Prince2: entenda sobre a metodologia de gerenciamento de projetos

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Desde sua concepção, em 1989, o Prince2 se tornou amplamente reconhecido e utilizado para gerenciamento de projetos. Trata-se de uma metodologia para organização de custos, riscos, tempo e consistência de um projeto, de modo a estimular a devida clareza e transparência para os envolvidos.

Aliás, justamente por conta dos diversos problemas que podem ocorrer em projetos e pela complexidade associada, a gestão com metodologia é uma ótima recomendação. Elas unem as melhores práticas para ajudar os gestores com uma visão do que funciona melhor e do que deve ser evitado, a fim de eliminar perda de tempo e de recursos.

Aprenda mais sobre o assunto! Acompanhe nosso artigo.

 

O que é Prince2?

Criado no Reino Unido, em 1989, pelo governo britânico, o Prince2 é uma famosa metodologia de gestão de projetos, utilizada atualmente em mais de 150 países, para diversos propósitos. Envolve alguns pilares, regras e boas práticas para guiar gestores e estimular controle e monitoramento de todos os componentes de um projeto, de maneira global e completa.

Dessa forma, o gerente conta com um guia para saber o que fazer e como desenvolver seus projetos. Também ajuda a estipular prazos, gerenciar pessoas envolvidas, finalidade, entre outros temas. Assim, é possível lidar melhor com a pressão por resultados, garantindo consistência de benefícios em todos os processos organizados internamente.

O termo é um acrônimo para “projetos em ambientes controlados”, o que transmite uma boa ideia do que é. O ideal é garantir a organização de tudo o que envolve aquela produção, de forma a prevenir os problemas e riscos mais comuns nessa área. Para isso, a metodologia propõe sete princípios, sete processos e sete temas o porquê, o como e o quê, respectivamente.

 

Vamos entender cada um desses elementos, a seguir. Comecemos pelos princípios, o guia que estabelece os fundamentos gerais de toda a produção.

  • justificativa contínua do negócio: trabalha com a necessidade de estabelecer um propósito principal para o projeto;
  • aprendizado com a experiência: para lidar com o projeto de maneira eficiente, é preciso seguir o que foi aprendido e tentar não errar mais de uma vez em um mesmo aspecto;
  • papéis e responsabilidades: define uma maneira de alinhar todos, como uma forma de impulsionar a produtividade;
  • gerenciamento por estágios: envolve a separação por fases para gerar um trabalho mais focado e organizado;
  • gerenciamento por exceção: trabalha com os imprevistos e eventos inesperados, de modo a gerar controle e reparação de maneira eficiente;
  • foco em produtos: visão mais proativa, com o objetivo de garantir qualidade no resultado;
  • adequação ao ambiente do projeto: é importante adaptar as diretrizes do Prince2 às demandas específicas de cada projeto.

 

Agora, vamos compreender os processos, que descrevem o ciclo do projeto, com as funções em cada momento. São eles:

  • iniciação: fase de análise e entendimento sobre a viabilidade do projeto, bem como coleta dos requisitos;
  • direção: relatórios, dados e outros elementos fundamentais para as decisões iniciais;
  • implementação: começo propriamente dito, com o planejamento inicial;
  • controle de etapas: andamento do projeto, com as decisões necessárias para avançar;
  • gerenciamento de entrega de produto: monitoramento das entregas ao final de cada etapa específica;
  • gerenciamento de limite de estágio: trabalha com eventos inesperados e gerencia a continuidade das operações;
  • fechamento: encerramento do projeto, com a garantia dos objetivos preestabelecidos.

 

Em seguida, vamos explorar os principais temas, que ajudam a guiar o planejamento:

  • business case: administra a finalidade comercial das atividades;
  • organização: cuida das responsabilidades e da prestação de contas;
  • qualidade: alinhamento do produto às expectativas e necessidades do contratante;
  • planos: definição dos motivos e da forma como o projeto será conduzido;
  • risco: levantamento e controle dos imprevistos que podem impactar o andamento;
  • mudança: trabalhar com as alterações no que foi definido;
  • progresso: gerenciar desvios do planejamento e garantir um controle mais estrito.

 

Quais os benefícios da metodologia?

Agora que já entendemos as divisões conceituais do Prince 2, vamos avançar nos benefícios de adotar essa metodologia.

 

Controle de recursos

O Prince2 é essencial para ajudar no controle dos recursos, bem como dos custos e do investimento em um projeto. Afinal, ao reunir as melhores práticas para guiar o gerente e estabelecer uma visão focada no produto, o método é crucial para viabilizar a garantia de eficiência nesse uso de equipamentos, tecnologia, bem como na alocação de pessoal.

Tudo é mais organizado, de acordo com etapas, com objetivos e com os estágios. Dessa forma, é mais fácil entender cada finalidade e o que será necessário para chegar aos resultados esperados em cada etapa.

 

Melhoria na tomada de decisão

Justamente por permitir uma divisão de etapas, como vimos na seção de temas, a abordagem estimula momentos específicos somente para análise e tomada de decisão. Dessa forma, é possível ter uma visão ampla, de modo a evitar os principais erros e assegurar um projeto eficiente e consistente.

Além disso, é possível enxergar o Prince2 como um manual para auxiliar a gestão nas decisões internas. Ao trabalhar com o norte oferecido pela metodologia, as empresas conseguirão sucesso em seus processos, com foco no que é realmente importante.

 

Escalabilidade e flexibilidade

Uma das grandes vantagens que contribuem para o sucesso dessa metodologia é, justamente, a flexibilidade e a escalabilidade. Desde sua concepção, ele pode ser usado para projetos enormes, bem como para iniciativas menores, em diferentes segmentos. Ou seja, é adaptável à necessidade de cada empresa, com uma garantia padrão de bons resultados.

 

Comunicação

Já que se trata de um manual para definir aspectos relevantes e um vocabulário único, o Prince2 funciona também como um método utilizado para otimizar a comunicação internamente. Pode ser usado para alinhar os membros com a clareza dos aspectos que devem ser respeitados por todos.

Como vimos, existe um foco em definição de papéis e responsabilidades, por exemplo, o que ajuda a esclarecer o que cada um deve fazer e como proceder nas situações diversas. Com uma visão clara sobre o propósito do projeto e sobre como ele deve ser conduzido, não há gargalos, e a produtividade é facilmente impulsionada.

 

Gestão de riscos

Riscos são inerentes aos projetos, porém, determinadas metodologias são cruciais para ajudar na gestão deles. O Prince2, especificamente, é essencial para garantir um controle das chamadas exceções à normalidade, como vimos, já que se trata de um dos seus princípios.

Com esse gerenciamento, a empresa consegue definir limites à atuação dos gerentes e ao que deve ser passado para os superiores. Dessa forma, permite o acompanhamento de imprevistos e a atuação efetiva acerca deles.

Além disso, a abordagem incentiva o diagnóstico dos projetos, com constante auditoria e avaliação dos pontos de risco. Essa questão otimiza o monitoramento e permite uma administração mais controlada.

A Prince2 é uma metodologia amplamente usada no mundo inteiro, com resultados claros para otimizar a gestão de projetos. Seus conceitos ajudam na organização de todos os fatores relevantes, que merecem atenção da gestão, bem como os elementos que constituem as bases de qualquer projeto. Desse modo, é possível alcançar o sucesso nesses empreendimentos.

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