implementar gestão de projetos

Confira o passo a passo de como implementar gestão de projetos na empresa

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A falta de uma cultura organizacional sólida na empresa é capaz de afetar os resultados de seus negócios. Atrasos, recursos limitados e outras situações desconfortáveis podem ser contornadas ao implementar a gestão de projetos na sua empresa.

Neste artigo, queremos apresentar a você um passo a passo para a implantação de projetos na sua empresa. Continue a leitura e entenda um pouco mais sobre o processo.

Importância de implementar a gestão de projetos

Antes de entrar propriamente no assunto de implementação de projetos em uma empresa, é preciso entender a importância e os benefícios dessa ação. Afinal, são os seus negócios que estão em jogo, portanto é preciso tomar as medidas certas para obter êxito nos projetos.

Uma má gestão ou a ausência desse tipo de cuidado podem encarecer o projeto e gerar atrasos no planejamento, além de tornarem mais difícil o caminho para atingir o objetivo proposto. Já um bom gerenciamento permite que clientes e equipe permaneçam unidos, satisfaz os anseios dos stakeholders e cumpre prazos, sendo fiel ao escopo e ficando dentro orçamento.

Uma boa gestão trabalha no sentido de alinhar os objetivos dos projetos à estratégia dos negócios da companhia. No caso de desvio dos objetivos, o gerente de projetos é o responsável por fazer com que o processo retome seu sentido original.

Além do mais, riscos existem em qualquer projeto e só terão a palavra final sobre sua qualidade se não forem bem gerenciados. Entre as qualidades de uma boa gestão, está fazer com que os problemas se tornem contornáveis e ações corretas sejam implantadas no tempo ideal.

É imprescindível, portanto, que a implementação da gestão de projetos ocorra de forma ordenada, respeitando a alguns pontos que aumentam as chances de sucesso no projeto.

Passo a passo para para conduzir essa implementação

Chegou o momento de saber um pouco mais sobre o procedimento de colocar em prática uma gestão de projetos eficiente, que ajude a empresa a alcançar os seus objetivos. Os pontos a seguir não podem ser deixados de lado na hora da implementação. Confira!

Estabeleça uma metologia

Um passo fundamental para implementar a gestão de projetos com sucesso é o estabelecimento de uma metodologia. Dessa forma, é possível ter maior visibilidade dos pontos falhos, das ações frutuosas e daquilo que pode (ou não) ser replicado na execução de um novo projeto.

Outro aspecto importante é que, com uma metodologia, existe um maior controle de recursos e tempo. Assim, o projeto é entregue no prazo, com custos dentro dos valores orçados inicialmente e a qualidade correspondente às expectativas.

Pode-se argumentar que um processo padronizado para a execução de determinado projeto mina a criatividade das equipes, afinal elas vão se restringir a uma abordagem pré-definida. Ou, então, que os projetos são variáveis, por isso não faz sentido adotar uma metodologia, sendo que o custo será maior se ele tiver que seguir uma metodologia e controles.

Mas a verdade é que essas alegações sustentam exatamente o contrário. De fato, o excesso de criatividade pode interferir no aumento de variabilidade do projeto, diminuindo as chances de obter sucesso e alcançar o objetivo esperado. A criatividade é muito importante, mas precisa ser dosada para não comprometer os resultados.

Quanto ao fato das características dos projetos serem variáveis, a necessidade de uma metodologia é indiscutível. Isso porque são os processos e métodos que darão um caráter consistente. Um procedimento padrão deve se adaptar à realidade de cada projeto e permite identificar erros e evita que sejam replicados.

A previsibilidade é chave para entender que a última alegação não faz tanto sentido. Se formos pensar em termos de custos, veremos que é mais complicado observar e avaliar os gastos com a ineficiência do que o orçamento para implantar uma metodologia de execução dos projetos. Assim, uma padronização acaba se tornando garantia de qualidade e, ao mesmo tempo, economia.

Na hora de escolher uma metodologia de gestão de projetos, é importante considerar fatores como o mercado de atuação da empresa, o número de pessoas envolvidas na realização do projeto e a cultura organizacional da companhia. As metodologias de gerenciamento de projetos mais conhecidas são:

  • Scrum;
  • Waterfall;
  • Agile;
  • Prince2;
  • PERT;
  • Adaptive Project Framework;
  • TenStep;
  • Zoop;
  • Methodware;
  • MPMM;
  • DMADV;
  • DMAIC;
  • Kanban;
  • Project Model Canvas;
  • Extreme Programming (XP).

Não importa qual metodologia seja adotada por sua empresa, pois o que vale é que o método escolhido atenda às necessidades de sua companhia e produza os resultados desejados. Aliás, a combinação de metodologias e outras ramificações também é capaz de produzir bons resultados.

Outra dica é implantar a metodologia gradualmente. Implantar uma metodologia completa exige uma mudança de cultura muito grande na empresa. As pessoas precisam de tempo para entender e praticar novos conceitos, é necessário treinamento e reforço. Uma mudança muito brusca pode acarretar resistências à mudança.

Implantar uma metodologia é um projeto!

Verifique a infraestrutura

Tão importante quanto o projeto a ser desenvolvido é o ambiente em que será executado. Nesse aspecto, é sempre bom revisar a infraestrutura: ambiente de trabalho, hardware, software e os sistemas de comunicação.

Assim, quando o projeto for iniciado, os problemas que poderiam surgir de deficiências da infraestrutura terão sido consertados ou ficarão mais facilmente contornáveis. Com as falhas corrigidas, não vão aparecer atrasos no cronograma e a qualidade do projeto será assegurada.

Faça uso de um software

Ainda que exista certa resistência quanto ao uso de programas voltados para o gerenciamento de projetos, a verdade é que eles são capazes de auxiliar na resolução de uma gama de situações que pode surgir durante a implantação e a execução de um projeto. Com um aplicativo do tipo, é possível:

  • otimizar a comunicação entre os envolvidos;
  • gerar eficiência pela centralização de documentos e informações dos processos;
  • com hospedagem na web, é permitido o acesso dos colaboradores de qualquer lugar;
  • rastrear informações;
  • ter maior controle dos dados;
  • melhorar as estimativas com cálculos mais precisos;
  • otimizar a gestão de recursos;
  • realizar análises avançadas.

Alguns softwares inclusive já trazem a facilidade de capacitação dos usuários. Além disso, é importante ressaltar que não se trata de ter vários softwares (aliás, isso pode atrapalhar o desempenho do projeto), mas apenas um que considere o gerenciamento de forma completa.

Defina o escopo do projeto

Delinear o escopo do projeto é fundamental, pois é ele que determinará o que deve ou não ser feito. A partir do escopo, serão definidas quais as tarefas necessárias para chegar ao produto ou serviço estabelecido.

Sem esse cuidado, fica fácil se perder em discussões sobre as funcionalidades que tornariam o resultado do projeto perfeito. Esse recurso serve de guia realista sobre o que realmente precisa ser desenvolvido, mirando em metas tangíveis e com maior probabilidade de alcançar uma solução que responda às expectativas dos envolvidos no processo.

Por meio do escopo, também é ponderado o que será adicionado ou retirado ao longo do desenvolvimento do projeto. Além disso, fica fácil gerenciar se algum imprevisto ocorrer e alguma mudança necessária precisar acontecer.

Essa estrutura serve de base inclusive para estimar melhor os custos e o prazo da evolução do projeto. Por esse e pelos demais motivos apresentados, o escopo tem grande relevância aos stakeholders e é crucial para garantir a eficiência do trabalho que será feito.

O escopo deve estar alinhado aos objetivos do projeto e da empresa e é importante que a metodologia contemple a disciplina de gerenciamento de escopo. Nós costumamos falar que a única certeza com relação ao escopo de um projeto é que ele vai mudar.

Algumas práticas ajudam a desenvolver o escopo do projeto corretamente. Vamos apresentá-las para que você tenha maior clareza sobre como elaborar um bom escopo para os projetos da sua empresa.

Elabore um PGE

O plano de gerenciamento de escopo (PGE) é o documento que contém as informações relativas ao desenvolvimento, monitoramento, controle e verificação do escopo. Ele é elaborado levando-se em consideração os seguintes processos:

  • programar o gerenciamento do escopo: registrar como ele será determinado, verificado e controlado;
  • estabelecer os requisitos: registrar as necessidades dos interessados para alcançar o objetivo do projeto;
  • delinear o escopo: fazer uma discriminação minuciosa do projeto e do produto;
  • elaborar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP): dividir as tarefas e os produtos em partes de mais fácil gestão;
  • ratificar o escopo: efetivar a admissão dos produtos do projeto;
  • controlar o escopo: monitorar e gerir modificações na linha de base do escopo.

Prepare o termo de abertura

O termo de abertura ou, como aparece várias vezes, Project Charter é o documento que permite ao gerente de projetos iniciar os trabalhos. Trata-se do registro que consuma a autorização de um projeto.

Vale lembrar que o termo de abertura deve ter também a aprovação do principal provedor de recursos. Afinal, o avanço dos trabalhos acarreta custos e, por isso, é necessário que exista o aval do patrocinador antes de iniciar a realização das tarefas.

Esse documento precisa conter as seguintes informações:

  • a definição do gerente de projetos;
  • as condições para atender às necessidades primárias de todas as partes envolvidas;
  • as carências dos negócios;
  • as finalidades e justificativas para a realização do projeto;
  • um cronograma breve
  • a descrição de atuação das partes envolvidas;
  • as organizações operacionais;
  • um orçamento resumido.

Embora o termo de abertura possa conter essas informações de forma resumida, é importante que traga os detalhes básicos para a aprovação (ou não, dependendo do caso) do projeto.

Registre os requisitos

O gerente de projetos é o responsável por questionar quais são as necessidades e como elas estão vinculadas aos objetivos. É sempre preciso começar pela descrição ampla e passar para uma descrição mais minuciosa conforme evolui o projeto.

Nessas circunstâncias, é importante evitar ambiguidades nas descrições, sempre utilizando uma linguagem clara e objetiva. Recomenda-se adotar parâmetros mensuráveis para evitar qualquer subjetividade.

Revise os ativos de processos organizacionais

Procurar os ativos de processos organizacionais é fundamental, principalmente quando a empresa tem experiência em gerenciamento de projetos. Quanto mais madura for a companhia nesses processos, maior será o impacto dos ativos.

Os ativos organizacionais são aqueles relacionados aos processos de negócios e, dependendo da organização da empresa, de fácil acesso. Veja alguns exemplos:

  • diretrizes, procedimentos, normas e políticas internas, planos formais ou informais;
  • regulamentos dos vários departamentos da organização, procedimentos de qualidade, relatórios de auditorias, listas de verificação;
  • critérios de comunicação, gerenciamento de questões e defeitos, controles financeiros e tratamentos de riscos;
  • materiais e arquivos de projetos antigos.

Com essas informações, é possível planejar e executar projetos — sem contar que elas constituem a documentação de um conhecimento que a empresa já tem em gerenciamento. Inclusive, trata-se de uma maneira de evitar falhas no desenvolvimento dos projetos futuros.

Conheça os stakeholders

Quando um projeto é desenvolvido, a equipe não é a única envolvida. Em diferentes graus de atuação, clientes, fornecedores, instituições financeiras e os chamados stakeholders participam do processo e, por isso, precisam ter suas expectativas gerenciadas.

É preciso lembrar que todos esperam algo do projeto. Conhecendo melhor os anseios de cada parte, é possível construir um cronograma adequado, assim a entrega do produto acontecerá dentro do prazo estabelecido e com a qualidade desejada.

Monte a equipe

Além dos stakeholders, existem os membros da equipe, que precisa ser formada de maneira criteriosa. Caso contrário, alguns problemas podem surgir, impactando negativamente no andamento do projeto.

Pense na hipótese de um membro estar de alguma maneira insatisfeito e não querer colaborar com o projeto. Pois é: mais cedo ou mais tarde, ele pode dificultar sua evolução de determinada forma. Nessas horas, é de grande importância que o gerente de projetos conheça bem as inclinações dos colaboradores.

Outro aspecto a ser considerado envolve as habilidades de cada um, que são especificadas na definição do escopo do projeto. Uma boa equipe é composta por pessoas que têm conhecimento e/ou experiência nas diversas áreas contempladas pelo projeto.

Quando há bastante conhecimento técnico envolvido, é necessário dar atenção ao surgimento da figura do “líder de projeto”. Normalmente, esse profissional é um colaborador sênior, com grande experiência e capacidade de liderança. Ele pode ajudar na gestão dos demais técnicos, com ideias que geram economia de tempo ou recursos.

Detalhe as funções e o desempenho esperado

São muitas as pessoas que não sabem exatamente qual é o papel que desempenham dentro de um projeto. Quando designadas para uma função, acabam aprendendo com os erros, observando os outros e detectando maneiras secundárias de aprendizado.

No entanto, o tempo que a pessoa perde tentando aprender a realizar suas funções de forma secundária pode acarretar atrasos e falhas desnecessárias. Assim, é fundamental que cada papel seja minuciosamente descrito, além de ficar claro o desempenho esperado pelo colaborador no exercício daquela função.

Nesse sentido, é crucial que a função de gerente de projetos também seja esclarecida a todos os outros colaboradores. Afinal, trata-se de uma medida que ajuda a minimizar os riscos de aparecerem conflitos que comprometam a eficiência e a qualidade do projeto.

Promova a capacitação da equipe

Detalhadas as funções e com todos sabendo o que é esperado de cada um, chegou a hora de investir na capacitação dos componentes da equipe. Essa etapa é muito importante para o crescimento e desenvolvimento de todos os membros do time.

A capacitação tem como base a descrição das funções dadas, com o objetivo de aprimorar as competências dos membros e estimular interações entre eles. Dessa forma, é possível alcançar o melhor desempenho dentro do projeto.

De acordo com o trabalho, os deveres, as funções e as tarefas, a organização pode desenvolver um programa que capacite individualmente os colaboradores para o projeto em questão. O importante é que tudo corra em tempo hábil para seu início.

Por exemplo, quando iniciamos um projeto de implantação de software, uma das primeiras tarefas do projeto é capacitar os key users nas funcionalidades mais utilizadas da nova ferramenta e nas capacidades de parametrização e customização.

Defina métricas

As métricas são fundamentais para implementar uma gestão de projetos, pois vão indicar o desempenho de cada etapa e ajudar a melhorar os resultados. Elas também servem de direcionamento à equipe.

Outra vantagem do uso dos indicadores é o fato de servirem como histórico de projetos realizados, sendo a base para o sucesso de projetos futuros. Dessa forma, a companhia pode encontrar com mais facilidade as falhas e os acertos cometidos durante a execução do projeto. Veja a seguir alguns indicadores utilizados na gestão de projetos.

Calcular e manter as métricas (relatórios) de um projeto atualizadas requer bastante esforço. A utilização de um software para gerenciamento de projetos é particularmente útil neste quesito, poupando muito tempo da equipe.

Prazo de entrega

Esse é um elemento crucial para a avaliação do projeto, já que define se será possível concluí-lo dentro do prazo acordado. Atrasos na conclusão de etapas e tarefas podem significar a necessidade de mudanças para que o projeto seja entregue no tempo acordado.

Estabeleça formas de monitorar esse indicador. Imprevistos acontecem, mas, com uma boa gestão, o processo não será afetado negativamente.

Se o monitoramento do prazo de entrega é realizado constantemente, é fácil detectar desvios enquanto eles ainda são pequenos, sendo muito mai fácil corrigi-los. Um erro frequente é não monitorar o andamento do projeto e só comunicar o atraso quando ele já é muito grande e irreversível. Tão ou mais ruim que o atraso é a não tratativa ou comunicação do atraso com antecedência.

Produtividade

Monitorar o tempo de entrega entre uma etapa e outra permite que tudo permaneça de acordo com aquilo delineado no escopo do projeto. Afinal, a porcentagem do tempo total necessário para o término deve estar presente no escopo.

O fato de as etapas serem concluídas de acordo com o previsto é uma forte indicação de que o projeto será entregue no prazo estimado inicialmente.

Recursos

Estabelecer métricas para avaliar o uso de recursos é uma forma de evitar que os investimentos iniciais e o limite fixado previamente sejam ultrapassados. Isso também serve para gerar economia por meio da redução dos gastos desnecessários, investindo nas áreas do projeto que realmente necessitam.

Cabe ressaltar que o uso dos recursos precisa ser avaliado ao findar de cada fase. Assim, será possível realizar os ajustes necessários ao êxito do projeto.

Maturidade

Alguns aspectos do projeto indicam seu grau de maturidade, mas também são fortes indicativos dos pontos que precisam ser melhorados, como:

  • rotatividade de profissionais;
  • número de colaboradores capacitados;
  • percentual de projetos exitosos;
  • número de envolvidos;
  • valor agregado à companhia.

Se esses aspectos receberem a devida atenção, será possível determinar o que é preciso fazer para desenvolver a cultura organizacional da empresa.

Valor agregado

Ao término de cada fase do projeto, é importante verificar o valor agregado e, em sua conclusão, avaliar o índice de satisfação do cliente e o retorno sobre o investimento.

São esses fatores que vão indicar se os projetos estão de fato contribuindo com o crescimento da empresa. Assim, é fundamental que tais indicadores sejam sempre avaliados pela equipe ao concluir cada projeto ou etapa.

Qualidade

Ter um indicador que avalie a qualidade dos processos (concluídos ou em andamento) dentro de um projeto ajuda a manter a qualidade do trabalho realizado e serve de garantia que a solução a ser entregue tenha a qualificação esperada.

Além disso, com tal tipo de indicador, é mais fácil que a própria equipe busque automatizar os processos, garantindo a qualidade na entrega do produto.

Monitore os riscos e resultados

Um boa gestão de projetos vai se preocupar em diminuir os riscos ou impactos provocados por eles caso eles se tornem reais. Após listar os fatores de risco, é muito importante que se estabeleça um plano para enfrentá-los.

O gerenciamento de questões (issues) está intimamente ligado com o monitoramento dos riscos. Pequenas questões não devem ser subestimadas. Muitas vezes, as questões não são acompanhadas e monitoradas, transformando-se em riscos para o projeto.

O monitoramento de riscos tem a missão de avaliar a probabilidade de ocorrerem, o impacto que terão no progresso do projeto e ações para contorná-los. Quando os planos de ação são postos em prática, há o que chamamos de controle de riscos, de maneira que um relatório de status é gerado com essa atividade.

Sinais de que a empresa precisa implementar a gestão de projetos

Tão importante quanto implementar a gestão de riscos é saber quando a empresa apresenta os sinais de que essa atitude precisa ser tomada. De maneira geral, as companhias têm uma boa ideia do que seja uma cultura eficiente de gestão projetos.

Mas, quado isso não acontece, uma série de alertas surge para indicar que a organização precisa rever sua gestão de projetos e promover intervenções capazes de garantir o sucesso dos próximos. São esses os sinais:

  • impressão de que os projetos errados estão sendo perseguidos;
  • atrasos frequentes em projetos;
  • projetos com gastos excessivos e sem retorno;
  • equipe de projetos sub alocada;
  • casos isolados de excelência em gerenciamento de projetos;
  • níveis excessivos de conflitos entre departamentos;
  • gerentes de projetos continuamente frustrados;
  • casos pontuais de êxito nos projetos
  • equipes de projeto que iniciam do zero a cada novo projeto;
  • falta de melhorias contínuas nas maneiras de gerenciar um projeto;
  • a ideia de que o gerenciamento de projetos é mais um incômodo do que facilitador.

O problema para muitas instituições é reconhecer que esses sinais podem vir de várias fontes. Analisar cada um buscando uma causa única pode ser muito dificultoso. Assim, caso esses problemas sejam amplos o suficiente ou a empresa ainda esteja nos estágios iniciais de implantação de uma cultura de gerenciamento de projetos, talvez seja mais interessante rever os fundamentos.

Embora pareça um tarefa árdua, implementar a gestão de projetos em sua empresa significa investir na qualidade das soluções desenvolvidas. De certo modo, trata-se da receita de sucesso para projetos futuros.

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