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Gestão de processos: 6 dicas indispensáveis para otimizar sua gestão

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Momentos desafiadores podem proporcionar oportunidades importantes para que as empresas se organizem internamente e se adaptem aos novos cenários. Para enfrentar algumas fases e se fortalecer nessa trajetória, é preciso estar preparado para realizar uma gestão de processos eficiente.

Neste post você entenderá um pouco melhor o que é e por que a gestão de processos é tão relevante. Além disso, você ainda conferirá dicas indispensáveis para usar esse recurso a favor da sua empresa. Ficou curioso? Então, fique atento e tenha uma ótima leitura!

O que é a gestão de processos?

A gestão de processos é um conceito que combina o melhor entre o gerenciamento dos negócios, dos fluxos de trabalho e da tecnologia. Seu objetivo é tornar as atividades rotineiras das empresas mais eficientes e precisas, reduzindo desperdícios, corrigindo falhas e melhorando a organização de forma contínua.

Para isso, são analisadas as atividades de todos os setores, indicando aquilo que pode ser modificado para que o fluxo de trabalho se torne mais simples ou mais satisfatório. Tais medidas dependerão do diagnóstico obtido.

Essa melhoria pode ser alcançada por meio da padronização de operações ou por inúmeros outros meios, como a eliminação de procedimentos desnecessários ou até mesmo a automação. Em geral, isso ajuda não apenas a melhorar a eficiência, mas também a motivação dos times de trabalho.

Como utilizá-la a favor da empresa?

Quer saber como utilizar a gestão de processos para alcançar resultados melhores na sua empresa? Confira!

1. Identificar os processos e mapear os fluxos

O primeiro passo importante para melhorar a sua gestão de processos é conhecer o cenário interno. Isso significa que você precisará se dedicar para identificar todos os processos da sua empresa, de ponta a ponta, mapeando os fluxos de trabalho.

Essa análise é o que vai permitir o reconhecimento de falhas e gargalos processuais. Nesse caso, você deve começar a olhar para o funcionamento do negócio, como um todo, e a entender quais aspectos podem ser melhorados ou mesmo excluídos. Pequenas modificações podem transformar as atividades em algo muito mais fluido e eficiente.

2. Investir em tecnologia

Quanto maior a empresa, mais complexos tendem a ser os fluxos de trabalho, há uma quantidade maior de fluxos e um volume maior de informações. Considerando isso, é pouco provável que as etapas de mapeamento e gestão sejam bem executadas sem o auxílio da tecnologia.

Não é impossível realizar a gestão de processos sem tecnologia, mas é muito mais difícil, lento e custoso para a empresa optar por essa alternativa. Um software adequado ao perfil e às necessidades da empresa pode ajudar a melhorar os procedimentos em todos os níveis, tornando as equipes mais produtivas e eficientes.

3. Implementar canais de comunicação

Não é só em relação à gestão de processos que a comunicação eficiente é relevante. Ela faz toda a diferença em todos os aspectos de uma organização. Por isso, é preciso investir não apenas na assertividade dos feedbacks, por exemplo, como também na facilidade da troca de informações entre setores e profissionais.

Desse modo, é necessário ampliar os canais de comunicação, explorando diferentes opções, desde os convencionais murais de recados até ferramentas de colaboração, chat, áudio e vídeo-chamada. Tornar a comunicação mais fluida e clara é algo que pode contribuir efetivamente para a melhoria dos processos.

4. Dinamizar as atividades diárias

As atividades rotineiras podem (e devem) ser combinadas com ferramentas que permitam dinamizar o dia a dia de trabalho e que permitam mobilidade. Hoje, dificilmente um profissional consegue exercer suas funções sem o uso de um smartphone ou notebook. Assim, é possível utilizar essas ferramentas para realizar ainda mais.

O ideal, nesse ponto, é disponibilizar o máximo de informações online e ainda desenvolver ferramentas, como apps de gestão, para que o trabalho possa ser realizado em qualquer local. Isso pode ser utilizado também como um fator motivacional, já que cerca de 93% dos profissionais se sentem mais motivados quando trabalham fora da empresa.

5. Preparar a equipe

Existem muitas ferramentas, metodologias e medidas realmente vantajosas para a gestão de processos. No entanto, para que elas sejam realmente efetivadas, é necessário que a equipe esteja preparada para incorporá-las no dia a dia de trabalho.

Sendo assim, é papel da empresa investir nessa preparação, desde a conscientização dos profissionais sobre a importância do alinhamento em relação aos processos até o treinamento efetivo para o uso das ferramentas. Isso qualificará a equipe e atribuirá ainda mais eficácia ao trabalho. Quando um processo é alterado ou um novo software é introduzido, é fundamental realizar uma boa gestão de mudança.

6. Monitorar os resultados

Defina algumas métricas e indicadores de acordo com os principais aspectos que podem determinar se a sua empresa está tendo melhores resultados ao longo do tempo. Isso é importante para checar a efetividade das medidas adotadas e ajustar aquilo que não está de acordo.

Essa é uma etapa extremamente relevante para garantir que a empresa aperfeiçoe seus processos internos continuamente. Sem esse monitoramento, uma alteração muito útil hoje pode se tornar obsoleta em alguns meses e a empresa sequer fica sabendo disso.

Qual é a importância da tecnologia na gestão de processos?

A tecnologia pode otimizar muitos aspectos dentro de uma organização. Isso ganha ainda mais ênfase quando pensamos na gestão de processos. Com uma integração eficiente entre os sistemas utilizados na empresa, é possível interligar os processos e as pessoas para que todos estejam alinhados, concluindo entregas mais efetivas.

Alguns dos benefícios que você pode ter ao combinar a gestão de processos com a tecnologia são:

  • agilidade na análise de cenários e tomada de decisão;
  • precisão na criação de indicadores de desempenho;
  • utilização de métricas como balizadores;
  • monitoramento dos processos em tempo real;
  • automação de alguns fluxos de atividades;
  • análise completa de dados;
  • flexibilidade e agilidade no tempo de resposta a eventuais problemas.

Softwares como o Power Apps, Power Automate, Dynamics 365 e Power BI podem ajudar muito na gestão de processos.

Conclusão

A gestão de processos precisa ser realizada obrigatoriamente na empresa. Cabe a você decidir se vai usá-la para “apagar incêndios”, ou seja, estar sempre correndo para reparar alguma falha, erro ou prejuízo; ou para tornar a sua empresa verdadeiramente competitiva.

Quanto melhores forem os seus processos internos, mais valor a empresa conseguirá entregar aos seus clientes. Além disso, a produtividade das equipes melhora, assim como a sua satisfação com um trabalho claro e bem desenhado.

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