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Trabalho de home office: quais artifícios e ferramentas utilizar durante o home office

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Com o avanço da tecnologia, a forma como as pessoas buscam informações, se comunicam e realizam tarefas diárias está mudando. Isso não afeta apenas a vida pessoal, mas também a maneira como os profissionais atuam.

Uma das grandes transformações nesse aspecto é o home office, também conhecido como teletrabalho. Isso significa que, no caso de muitas pessoas, a rotina de acordar e sair para o trabalho não é mais uma realidade, sendo substituída pelo escritório localizado dentro da própria casa do trabalhador.

Quer saber como funciona e quais são as melhores ferramentas para o trabalho home office? Então, continue a leitura e descubra!

O que é e como o home office funciona?

Home office é, basicamente, o trabalho realizado dentro de casa. Ele pode ou não ter um vínculo formal com empresas, ou seja, existem empreendedores individuais que realizam suas atividades dentro da residência. Porém, o que chama mais atenção são os profissionais que estão vinculados a uma empresa e usam o ambiente doméstico trabalhar.

É válido ressaltar que o trabalho em home office não significa menos atividades a serem realizadas ou ausência de controle por parte dos gestores e da empresa. Na verdade, apesar de haver a flexibilidade de horários em alguns casos, é comum que os trabalhadores precisem estar ativos no horário comercial (entre 8h e 18h).

O controle das horas trabalhadas e das metas também é realizado pela empresa. Inclusive, é bastante comum que os colaboradores precisem realizar reuniões online, registrar ponto de forma remota ou utilizar aplicativos de monitoramento em seus computadores.

Quais são os benefícios do home office?

O trabalho em home office oferece uma série de vantagens tanto para os trabalhadores quanto para as empresas. Não é à toa que esse é um dos benefícios mais desejados pelos profissionais brasileiros. Descubra abaixo quais são os principais deles!

Economia de tempo

Imagine um profissional que mora em São Paulo e precisa atravessar a cidade todos os dias para ir e voltar do trabalho. Ele provavelmente perde muitas horas do dia no transporte público ou dentro do seu próprio carro, sem contar com o estresse e o desgaste físico e mental que tal rotina pode gerar.

Esse é um dos grandes benefícios do home office. Quando o profissional pode trabalhar de dentro da própria casa, economiza o tempo de deslocamento diário, podendo investir em si mesmo. Além disso, ele evita todo o desgaste que o trânsito de uma grande cidade gera.

Em uma grande cidade, a economia pode ser enorme. Por exemplo, se você gasta 1 hora para ir ao trabalho e 1 hora para voltar para sua casa, trabalhando em home office 3x por semana economizaria 6h de tempo por semana. É tempo suficiente para fazer ginástica ou se aperfeiçoar em qualquer área. E vamos lembrar que em grandes cidades, normalmente o tempo total de deslocamento é bem maior que 1h…

Redução de custos

Imagine uma empresa com 100 funcionários, todos atuando na sede da organização. É preciso alugar um espaço grande para comportar toda a equipe, pagando as contas para a manutenção do local. Além disso, é necessário investir em mobília e equipamentos para todos.

Esses custos são reduzidos drasticamente no home office. Isso porque não é necessária uma estrutura física tão grande, que comporte todo o time. A empresa pode fornecer vouchers para que os colaboradores adquiram seus próprios móveis e equipamentos, o que ainda gera menos gastos em comparação à compra de equipamentos para o negócio.

Menos stress e mais segurança e sustentabilidade

Hoje em dia, o deslocamento nas grandes cidades é sempre fonte de stress e preocupação. Congestionamentos, transporte público lotado nos horários de pico, calçadas ruins, medo da violência fazem parte do dia-a-dia. Desta forma, reduzir deslocamentos pode diminuir muito o nível de stress e reduzir acidentes. Menos deslocamentos também reduzem o consumo de combustível, favorecendo a sustentabilidade.

Melhoria da qualidade de vida

Garantir a qualidade de vida dos colaboradores do negócio é essencial e, inclusive, um compromisso ético que o seu negócio assume com os profissionais que fazem parte dele. Nesse aspecto, o home office pode ser um grande aliado.

Isso porque tal modalidade de trabalho permite ao colaborador realizar suas atividades no ambiente doméstico, ou seja, em um local onde se sinta confortável. O profissional pode acessar todos os seus recursos pessoais durante o dia, sendo capaz de preparar a própria refeição no horário do almoço, por exemplo.

O fator principal que gera qualidade de vida é a redução do tempo de deslocamento. Afinal, com mais tempo livre, é possível cuidar da sua saúde e do desenvolvimento pessoal, além de passar mais tempo de qualidade com a família.

Aumento da motivação e produtividade

Com o conforto e a qualidade de vida, os colaboradores da empresa já começam o dia com mais animação e motivação para realizarem suas atividades. Além disso, se sentem valorizados pela organização, uma vez que passam a fazer parte de um grupo privilegiado de pessoas que trabalham dentro do próprio lar.

Dessa forma, a motivação e o engajamento do time aumentam, tanto em relação às atividades a serem desenvolvidas quanto à empresa como um todo. A consequência é um crescimento também da produtividade do time, que passa a gerar mais e melhores resultados para o negócio.

Imagine também, com quantos clientes você pode interagir de forma online ou presencial em uma manhã. A diferença de produtividade pode ser brutal.

Ganho de mobilidade

Já pensou em contar com colaboradores espalhados por todo o Brasil e, inclusive, pelo mundo? Isso eliminaria as barreiras geográficas para a contratação de profissionais de excelência em sua empresa, afinal você poderia encontrar talentos em qualquer lugar do globo.

O home office viabiliza essa condição. Afinal, se o trabalhador não tem que se deslocar até a sede da empresa, ele também não precisa residir na mesma cidade. Além disso, quando você implementa tal modalidade, permite que os colaboradores viajem a trabalho sem a necessidade de interromperem suas atividades.

Quais os problemas do home office?

Como tudo na vida, nada é perfeito. É claro que existem desvantagens no trabalho remoto.

Alguns artigos mostram que o trabalho remoto, embora possa aumentar a produtividade, pode diminuir a criatividade, pensamento inovador e a capacidade de trabalhar em equipe.

Desta forma é importante encontrar o equilíbrio entre o trabalho no escritório e em casa, além de lembrar que as pessoas possuem pensamentos e necessidades diferentes. É fundamental respeitar isto.

Usar ferramentas que apoiem a colaboração, comunicação e gestão também podem ajudar muito no trabalho à distância.

Como ser produtivo fazendo home office?

Como você pode perceber, o home office traz grandes benefícios para todos. Mas nem tudo são flores nesse sentido: é possível que, com a mudança, o profissional sinta dificuldades em se concentrar e manter a produtividade no ambiente doméstico.

Afinal, há mais estímulos externos, como família e atividades de lazer disponíveis 24 horas por dia. Também pode acontecer de os familiares não respeitarem o horário de trabalho do colaborador e, com isso, gerarem várias interrupções ao longo da jornada.

A boa notícia é que evitar a queda da produtividade é uma questão de hábito. Portanto existem estratégias que permitem a um profissional ser produtivo em home office. Descubra a seguir as principais delas:

  • tenha uma rotina bem estabelecida;
  • evite trabalhar de pijama;
  • separe um ambiente específico para o trabalho;
  • avise aos familiares que você está trabalhando e não pode ser interrompido;
  • alimente-se bem e evite comer na frente do computador;
  • tenha momentos de relaxamento;
  • cuide da sua postura;
  • saiba a hora de parar de trabalhar e evite comprometer os momentos de lazer.

Quais são as ferramentas mais úteis ao home office?

Além das estratégias comportamentais, ainda existem uma série de ferramentas que são grandes aliadas do trabalho home office. Elas podem ser imprescindíveis para a entrega das atividades diárias. Veja algumas abaixo!

Comunicação

A comunicação eficiente é essencial para que uma equipe de trabalho a distância realize seu trabalho. Descubra a seguir quais são as ferramentas mais indicadas nesse aspecto.

Microsoft Teams

O Teams é um aplicativo criado pela Microsoft, integrado ao Office 365. Ele permite que a empresa organize todos os grupos de trabalho em um só lugar, com uma comunicação fluida e direta.

O diferencial é a integração com a nuvem do Office. Isso possibilita que todos editem e compartilhem documentos entre os outros membros da empresa.

Slack

Outra ferramenta útil à comunicação interna de um time home office é o Slack. Trata-se de uma plataforma que pode ser usada no computador ou celular e funciona de forma semelhante a uma rede social, mas totalmente voltada para equipes de trabalho.

Dessa forma, os colaboradores da empresa podem criar grupos entre si, de forma a separar as conversas de cada uma das áreas. Também é permitido compartilhar documentos, independentemente da forma na qual eles estejam.

Videoconferência

Sua equipe precisa se reunir periodicamente para discutir soluções e resultados, por exemplo. Entenda quais são as ferramentas que viabilizam a realização de videoconferências entre os colaboradores!

Hangouts Meet

Se sua empresa usa o Gmail para se comunicar por email, o Hangouts Meet pode ser a melhor ferramenta. Ele permite que você realize videoconferências diretamente pela página do Gmail, sendo possível inclusive compartilhar arquivos durante a reunião e telas de computadores. Há até mesmo um chat que pode ser utilizado.

Zoom Meetings

O Zoom Meetings é um software que permite que você realize reuniões de até 100 pessoas por, no máximo, 40 minutos. É ideal para equipes pequenas e reuniões no modelo ágil. Além disso, ainda é possível gravar a reunião para visualizar posteriormente ou enviar a colaboradores que não puderam participar.

Microsoft Teams

O Microsoft Teams é a opção ideal se você utiliza o Office 365. Ele possui recursos avançados de segurança e privacidade, permite realizar reuniões online em áudio e vídeo, gravar e gerar transcrições, facilitando a geração de atas, enviar mensagens instantâneas e realizar eventos online com até 10mil participantes.

Organização de tarefas

Quando se fala em trabalho a distância, é essencial conseguir controlar e monitorar as atividades e os resultados do time, acompanhando o workflow das atividades realizadas. Separamos as ferramentas que você pode utilizar abaixo. Confira!

Microsoft Planner

O Planner é um serviço oferecido pela Microsoft que permite planejar projetos ágeis em um Kanban virtual, delegar tarefas e compartilhar arquivos dentro de um grupo de trabalho. Ele é integrado ao e-mail do profissional, que recebe notificações por esse meio de comunicação e também pode se integrar com o Microsoft Teams e o Microsoft Project.

Trello

O Trello funciona como um Kanban virtual, no qual é possível inserir as atividades a serem realizadas em colunas com o status de cada uma delas. Os colaboradores podem editar a plataforma coletivamente para acompanhar o status das etapas do projeto.

Asana

O Asana é uma ferramenta que funciona como lista compartilhada de tarefas. Nele, você pode adicionar as atividades que devem ser realizadas e o colaborador responsável por cada uma delas. Quando o membro do time termina a tarefa, deve marcá-la como concluída no software.

Assinatura digital de documentos

Existem documentos que precisam ser assinados por mais de um membro do time, de forma válida juridicamente. Para evitar a demora dos Correios em equipes a distância, é possível adotar uma das ferramentas de assinatura digital a seguir.

DocuSign

O DocuSign eSignature é uma aplicação permite a assinatura digital de documentos. É a solução pioneira para assinatura eletrônica e uma das ferramentas mais utilizadas no mundo.

Clicksign

Com o Clicksign, você é capaz de inserir assinatura digital com validade jurídica em documentos. O pacote gratuito permite realizar essa tarefa cinco vezes por mês.

Compartilhamento de arquivos

Trabalhar em home office também exige que os profissionais troquem documentos e até façam edições coletivamente. Abaixo, descubra quais são as ferramentas que ajudam nesse aspecto.

Google Drive

O Google Drive possibilita o armazenamento de quase todos os tipos de arquivo em uma única plataforma na nuvem. Várias pessoas podem editar os arquivos de modo simultâneo e todas as alterações são salvas automaticamente pelo sistema. Ele também pode ser sincronizado com o computador ou celular.

We Transfer

O We Transfer permite que você mande e-mails com arquivos maiores do que o permitido usualmente. É possível enviar para até 20 contatos de forma simultânea, utilizando o celular ou computador.

Dropbox

O Dropbox é uma plataforma de compartilhamento de arquivos em nuvem que funciona de forma semelhante à organização de arquivos no computador. É permitido incluir até 2 GB de arquivos na versão gratuita, sendo que você tem inclusive a opção de sincronizá-lo com o celular ou computador do colaborador.

Microsoft One Drive

One Drive é o serviço de compartilhamento de arquivos em nuvem oferecido pela Microsoft. Seu funcionamento se aproxima dos serviços anteriores, mas com o diferencial de permitir até 5 GB de armazenamento na versão gratuita. Algumas versões do Office 365 também incluem o OneDrive, com 5 TB de capacidade. O aplicativo do OneDrive para Windows permite que você sincronize pastas ou bibliotecas Sharepoint com seu computador e trabalhar da forma que você já está acostumado, utilizando o Explorador de Arquivos do Windows para gerenciar arquivos.

CRM e atendimento ao cliente

Seus colaboradores precisam entrar em contato com os clientes e atuar em processos de venda ou atendimento ao cliente? Algumas ferramentas são essenciais nesse aspecto, permitindo a integração do time e a execução do trabalho proposto.

Microsoft Dynamics 365

O Microsoft Dynamics 365 faz com que você integre todo o processo de marketing, venda, planejamento e execução de projetos, atendimento ao cliente e serviços de campo em um só lugar. Nele, é possível automatizar as atividades de marketing, como o trabalho de qualificação de leads e e-mail marketing, vendas, assim como realizar a gestão de contratos, elaborar propostas e uma série de outras funcionalidades relacionadas ao atendimento ao cliente.

O legal é que ele possui diversas integrações com o Microsoft 365, o que facilita muito o dia-a-dia da equipe.

Salesforce

É um sistema de conexão entre as empresas e seus clientes por meio da gestão desse relacionamento, desde o primeiro contato até o pós-vendas. Trata-se, portanto, de um CRM que une marketing, vendas e atendimento em um só lugar.

Pipedrive

O Pipedrive é um CRM para vendas que apresenta todas as etapas da relação com o cliente por meio de um Kanban virtual. Ele permite a automação de tarefas, gestão de leads e oportunidades, assim como o acompanhamento de todo o processo de contato e atendimento ao cliente.

Produtividade

Por fim, é preciso ter uma seleção de recursos que permitam aos colaboradores realizarem suas tarefas com eficiência. Descubra agora as principais ferramentas de produtividade disponíveis!

G-Suite

É um pacote de ferramentas do Google que inclui e-mail, confecção e edição de documentos e planilhas, agenda compartilhada, armazenamento de arquivos em nuvem (Google Drive) e conferência (Hangouts Meet).

Microsoft 365 (Office 365)

O Microsoft 365 é um serviço da Microsoft que oferece, além do Planner e do Teams, todo o famoso pacote Office em nuvem. Dessa forma, basta acessar o e-mail para utilizar os editores de texto, planilhas e apresentações.

Conclusão

Como você pode perceber, o trabalho home office oferece uma série de benefícios, mas também alguns desafios. Gerenciar os resultados dos colaboradores e manter a produtividade do time são dois dos principais deles.

Dessa forma, é imprescindível que você encontre as melhores ferramentas para a sua equipe e implemente-as em sua empresa. Isso garantirá que os colaboradores tenham acesso a tudo o que precisam para gerar os melhores resultados.

A Smart Consulting pode ser sua maior aliada nesse momento. Mais do que apoiar clientes nesta jornada, nós abraçamos a mobilidade e a flexibilidade há vários anos, movendo as aplicações que utilizamos para a nuvem.

Entre em contato com a gente agora mesmo e descubra todas as ferramentas que podemos oferecer para o seu negócio!

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