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Kanban: o que é, como funciona e qual a importância de aplicá-lo?

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Nos tempos atuais, as metodologias ágeis vêm se destacando como estratégias eficientes para reduzir custos em projetos e ajudar a alcançar os resultados planejados de uma maneira organizada e colaborativa. Com a aplicação desses conceitos, as empresas são capazes de gerenciar melhor os aspectos comuns de um processo — como escopo, recursos e prazos — de modo a garantir produtividade e rapidez de desenvolvimento.

Dentre eles, o sistema Kanban se destaca como um dos mais eficazes. Consiste em uma gestão visual que permite uma comunicação mais transparência entre as equipes. Assim, eliminam-se os ruídos, permitindo uma produção mais segura.

Se quiser aprender mais sobre o assunto, não deixe de acompanhar o artigo.

O que é Kanban?

Kanban é uma ferramenta de gestão de tarefas que se preocupa com o fluxo de atividades, assegurando um monitoramento constante da cadeia operacional. É chamado de gestão visual porque um dos seus princípios é a divisão de etapas em partes, expostas em um quadro — visível a todos. Dessa forma, certifica-se uma comunicação clara e organizada para a efetividade de um processo colaborativo e do alinhamento entre os times e todos os envolvidos.

O quadro se divide em: tarefas que estão sendo realizadas, as que já foram cumpridas e as que ainda serão feitas. Cada categoria é evidenciada em uma coluna no quadro. Com essa separação, a equipe foca no trabalho necessário no momento. O Kanban é muito utilizado para a produção just in time (sendo às vezes confundido com a filosofia just-in-time), que concentra recursos para um momento específico, eliminando desperdícios e distrações.

A ideia inicial era apoiar a produção enxuta e eficiente — eliminando a necessidade de estoque e produzindo corretamente sob demanda, somente aquilo que será vendido no determinado momento.

Mas é importante ressaltar que Kanban não é uma metodologia ágil, embora seja muito utilizado em metodologias como o Scrum ou filosofias de gestão como a própria Lean.

O Kanban nasceu restrito a uma indústria específica, a automobilística. Foi idealizado na Toyota, nos anos 40, justamente com o propósito de administrar estoque e fluxo de peças no ambiente operacional. Somente em 2004, David J. Anderson foi capaz de imaginar a aplicação do método para outras finalidades, tais como gerenciamento de projetos e desenvolvimento de sistemas de TI. Tendo em vista sua simplicidade e poder, hoje os quadros Kanban são utilizados em diversos contextos.

Com isso, se tornou comum o uso de post-its com sinalizadores e diferentes cores a fim de dividir atividades de acordo com o seu estado. Dessa forma, a empresa garante maior visibilidade, transparência e elimina gargalos ou retrabalho.

Quais são os tipos de Kanban?

Inicialmente, o Kanban era dividido em vários tipos: de produção, de movimentação e de requisição.

O de produção cuidava da concentração nos recursos necessários para a criação de um resultado, com informações visíveis para quem desempenhava essas operações. Em se tratando do cenário original — o automobilístico, referia-se ao conjunto de peças necessário para uma certa parte do desenvolvimento.

Ao passo que o de movimentação gerenciava a comunicação e interação entre o cliente e o fornecedor, garantindo sempre o foco na eficiência. Ou seja, se preocupa com a próxima fase da cadeia operacional. A requisição, por sua vez, era sobre o tipo e o número de itens que o processo seguinte deveria retirar do estoque.

Hoje, sua usabilidade foi expandida para os mais diversos formatos de projetos, sofrendo adequações específicas para cada finalidade.

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Quais são seus benefícios?

Veremos agora os principais benefícios do sistema Kanban.

Menor burocracia e gasto de tempo

Com o Kanban, os processos se tornam mais claros e são decompostos facilmente em etapas visíveis, conforme dissemos anteriormente. Por isso, a burocracia e a complexidade são eliminadas. A principal consequência é a diminuição considerável do time to market, com uma produção enxuta e eficaz que valoriza apenas os pontos necessários para alcançar os objetivos.

Um dos fatores que contribuem para essa melhoria é a redução de ociosidade, pois as pessoas conseguem visualizar mais facilmente o que precisa ser feito. Com o quadro, a ideia é que todos os membros sejam úteis o tempo todo, seja resolvendo problemas ou trabalhando nas atividades mais importantes. Os membros da equipe conseguem ser mais produtivos, pois sabem bem o que acontecerá adiante e o quanto falta para encerrar aquele ciclo.

Com o quadro de post-its bem posicionado, os colaboradores o visualizam frequentemente, sendo possível manter o foco. As metas são simples e claras, o que contribui com a motivação e engajamento de todos os membros. Ademais, ver as tarefas mudando de coluna, do “a fazer” para o “feito” faz com que os colaboradores se sintam motivados pela sensação de estarem sendo produtivos, o que também é importante. 

Desse modo, é possível alcançar os fundamentos da entrega contínua, um valor importante para as metodologias ágeis.

Redução da necessidade de documentos formais de controle

O quadro visual do método dispensa a necessidade de documentação formal excessiva, e que preceda a ação — até porque o objetivo da estratégia é ser menos formal. Utiliza planejamentos mais específicos, e menos gerais. O propósito é ser ágil e focado em flexibilidade, a fim de possibilitar o gerenciamento rápido de crises e mudanças.

Melhoria da comunicação

Como já falamos, não sobram ruídos de comunicação com o Kanban. Com os quadros disponíveis em lugares por onde todos passam várias vezes ao dia, as informações expostas através de mensagens curtas e diretas e a possibilidade de conferência recorrente, a atualização é constante. É só bater o olho e que dá para identificar em que parte do processo cada colaborador está. Assim, todos conseguem falar a mesma língua e entender o que é preciso de modo a alcançar o que foi planejado.

Com a digitalização, é cada vez mais comum utilizar quadros Kanban digitais, que podem ser acessados pela equipe pela internet. Neste sentido, algumas das ferramentas mais utilizadas são o Trello e o Microsoft Planner.

Mensuração

A visualização de tudo também otimiza o controle do fluxo, a valorização de feedbacks, o foco na colaboração e o uso de estratégias de mensuração. Podem ser usadas métricas como o Lead Time — tempo entre o início e o fim de uma tarefa, e a vazão — quantidade de atividades finalizadas em um certo período. É viável, inclusive, utilizar ferramentas visuais para controlar esses indicadores, de modo a estabelecer uma transparência ainda maior e mais eficaz.

Assim, o gestor monitora constantemente os resultados e pode trabalhar em ajustes para entregar produtos/serviços em menos tempo.

Simples, barato e de fácil aplicação

Outras vantagens são sua facilidade e baixo custo de implantação. Afinal, é uma filosofia simples de compreender e de aplicar, com apenas uma estratégia visual que concentra todas as atenções.

Concluindo, o sistema Kanban é essencial para otimizar a produtividade das empresas. É simples, fácil de utilizar, organiza atividades, melhora a comunicação e melhora a produtividade.

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Descubra também como utilizar o Microsoft Planner para aplicar o Kanban para gerenciar o trabalho de sua equipe, principalmente se ela estiver em home office ou distribuída, lendo este artigo:

Conheça o Microsoft Planner: organize o trabalho em equipe e seja mais produtivo

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