Kanban: o que é, como funciona e qual a importância de aplicá-lo?

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Nos tempos atuais, as metodologias ágeis vêm se destacando como estratégias eficientes para reduzir custos em projetos e ajudar a alcançar os resultados planejados de uma maneira organizada e colaborativa. Com a aplicação desses conceitos, as empresas são capazes de gerenciar melhor os aspectos comuns de um processo — como escopo, recursos e prazos — de modo a garantir produtividade e rapidez de desenvolvimento.

Dentre eles, o sistema Kanban se destaca como um dos mais eficazes. Consiste em uma gestão visual que permite uma comunicação mais transparência entre as equipes. Assim, eliminam-se os ruídos, permitindo uma produção mais segura.

Se quiser aprender mais sobre o assunto, não deixe de acompanhar o artigo.

 

O que é Kanban?

Kanban é uma ferramenta de gestão de tarefas que se preocupa com o fluxo de atividades, assegurando um monitoramento constante da cadeia operacional. É chamado de gestão visual porque um dos seus princípios é a divisão de etapas em partes, expostas em um quadro — visível a todos. Dessa forma, certifica-se uma comunicação clara e organizada para a efetividade de um processo colaborativo e do alinhamento entre os times e todos os envolvidos.

O quadro se divide em: tarefas que estão sendo realizadas, as que já foram cumpridas e as que ainda serão feitas. Cada categoria é evidenciada em uma coluna no quadro. Com essa separação, a equipe foca no trabalho necessário no momento. O Kanban é muito utilizado para a produção just in time (sendo às vezes confundido com a filosofia just-in-time), que concentra recursos para um momento específico, eliminando desperdícios e distrações.

A ideia inicial era apoiar a produção enxuta e eficiente — eliminando a necessidade de estoque e produzindo corretamente sob demanda, somente aquilo que será vendido no determinado momento.

Mas é importante ressaltar que Kanban não é uma metodologia ágil, embora seja muito utilizado em metodologias como o Scrum ou filosofias de gestão como a própria Lean.

O Kanban nasceu restrito a uma indústria específica, a automobilística. Foi idealizado na Toyota, nos anos 40, justamente com o propósito de administrar estoque e fluxo de peças no ambiente operacional. Somente em 2004, David J. Anderson foi capaz de imaginar a aplicação do método para outras finalidades, tais como gerenciamento de projetos e desenvolvimento de sistemas de TI. Tendo em vista sua simplicidade e poder, hoje os quadros Kanban são utilizados em diversos contextos.

Com isso, se tornou comum o uso de post-its com sinalizadores e diferentes cores a fim de dividir atividades de acordo com o seu estado. Dessa forma, a empresa garante maior visibilidade, transparência e elimina gargalos ou retrabalho.

 

Quais são os tipos de Kanban?

Inicialmente, o Kanban era dividido em vários tipos: de produção, de movimentação e de requisição.

O de produção cuidava da concentração nos recursos necessários para a criação de um resultado, com informações visíveis para quem desempenhava essas operações. Em se tratando do cenário original — o automobilístico, referia-se ao conjunto de peças necessário para uma certa parte do desenvolvimento.

Ao passo que o de movimentação gerenciava a comunicação e interação entre o cliente e o fornecedor, garantindo sempre o foco na eficiência. Ou seja, se preocupa com a próxima fase da cadeia operacional. A requisição, por sua vez, era sobre o tipo e o número de itens que o processo seguinte deveria retirar do estoque.

Hoje, sua usabilidade foi expandida para os mais diversos formatos de projetos, sofrendo adequações específicas para cada finalidade.

 

Quais são seus benefícios?

Veremos agora os principais benefícios do sistema Kanban.

 

Menor burocracia e gasto de tempo

Com o Kanban, os processos se tornam mais claros e são decompostos facilmente em etapas visíveis, conforme dissemos anteriormente. Por isso, a burocracia e a complexidade são eliminadas. A principal consequência é a diminuição considerável do time to market, com uma produção enxuta e eficaz que valoriza apenas os pontos necessários para alcançar os objetivos.

Um dos fatores que contribuem para essa melhoria é a redução de ociosidade, pois as pessoas conseguem visualizar mais facilmente o que precisa ser feito. Com o quadro, a ideia é que todos os membros sejam úteis o tempo todo, seja resolvendo problemas ou trabalhando nas atividades mais importantes. Os membros da equipe conseguem ser mais produtivos, pois sabem bem o que acontecerá adiante e o quanto falta para encerrar aquele ciclo.

Com o quadro de post-its bem posicionado, os colaboradores o visualizam frequentemente, sendo possível manter o foco. As metas são simples e claras, o que contribui com a motivação e engajamento de todos os membros. Ademais, ver as tarefas mudando de coluna, do “a fazer” para o “feito” faz com que os colaboradores se sintam motivados pela sensação de estarem sendo produtivos, o que também é importante. 

Desse modo, é possível alcançar os fundamentos da entrega contínua, um valor importante para as metodologias ágeis.

 

Redução da necessidade de documentos formais de controle

O quadro visual do método dispensa a necessidade de documentação formal excessiva, e que preceda a ação — até porque o objetivo da estratégia é ser menos formal. Utiliza planejamentos mais específicos, e menos gerais. O propósito é ser ágil e focado em flexibilidade, a fim de possibilitar o gerenciamento rápido de crises e mudanças.

 

Melhoria da comunicação

Como já falamos, não sobram ruídos de comunicação com o Kanban. Com os quadros disponíveis em lugares por onde todos passam várias vezes ao dia, as informações expostas através de mensagens curtas e diretas e a possibilidade de conferência recorrente, a atualização é constante. É só bater o olho e que dá para identificar em que parte do processo cada colaborador está. Assim, todos conseguem falar a mesma língua e entender o que é preciso de modo a alcançar o que foi planejado.

Com a digitalização, é cada vez mais comum utilizar quadros Kanban digitais, que podem ser acessados pela equipe pela internet. Neste sentido, algumas das ferramentas mais utilizadas são o Trello e o Microsoft Planner.

 

Mensuração

A visualização de tudo também otimiza o controle do fluxo, a valorização de feedbacks, o foco na colaboração e o uso de estratégias de mensuração. Podem ser usadas métricas como o Lead Time — tempo entre o início e o fim de uma tarefa, e a vazão — quantidade de atividades finalizadas em um certo período. É viável, inclusive, utilizar ferramentas visuais para controlar esses indicadores, de modo a estabelecer uma transparência ainda maior e mais eficaz.

Assim, o gestor monitora constantemente os resultados e pode trabalhar em ajustes para entregar produtos/serviços em menos tempo.

 

Simples, barato e de fácil aplicação

Outras vantagens são sua facilidade e baixo custo de implantação. Afinal, é uma filosofia simples de compreender e de aplicar, com apenas uma estratégia visual que concentra todas as atenções.

Concluindo, o sistema Kanban é essencial para otimizar a produtividade das empresas. É simples, fácil de utilizar, organiza atividades, melhora a comunicação e melhora a produtividade.

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Descubra também como utilizar o Microsoft Planner para aplicar o Kanban para gerenciar o trabalho de sua equipe, principalmente se ela estiver em home office ou distribuída, lendo este artigo:

Conheça o Microsoft Planner: organize o trabalho em equipe e seja mais produtivo

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