gerenciamento de riscos em projetos

Como fazer o gerenciamento de riscos em projetos? Entenda aqui

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Gerenciar um projeto requer planejamento e uma preparação feita com antecedência. Esse processo envolve documentação, levantamento e análise dos aspectos relevantes, como escopo, orçamento, despesas, gestão de qualidade, interesse dos envolvidos, recursos, dentre outros. Contudo, é preciso também planejar possíveis mudanças nesses documentos iniciais, ou seja, as ameaças à continuidade das operações.

Nesse sentido, é importante conhecer formas de gerenciamento de riscos em projetos e entender como operar e executar suas ações. A partir desses princípios, as empresas são capazes de administrar possíveis eventos inesperados e soluções para problemas, para garantir o sucesso no final e a satisfação do cliente.

Se quiser saber mais para otimizar os seus processos e assegurar maior segurança, não deixe de conferir os tópicos seguintes.

O que é o gerenciamento de riscos em projetos?

Uma gestão que busca o controle de ocorrências indesejadas, que podem comprometer a continuidade e êxito dos projetos, prepara sua equipe para superar as ameaças que ofereçam resistência ao cumprimento do planejamento. Essa administração planeja, até mesmo, mudanças possíveis no planejamento inicial, de modo a otimizar os resultados.

Com o monitoramento e a avaliação dos riscos, e das estratégias de controle é possível garantir maior tranquilidade para os gestores e stakeholders (partes interessadas). Com tudo mais transparente, das oportunidades aos problemas, é possível visualizar viabilidades.

É importante frisar que, mesmo uma boa gestão de ameaças, nem sempre consegue evitá-las mas, ao menos, se prepara para tomar melhores decisões diante dessas ocorrências. Se a equipe se organizar para agir em casos de incidentes, terá como restabelecer a continuidade das operações e a ordem do processo como um todo.

Além disso, um controle mais rigoroso é fundamental para atenuar o impacto dos riscos. Se a empresa conseguiu prever que eles poderiam acontecer, e preparou ações de contingência, consegue eliminar os seus efeitos em tempo hábil, impedindo que tais problemas se tornem grandes demais. 

Desse modo também, ela assegura um gerenciamento mais efetivo dos recursos, dos custos e do prazo das entregas, controlando as crises e efetuando as mudanças necessárias no planejamento, durante o processo de execução.

Em suma, para o gerenciamento de riscos em projetos objetivo é necessário realizar um estudo prévio dos possíveis perigos, e de estratégias de mitigação, para evitar que a equipe seja surpreendida e consiga prosseguir. 

Como o controle de riscos deve ser feito?

Neste tópico, veremos como efetuar esse controle.

Planejar o gerenciamento dos riscos 

Planejar o gerenciamento de riscos é definir formas de identificar os problemas e escolher as estratégias que poderão ser utilizadas para avaliar e contingenciar essas ameaças. É nesse momento que o time escolhe também a metodologia e as ferramentas que serão adotadas.

Identificar os riscos

Com uma série de abordagens, como brainstorming, reuniões, coleta de dados, matriz SWOT e checklists, o gerente consegue levantar os principais perigos que podem interferir no projeto ou produção e no que foi planejado inicialmente. Nesse momento, a empresa não deve se preocupar com avaliação ou hierarquia, mas somente em insights que possam apontar os riscos principais. 

Realizar a análise qualitativa dos riscos

A próxima etapa é uma análise qualitativa — um levantamento aprofundado dos impactos possíveis de cada um dos riscos apontados na etapa anterior, bem como a divisão de ações para contingenciá-los de acordo com seu nível de periculosidade.

Após hierarquizar as ameaças com base no grau de probabilidade e de impacto, deve-se estabelecer ações mais urgentes para as mais perigosas, e assim por diante, até as menos perigosas. Esse estudo é realizado com coleta e análise de dados para predição, em reuniões com especialistas, entre outras ferramentas. 

Realizar a análise quantitativa dos riscos

A análise quantitativa, por sua vez, se preocupa com números. Nesse momento, o ideal é identificar de uma forma clara e numérica como cada problema pode afetar o projeto ou o negócio. Assim, é possível obter um senso ainda maior de urgência e uma visualização mais eficaz para os envolvidos.

Planejar respostas

Depois das análises, é necessário focar em estratégias de resposta aos riscos. Esse planejamento depende diretamente da hierarquia de ameaças, pois os de maior impacto carecem ser priorizados.

À partir daí, a companhia define como vai gerenciar cada crise e lidar com as mudanças. Em alguns casos, é essencial eliminar as causas com antecedência, em outros, o mais interessante pode ser aceitar o risco. Portanto, a escolha da ação depende de cada ameaça e o quão relevante ela é.

Acontecem situações em que a resolução daquela ocorrência excepcional é muito cara ou impossível para a organização, em outras o risco representa, na verdade, uma oportunidade.

Implementar plano de respostas

A fase de implementação consiste em colocar em prática o que foi determinado no planejamento das respostas. Envolve a solicitação de mudanças na documentação inicial e a devida atualização dos registros do projeto. 

Monitorar os riscos

O monitoramento consiste em acompanhar os riscos e suas respostas, bem como avaliar a eficácia dos processos de combate. Trata-se de uma ação de conferência em busca de dados para tomar decisão — que pode ser simplesmente continuar com as estratégias porque estão dando certo ou ajustar o que for necessário.

Quais ferramentas podem ser usadas?

Nas fases que mencionamos, diversas ferramentas são aplicadas. Falamos, por exemplo, da matriz SWOT, que detecta os pontos fortes e fracos do negócio, bem como as oportunidades e ameaças em uma forma visual, de uma matriz.

Da mesma forma, existe o “What If”, que consiste em realizar perguntas do tipo “e se” em reuniões e discussões sobre o projeto. Nesses debates, situações excepcionais surgirão e o ideal é que elas venham acompanhadas de abordagens contingenciais.

É possível usar listas de alertas também. Essa abordagem envolve a categorização dos riscos de acordo com a sua natureza, o que ajuda a melhorar ainda mais a visibilidade e organização. Por exemplo: riscos políticos, ambientais, tecnológicos, operacionais, entre outras classes.

O FMEA (Failure Mode and Effective Analysis) e a APR (Análise Preliminar de Riscos) também são conhecidos por ajudarem na identificação e avaliação dos perigos, com o propósito de atenuar seus impactos. O FMEA foca em falhas de processos, ao passo que o APR é uma tabela com os riscos, suas causas e consequências, sendo realizado, como o nome sugere, no início do projeto.

Também pode ser feito um fluxograma que estruture as ações de respostas aos incidentes, ajude a visualizar as etapas até um resultado, possibilitando que todos entendam o que será feito.

O gerenciamento de riscos em projetos é essencial para garantir que recursos, custos e prazos sejam administrados corretamente, mesmo quando mudanças e crises acontecem durante o processo. Assegura a redução das ameaças, bem como a diminuição dos impactos, entendendo bem como cada uma pode afetar a produção e desenvolvendo estratégias de respostas a essas crises. 

Gostou de aprender sobre isso? Então, aproveite para entrar em contato conosco e entender como as nossas soluções pode ajuda-lo.

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