Implantação de ERP: veja como fazê-la na sua empresa!

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Empresas que desejam fazer uma implantação de ERP devem passar por criteriosas avaliações internas antes de decidir pela contratação. Isso é necessário porque as soluções disponíveis hoje no mercado são muitas. Além disso, cada um desses sistemas apresenta vários módulos, e somente aqueles necessários devem fazer parte do benefício contratado.

Neste artigo, mostraremos a você exatamente como fazer a escolha ideal, pois esse é um dos passos de uma implementação de sucesso. Nele, você saberá exatamente o que é um processo de implantação para, a partir dessa informação, conhecer os passos que deve trilhar.

Ao final, ainda receberá uma dica bônus sobre qual parceiro de negócios deve buscar para essa empreitada. Não espere mais: leia agora mesmo!

 

O que é uma implantação de ERP?

Independentemente do tamanho de uma empresa, ela sempre contará com alguns departamentos que precisam ser gerenciados para que o objetivo da companhia seja cumprido.

Nesse sentido, a organização pode optar por ter modelos próprios de controle e gerenciamento (como planilhas e documentos locais) ou fazê-lo por meio de um ERP. A sigla vem da expressão em inglês “Enterprise Resource Planning” — Sistema de Gestão Empresarial.

Ao optar por sua implantação, uma empresa passa a contar com a integração de seus departamentos e com a concentração dos dados em um único sistema. Isso pode fazer grande diferença no fluxo de trabalho de todos os processos da companhia, visto que as informações podem ser encontradas em um único local.

 

Como deve ser feita a implantação de um ERP?

Acompanhe, a seguir, as etapas fundamentais do processo de implantação de um ERP em uma organização. Seguindo-os, suas chances de sucesso aumentarão consideravelmente.

 

Mapeie os problemas

Um sistema ERP tem uma grande capacidade de lidar com problemas e contornar situações difíceis para o dia a dia de uma organização. No entanto, essa não pode ser uma adoção a esmo. É necessário saber exatamente a que se propõe esse tipo de contratação.

E para que esse objetivo seja atingido, você deve mapear todas as eventuais deficiências de sua empresa, os pontos de gargalos e os problemas que ocorrem com mais frequência. Dessa forma, é possível fazer a implantação de um ERP altamente customizável e que atenda às reais necessidades da organização.

 

Faça a definição de escopo

Definir o escopo de uma implantação de ERP significa saber a qual propósito a ideia se compromete. Isso faz com que seja de conhecimento comum quais serão os problemas solucionados: ter maior controle financeiro, ou dar suporte à expansão de um setor ou de um grupo de operações previamente planejadas, por exemplo.

Isso tudo ajudará em dois aspectos da implementação: velocidade e dispêndio de recursos. Sabendo exatamente qual é o escopo, é possível contratar a solução na medida certa. Com isso, não será gasto mais tempo do que o necessário para atingir o objetivo.

 

Avalie todas as opções

Após definir os problemas que serão solucionados e o escopo ideal da aplicação, chega o momento de procurar no mercado o sistema de ERP que mais se adéqua ao que foi definido anteriormente. Esse é um passo de muita importância para evitar contratações desnecessárias e que não terão aplicação prática para a organização.

Existem opções tanto de softwares locais que rodam a partir das máquinas das empresas como também softwares em nuvem. São os chamados ERP’s de modalidade SaaS (Software as a Service). São sistemas que rodam por meio da internet e estão acessíveis a partir de qualquer computador que tenha a devida conexão.

 

Migre os dados

Depois que o sistema ideal foi escolhido, chega um dos momentos mais delicados de uma implantação, que é exatamente a migração dos dados. Todas as informações da empresa devem passar para o banco de dados do sistema, a fim de que sejam devidamente gerenciadas a partir de então.

É importante pensar que a situação de sobrecarga é por demais indesejada. Ou seja, ela não deve ocorrer, sob pena de anular o intento da contratação do software. Dessa forma, convém fazer um estudo e identificar os dados que são realmente funcionais ao negócio e que terão aplicabilidade no ambiente virtual do ERP.

 

Conheça a infraestrutura

Você deve se atentar ao fato de que a empresa precisa estar preparada para receber a solução contratada. Nesse ponto, estamos falando de infraestrutura: máquinas com hardware que estão a altura de responder ao sistema e que existam em número suficiente para atender os funcionários. Além disso é necessário ter um sistema elétrico robusto e conexão veloz de internet.

Por fim, os recursos de escalabilidade devem estar presentes na solução escolhida. A empresa tende a crescer com a otimização de recursos e, com isso, é natural que ocorram mais contratações. Esteja certo de que o pacote contratado prevê a possibilidade de expansão futura.

 

Teste a solução

Com tudo feito, é o momento de realizar testes. Sua organização não pode ser pega de surpresa com a ocorrência de algum bug de sistema em meio a um expediente de trabalho.

Isso deve ser provisionado, e a melhor forma de conseguir isso é com a realização de testes. Simule o dia a dia de sua empresa e force essas situações. Isso dará confiança ao sistema e ao pessoal que operará o ERP.

 

Tenha um suporte contínuo

Ter suporte do fornecedor é algo indissociável à contratação de um ERP. Uma das razões disso são as atualizações necessárias para acompanhar a evolução do mercado em geral.

Além disso, pode haver situações nas quais é necessário a intervenção de um especialista. Nesse caso, convém estudar a assinatura de um contrato de suporte contínuo que preveja esse tipo de situação.

A implantação de ERP é um passo muito importante rumo ao crescimento organizado de uma empresa. Os processos rotineiros podem ser devidamente organizados mediante o uso de um sistema capaz de integrar todos os departamentos da organização.

Na hora de escolher um sistema, conheça as soluções da Smart Consulting, que oferece os melhores resultados por meio de suas ferramentas de ERP, como o Dynamics 365, que pode integrar diversos setores de uma empresa.

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