando as principais causas para as variações.

Se há um problema logístico, com algum indicador apresentando resultados ruins, a empresa consegue explorar esse problema ao máximo, realizando perguntas aos dados com filtros específicos, visualizando gráficos/relatórios e detectando os erros que levaram ao transtorno. Com isso, a gestão tem o que precisa para tomar uma decisão e voltar a obter bons números.

Impacto na experiência do cliente

O Business Intelligence também é essencial para otimizar a experiência dos clientes. Como falamos no tópico anterior, dados são coletados e analisados a fim de gerar insights sobre preferências ou comportamentos dos consumidores, de modo a criar serviços e estratégias alinhadas às suas necessidades.

A principal consequência disso é a fidelização dos clientes. Uma vez que percebem que a empresa deseja gerar valor para eles em todas as etapas do relacionamento comercial, passam a confiar mais na companhia e a comprar de maneira recorrente.

Otimização de processos

Vale destacar também a otimização dos processos internos. Ao contar com mais dados disponíveis e uma análise profunda e inteligente, a organização é capaz de detectar problemas ou pontos falhos nos processos, a fim de aprimorar a forma como trabalham. Com o acompanhamento dos indicadores, isso fica ainda mais claro e efetivo.

Escalabilidade

Ferramentas de BI são preparadas para lidar com quantidades crescentes de dados. Por isso, a escalabilidade é um dos pontos positivos, o que ajuda as companhias a se adaptarem à velocidade da geração de informações atualmente. Não há problemas de indisponibilidade ou falta de acesso, mesmo com o aumento da escala.

Colaboração e compartilhamento

As soluções de BI também contribuem com o trabalho em equipe dentro da organização. Afinal, elas permitem que colaboradores compartilhem dados entre si facilmente, garantindo que todos estejam alinhados com a mesma realidade. O BI ajuda a democratizar as informações, de modo que os interessados consigam visualizar o que é relevante para eles.

Redução de custos

Com melhores decisões, há redução de custos. Afinal, a empresa pode trabalhar na busca por eficiência, minimização dos desperdícios e prevenção de incidentes capazes de causar descontrole dos gastos. Assim, é possível assegurar mais dinheiro para investimentos em necessidades e oportunidades importantes.

Compreensão das causas dos problemas

Entre as análises que podem ser feitas com o BI, destaca-se a descritiva, que busca representar o estado da companhia com variáveis importantes. Além dela, existe a análise diagnóstica, que visa explicar as causas e descrever com mais detalhes os eventos anteriores.

A grande vantagem é poder entender o que levou aos problemas atuais com clareza e transparência. Desse modo, a organização se torna apta a trabalhar com mais cautela, tendo o passado como conselheiro para as ações do futuro e sabendo de seus pontos fracos ou possíveis riscos.

Auxílio nos projetos

O Business Intelligence tem grandes implicações para projetos também. Com esses sistemas, as equipes gerenciam melhor os cronogramas, obtendo estimativas precisas de prazos e previsão de riscos, crises ou mudanças. As decisões são amparadas em dados sólidos e confiáveis.

Assim, é possível desenvolver melhor o escopo de projeto e de produto. Ou seja: a empresa garante melhoria e evolução aos processos de trabalho, além do alinhamento às necessidades dos clientes, de modo a otimizar o resultado.

Agilidade nas decisões

Outro ponto que deve ser associado ao BI é a agilidade. O tempo é uma questão que pesa bastante quando o líder precisa tomar sua decisão: a depender da velocidade, os problemas podem ser mitigados (e as oportunidades, aproveitadas).

Nesse sentido, uma ferramenta de BI é importante, pois ajuda as empresas a terem o que precisam para realizar escolhas em tempo real. Em suma, o Business Intelligence ajuda a tomar decisões corretas e rápidas.

Com a capacidade de monitoramento, a gestão não perde nada de relevante e consegue intervir rapidamente nos cenários, de modo a obter o melhor resultado possível. O que possibilita essa velocidade é justamente a automação e o poder dos algoritmos em processar quantidades enormes de dados.

Vantagem competitiva

Todos esses benefícios cooperam com o avanço do negócio no mercado e o destaque competitivo. Em outras palavras, a companhia consegue conquistar mais clientes e crescer, pois sai na frente dos concorrentes por conta da agilidade e efetividade de suas decisões. Como não há tempo a perder hoje, as empresas precisam desses quesitos para se manterem fortes.

Como implementar o BI na minha empresa?

Para quem deseja implantar o BI, é importante saber que existe uma jornada pela frente. Assim, o ideal é tomar cuidado com os processos e as etapas, a fim de garantir uma implementação organizada e bem-sucedida.

Inicialmente, é interessante executar um mapeamento das necessidades da empresa em termos de inteligência de negócios. Ou seja: trata-se do momento de definir os indicadores que serão acompanhados e qual será a função do BI no âmbito da organização. Com essa ideia clara, é possível avançar e buscar uma solução exata para as necessidades apresentadas.

Então, a companhia deve definir as fontes dos dados. Esse é um passo associado ao anterior, pois permite visualizar as informações a serem analisadas pela solução de Business Intelligence e como será a integração entre outros sistemas da organização — serão dados de CRM, ERP e redes sociais? Planilhas?

Em seguida, a empresa precisa de uma ferramenta específica. Vale pesquisar para entender como cada uma funciona e de que forma se encaixa às necessidades identificadas.

Depois que o sistema for selecionado, é hora de criar o planejamento da instalação propriamente dita, com um cronograma das fases. Vale também focar na preparação dos colaboradores e adaptação à aplicação nova, afinal é essencial envolver a equipe em todos os momentos, garantindo um alinhamento e o sucesso do processo.

No projeto de implementação, metodologias ágeis podem ser usadas para dividir o trabalho em etapas menores e garantir transparência acerca do que tem de ser feito. Assim, o tempo é reduzido, há menos erros e a colaboração de todos os envolvidos se torna mais efetiva.

Por essa razão, é fundamental entender a diferença entre metodologia ágil X tradicional, a fim de compreender como uma gestão de projetos mais ágil pode ser benéfica.

Qual é a relação entre BI, Big Data e Data Analytics?

Por mais que sejam parecidos, esses conceitos apresentam algumas diferenças claras. O Big Data é o conjunto de dados estruturados e não estruturados, gerados em tempo real e diferentes fontes. Uma de suas características é o conjunto de Vs: valor, veracidade, volume, velocidade, variedade etc. Isso significa que os dados:

  • são valiosos quando analisados;
  • precisam ser verdadeiros para que façam sentido;
  • são gerados em grande quantidade e alta velocidade;
  • estão disponíveis em diversos formatos — vídeos, imagens, texto etc;
  • são produzidos em sistemas internos, redes sociais e outras fontes.

Em suma, o Big Data envolve aos dados massivos que são analisados por outras ferramentas. O Data Analytics, por sua vez, se preocupa com a compreensão dessas informações e a busca por insights ou tendências neles. Trata-se de um conjunto de métodos para levantar perguntas relevantes em uma base de dados e produzir hipóteses.

Já o Business Intelligence compreende os mecanismos e sistemas que discutimos ao longo deste conteúdo: aqueles que buscam estudar informações para otimizar a tomada de decisão. Portanto, é um método de análise mais prático e voltado para gerar respostas aos líderes e apoiar as estratégias de negócio.

O Data Analytics emgloba o BI, mas o BI é mais específico. Pode-se entender Data Analytics como uma área mais ampla, cujo foco é aprender com os dados e tentar assimilar suas tendências. Já o BI é voltado para uma visão de mercado e as necessidades reais de um negócio, representadas por indicadores monitorados em tempo real.

Quais são as tendências de BI para o futuro?

Vamos discutir agora as principais tendências do BI para o futuro?

Mobile BI

O Mobile BI é uma das principais inovações para a inteligência de negócios. Os sistemas estarão disponíveis para acesso em celulares e tablets, além dos computadores de mesa, o que facilita as análises e viabiliza decisões mais rápidas. Os gestores contam com a visão completa da empresa em suas mãos por onde forem e em qualquer momento do dia.

O principal ponto é a disponibilidade das informações. Em vez de poder acessar relatórios apenas em máquinas específicas no trabalho, por exemplo, os líderes conseguem visualizar indicadores e controlá-los de diversos dispositivos. Essa é uma estratégia para democratizar o acesso aos dados.

Self-service Business Intelligence

Mais uma inovação que pretende democratizar o acesso a indicadores e relatórios é o self-service BI. Esse conceito representa uma ferramenta de fácil acesso, com interface intuitiva, que pode ser controlada e gerenciada por qualquer colaborador sem arcabouço técnico (e não somente pelos especializados em ciência de dados). Assim, existe menos pressão sobre o TI, com menor necessidade de intervenção dos profissionais de tecnologia.

Por essa razão, as equipes dos diferentes departamentos podem acessar suas métricas, visualizar as informações relevantes e gerar relatórios sempre que precisarem, de maneira prática. Em minutos, dá para criar um dashboard inteiro. Além disso, a gestão pode controlar o acesso de cada um e autorizar a visualização de forma segmentada, o que otimiza ainda mais o trabalho de todos.

Processamento de linguagem natural

Outra tendência que deve crescer bastante é o processamento de linguagem natural. As tecnologias de machine learning são capazes de compreender a voz humana e entender as nuances da fala para interpretar seus pedidos e gerar respostas. Isso é feito com a mineração de dados e já é uma realidade em assistentes virtuais, disponíveis nos celulares e alto-falantes inteligentes.

Para o BI, a funcionalidade vai ajudar ainda mais na modalidade mobile. O gestor poderá acessar relatórios e filtrar consultas com perguntas simples aos dados, em um tom conversacional, direto do seu smartphone. A qualquer momento e de qualquer lugar, será possível extrair valor dos dados para tomadas de decisões.

Storytelling

Para reforçar a visualização de dados, o storytelling é outra das estratégias promissoras para o futuro. Ao apresentar essa funcionalidade, os sistemas contam histórias com os dados e facilitam a compreensão de colaboradores ou stakeholders. A principal implicação disso é o alinhamento dos envolvidos e um estudo aprofundado da situação da empresa, sob uma perspectiva diferente.

Como histórias são capazes de gerar engajamento, o aprendizado fica mais fácil. Portanto, será menos complicado assimilar ideias e insights se eles vierem nesse formato. O storytelling já é uma tendência em diversas atividades e campos profissionais.

Cloud computing

Diante da demanda por alta disponibilidade, estabilidade e segurança dos dados, o BI na nuvem é uma das apostas mais seguras. Unindo a tecnologia de análise com a cloud, as empresas garantem menos custos, eficiência no uso de recursos e escalabilidade, com serviços dinâmicos que atendam às necessidades.

Além disso, a computação em nuvem oferece mecanismos de backup e criptografia para reforçar a proteção. A grande vantagem é poder acessar os sistemas de BI na internet, sem precisar instalá-los em diversos dispositivos.

Preocupação com a segurança

A preocupação com a segurança e privacidade tem atingido níveis alarmantes ultimamente, em especial por conta da aprovação de normas como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Se as empresas coletam mais dados e armazenam maiores quantidades de informação, devem gerenciar com maior cuidado o ciclo de vida e o uso desses conteúdos. Afinal, o objetivo é ser transparente com os titulares e usar os dados apenas para uma necessidade específica.

Um dos pontos das leis de proteção é a portabilidade. Então, as companhias devem ser capazes de recuperar essas informações sempre que os titulares solicitarem. Por conta disso, os três pilares da segurança da informação precisam estar intactos:

  • confidencialidade, com autorização de acesso apenas para pessoas qualificadas;
  • integridade, com dados sempre limpos e em boa qualidade;
  • disponibilidade, com dados acessíveis a todo o tempo.

Como vimos, o Business Intelligence é um conjunto de estratégias importantes para as empresas modernas. Com a produção de dados assumindo uma escala cada vez maior, tomar decisões com base nesse mar de informações disponíveis é uma questão de vantagem competitiva. Os benefícios são inúmeros e suportam o crescimento da companhia a curto ou longo prazo.

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