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Saiba como o ISE Business School se beneficiou com a implementação do Dynamics 365 da Smart Consulting

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Em 2012 começou a parceria de sucesso entre a Smart Consulting e o ISE Business School, que culminou na migração para o Dynamics 365 Online entre 2019 e 2020, contribuindo com os bons resultados da escola de negócios. Os pontos em comum entre a empresa e a Smart Consulting incluem a liderança, a flexibilidade e a excelência do trabalho.

Em outras palavras, é um relacionamento de longo prazo que traz vários benefícios para ambos os negócios. Para entender como o ISE Business School lidou com os desafios e as vantagens apresentadas, conversamos com a gerente de Comunicação e Marketing e de International Office, Carminda Tavares, e com o coordenador de TI/Projetos, Fábio Facchini. Acompanhe!

Como o ISE Business School conheceu a Smart Consulting?

O ISE Business School é uma Escola de Direção Geral associada ao IESE Business School — que pertence à Universidade de Navarra (na Espanha), considerada #TOP1 em Educação Executiva há 6 anos consecutivos no ranking Financial Times. A instituição oferece programas de educação executiva voltados ao C-level e líderes empresariais.

Atualmente, a escola possui programas abertos de educação executiva, que são internacionais, programas customizados, programas de imersão e programas focados, de curta duração. Além disso, oferece o único MBA executivo internacional no Brasil presente no ranking do Financial Times. Por isso, seu nível de educação é de excelência e exige um suporte tecnológico adequado.

Foi dentro desse contexto que Fábio Facchini conheceu a Smart Consulting. Ainda em 2012, o atual coordenador de TI/Projetos fez um treinamento sobre o Microsoft Dynamics CRM a pedido da diretoria da escola. O motivo foi a ferramenta então utilizada, que não atendia às demandas internas.

Durante a capacitação, Fábio conheceu um dos sócios da Smart Consulting, empresa parceira Microsoft Gold Customer Relationship Management. Com foco em implantação, customização, treinamento e suporte para o Microsoft Dynamics 365, foi fácil fechar a parceria. Na época, era usado o Dynamics CRM Local.

Desde então foram desenvolvidas novas funções, ainda sobre o antigo sistema, até chegar ao ISE Planner, um grande projeto que permitiu incluir um módulo de planejamento de aulas ao CRM. No entanto, a ferramenta ficou obsoleta e surgiu a necessidade de migração.

Quando percebeu a necessidade de uma solução para CRM e planejamento?

O ISE Business School usava o Dynamics CRM Local desde 2012. O programa sempre foi relevante para a escola de negócios devido à forma de captação dos clientes, baseada nos alunos que já tinham passado pelos programas. No entanto, o sistema era usado apenas como repositório.

Foi aí que surgiu o desejo de mudança. “Ao migrar de ferramenta, o grande interesse foi de que pudéssemos estabelecer um processo dentro do CRM. Além disso, queríamos integrar com outras ferramentas da Microsoft e o próprio LinkedIn Sales Navigator, usado pelo time de admissões da escola”, ressalta Carminda.

O projeto começou por volta de março de 2019. Após toda a parte de análise e estudo, iniciou-se sua implementação. Assim, foi percebido um aperfeiçoamento significativo dos processos, como destaca a gerente de Comunicação e Marketing do ISE Business School.

A grande evolução percebida ao migrar para o Microsoft Dynamics 365 foi relativa à possibilidade de gerir o processo de admissões para chegar a novos clientes. Também temos uma visibilidade mais clara por meio da geração de relatórios e ao Business Intelligence (BI). Hoje, contamos com uma forma integrada de visualizar os dados e a ferramenta é muito fácil de manipular, além de permitir atividades que antes não podíamos executar.

Por que optou por contratar a Smart Consulting?

O motivo principal foi a parceria estabelecida há vários anos. Como o ISE Business School já usava o software Microsoft Dynamics CRM Local e sabia da excelência das entregas da Smart Consulting, continuar o relacionamento era uma decisão natural — e acertada.

O trabalho foi conduzido de forma verdadeiramente conjunta, com o uso de metodologia ágil para as entregas. Assim, a migração não foi feita de uma vez, mas aos poucos. Em seguida, vieram os ajustes e as correções.

O projeto durou menos de um ano. A mudança começou em outubro de 2019 e as importações terminaram entre novembro de 2019 e janeiro de 2020.

Outro ponto que contribuiu para a escolha da Smart Consulting foi o apoio às exigências do ISE Business School. Fábio relata que a agilidade foi necessária em muitos momentos, mas as demandas sempre foram atendidas.

Em diversos momentos, precisamos de muita agilidade. Houve períodos em que demandei quatro ou cinco atividades pesadas e a Smart Consulting alocou várias pessoas para executar as funções. Além disso, a empresa sempre esteve de portas abertas. Nosso relacionamento é de parceria. Em situações de dificuldade na comunicação, eu passava um dia lá e trabalhava com a equipe. Por várias vezes, os colaboradores da Smart Consulting também vieram ao ISE. Esse modus operandi foi essencial para o resultado alcançado.

Como o ISE Business School se tornou um case do Dynamics 365?

O case de sucesso Dynamics 365 ISE Business School foi construído com base no relacionamento estreito entre o ISE e a Smart Consulting e das capacidades e integrações nativas do Dynamics 365 Online.

Em relação à Smart Consulting, o benefício é “o relacionamento de parceria até mesmo quando existem problemas. É mais do que um relacionamento de cliente e fornecedor. A Smart Consulting está presente e nos ajuda a evoluir no uso da ferramenta”, destacou Fábio.

No que se refere à ferramenta, pode-se destacar a integração com outros recursos corporativos, como:

Além disso, Carminda ressalta a possibilidade de mapear o processo e verificar o estágio do potencial cliente em relação ao seu nível de engajamento. Como os cursos do ISE Business School são personalizados, têm valor elevado e exigem emprego de esforço e disciplina, o ciclo de vendas é longo, de aproximadamente um ano. Portanto, o sistema precisava abranger essa particularidade.

Quais são os resultados obtidos com a implementação?

O primeiro aspecto foi a capacidade de agregar valor às áreas de negócio do ISE Business School. Inclusive, a instituição criou um comitê do CRM para tomar decisões que impactam a ferramenta e as áreas que a utilizam.

O segundo critério — e um dos principais — é a capacidade de extrair relatórios. A partir dos dados visualizados, fica mais fácil tomar decisões. Além disso, “há uma visão de como está a base de clientes. São aspectos estratégicos ainda pequenos e que estamos melhorando, mas temos muitas informações”, ressalta Fábio.

Carminda ainda complementa que os principais benefícios serão percebidos quando o comitê executivo usar os dashboards, o que deve acontecer já em maio de 2020. Os relatórios também facilitam o gerenciamento dos alunos que tiveram contato com os programas por meio da empresa em que trabalham.

Eles participam dos chamados Custom Programs e não podem ser abordados diretamente, exceto se quiserem receber informações de outros programas. “Pela primeira vez, também conseguimos colocar todos os clientes de Custom Programs no CRM e isso passa a ser uma base para gerenciar novos alunos”, ressalta a gerente de Comunicação e Marketing.

O case Dynamics 365 ISE Business School ainda fez com que o processo fosse mais bem gerenciado. Como é possível saber em qual nível de engajamento o potencial cliente está, torna-se viável segmentar melhor e ter mais clareza do histórico ao longo do tempo. Assim, o potencial é elevar a conversão.

A partir disso, é possível desenhar subprocessos para ativar a base de clientes de modo mais eficiente. Nesse cenário, os relatórios e dashboards trarão informações ricas para gerar ideias e criar abordagens personalizadas.

Por fim, há a integração com as demais ferramentas e o site do ISE Business School. “Com o Microsoft Dynamics 365, essa característica abriu diversos horizontes que não tínhamos quando usávamos o CRM anterior. Não podíamos usar o BI, relacionar com o LinkedIn, captar leads, entender nosso público. Agora ficou tudo mais fácil”, complementa Fábio.

Por que o ISE indica o Microsoft Dynamics 365 com a Smart Consulting?

Os principais benefícios são a parceria estabelecida e a capacidade de atender às diferentes demandas. Os ganhos ainda estão em evolução, mas tanto Carminda quanto Fábio relatam que o processo ficou mais maduro e profissional.

A integridade das informações também foi um dos pontos-chave, já que não existem mais duplicidades e erros. Tudo isso é oferecido por uma empresa próxima, verdadeiramente parceira e que está sempre presente para contribuir com o uso da ferramenta.

Assim, mais do que um case do Dynamics 365, o ISE Business School aumentou seu nível de excelência nos serviços prestados. Além de fornecer um atendimento melhor aos atuais alunos, a instituição teve a chance de aprimorar seus processos e alcançar voos mais altos.

É isso que você deseja para sua empresa? Entre em contato com a Smart Consulting para conhecer o Microsoft Dynamics 365 e outras soluções ideais ao seu negócio!

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