boas práticas de gestão de projetos

PMBOK: 10 dicas aprofundadas para aplicar boas práticas de gestão de projetos

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Se você já trabalha com gestão de projetos, sabe quais são as principais dificuldades enfrentadas no dia a dia e entende que contorná-las é crucial para entregar valor ao cliente e impulsionar os resultados lucrativos e competitivos da empresa. Por essa razão, é importante seguir padrões e ações estabelecidas, que orientam as equipes e viabilizam a criação de produtos alinhados aos indicadores de qualidade do mercado.

Nesse sentido, é interessante aplicar boas práticas de gestão de projetos a fim de otimizar os ciclos e atenuar os problemas e transtornos comuns. Se quiser saber mais sobre o PMBOK, e conhecer 10 boas práticas para gestão de projetos, acompanhe com atenção.

O PMBOK

Metodologias de gestão de projetos são utilizadas por empresas de diversos nichos e segmentos. O cuidado com essa área é crucial para otimizar os resultados e a competitividade no mercado.

Com foco em melhorar essa atividade, a PMI (Instituto de Gerenciamento de Projetos, em inglês) criou um guia que concentra as melhores práticas para gestão: o PMBOK. A primeira edição surgiu em 1996 e evoluiu até os nossos dias para chegar até a sexta edição, lançada em 2017, com conceitos atualizados e seções reescritas. Basicamente, é um guia que visa direcionar profissionais e líderes da área com práticas tradicionais comprovadas e amplamente aplicadas e práticas inovadoras.

O Guia PMBOK® é diferente de uma metodologia. Uma metodologia é um sistema de práticas, técnicas, procedimentos e regras usadas por aqueles que trabalham numa disciplina. O Guia PMBOK® é uma base sobre a qual as organizações podem criar metodologias, políticas, procedimentos, regras, ferramentas e técnicas e fases do ciclo de vida necessários para a prática do gerenciamento de projetos. Guia PMBOK®, 6a edição.

O objetivo é otimizar a comunicação interna, com uma forma mais fácil de padronizar os conhecimentos e as visões. Além disso, acrescenta ênfase em eficiência, controle de custos e de riscos, bem como no gerenciamento de colaboradores e de interessados para fazer os projetos avançarem com saúde e culminarem em produtos de qualidade. Ou seja, é uma boa maneira de lidar com a pressão por resultados, que é comum em muitas organizações.

Ciclo de vida do projeto

Segundo as definições da sexta edição, o ciclo de vida do projeto é composto por 4 etapas:

  • Início do projeto;
  • Organização e preparação;
  • Execução do trabalho;
  • Término do projeto.

Grupos de processos

As entradas, ferramentas, técnicas e saídas são agrupadas em 5 grupos de processos:

  • Iniciação;
  • Planejamento;
  • Execução;
  • Monitoramento e controle;
  • Encerramento.

Áreas de conhecimento do PMBOK

Ademais, existem as chamadas áreas de conhecimento, definidas por seus requisitos de conhecimento e descritas em termos dos processos que a compõe. Elas são cruciais para o sucesso de um projeto e, consequentemente, para bons resultados. São elas:

  1. Gerenciamento da integração do projeto;
  2. Gerenciamento do escopo do projeto;
  3. Gerenciamento do cronograma do projeto;
  4. Gerenciamento dos custos do projeto;
  5. Gerenciamento da qualidade do projeto;
  6. Gerenciamento dos recursos do projeto;
  7. Gerenciamento das comunicações do projeto;
  8. Gerenciamento dos riscos do projeto;
  9. Gerenciamento das aquisições do projeto;
  10. Gerenciamento das partes interessadas do projeto.

Existem ainda 49 processos que são dispostos em cada uma das áreas para definir práticas ideais de organização. Ao dividir a atenção para as áreas e processos, o gerente é capaz de garantir qualidade e controlar cada aspecto das etapas.

Boas práticas de gestão de projetos

Neste tópico principal, vamos apresentar dez principais dicas para alavancar os resultados de sua empresa com base nos princípios do PMBOK 6ª edição. Associaremos os conceitos e as ideias com as áreas de conhecimento e etapas que apresentamos no tópico anterior e vamos introduzir as estratégias cobertas pelo guia.

1. Determine os requisitos do cliente

Segundo o PMBOK, requisito é algo requerido para satisfazer a necessidade do cliente. Quando alguém contrata o serviço de uma companhia para solucionar seu problema, um dos primeiros passos deve ser o levantamento e a descrição detalhada dos componentes e funcionalidades que devem fazer parte da solução.

Ou seja, é uma condição a ser atendida com o produto. A definição de requisitos é crucial para o andamento do projeto, pois é a base para a definição do orçamento, estipulação do teto de custos e determinação dos prazos. Tudo deve ser documentado para esclarecer os próximos passos, que incluem também a divisão de atividades que veremos ao longo deste conteúdo.

Geralmente, parte do estudo do termo de abertura do projeto, criado na fase de Inicio do projeto e que já contém algumas informações acerca dos objetivos do que será desenvolvido. Os requisitos requerem a definição de uma justificativa para o projeto como um todo. Isto demanda uma análise que envolve coleta de dados, benchmarking, brainstorming, grupos de discussão, pesquisas de mercado e entrevistas.

No guia, os requisitos são identificados na área de gerenciamento de escopo e fase de Planejamento, mas também fazem parte do gerenciamento de qualidade. Afinal, eles devem ser o padrão que vai nortear as inspeções de qualidade na determinação da eficácia das abordagens e da conformidade do produto.

Projetos devem avançar o negócio. É importante que eles estejam alinhados com os objetivos do plano estratégico da empresa. Além disto, estratégias e práticas como o Design Thinking e mapeamento de processos podem ajudar bastante nesta hora.

2. Identifique o escopo e desenvolva um plano de trabalho

Os requisitos são parte do que o PMBOK chama de escopo. Ora, podemos dividir esse termo em dois: escopo de produto, o que compõe os requisitos e funcionalidades, e escopo do projeto, um conceito diferente que abrange os passos necessários e o trabalho realizado para chegar ao resultado descrito pelas principais funcionalidades.

Desta forma, a função da definição do escopo é estabelecer um limite para o uso de recursos da empresa. Com esse limite, é possível fazer apenas o necessário para entregar o resultado esperado, o que gera um controle maior de gastos e de prazo. Assim, evidentemente, o escopo se relaciona com o plano de gerenciamento de custos e de cronograma.

Em outras palavras, o escopo se associa com os esforços — o que inclui alocação de recursos, divisão de papéis para colaboradores e definição de um período específico — ao objetivo, o que garante que haja eficiência e organização, possibilitando o levantamento de estimativas adequadas de orçamento e de tempo.

Esse fator é fundamental, pois tempo e custos são dois dos grandes problemas da gestão de projetos. Ademais, o fortalecimento desse conceito reforça as bases para permitir que a empresa gerencie de maneira adequada os próximos aspectos que mencionaremos: a divisão do trabalho e os riscos.

3. Divida o trabalho em entregas e atividades

O escopo facilita na identificação do que deve ser feito e o que não deve em um projeto. Por conta disso, a empresa tem que administrar as tarefas que são incluídas no planejamento, a fim de realizá-las com o máximo de eficiência e agilidade. Para isso, é importante dividir grandes etapas em pequenas entregas, com atividades menores.

O PMBOK chama essa ideia de EAP (Estrutura Analítica de Projetos) ou WBS (Work Breakdown Structure) em inglês. Consiste em trazer para a realidade o princípio de “dividir para conquistar”, a fim de atenuar a sobrecarga de atividades, a desorganização e a falta de clareza no fluxo de tarefas. EAP é um conceito associado à área de gerenciamento de escopo.

A hierarquia da EAP enxerga os processos como: projeto, produto, elementos intermediários, pacotes de trabalho e atividade. O objetivo é decompor cada classe maior em tarefas menores para otimizar a produtividade e facilitar o controle de cada etapa de produção.

Com componentes menores gerenciáveis, é mais fácil controlar responsabilidades e funções e gerenciar a equipe, a fim de garantir que as devidas competências estejam direcionadas para cooperar com o projeto.

No gerenciamento de cronograma, a divisão do trabalho está associada ao processo de definição de atividades, que consiste em listar e descrever as tarefas que farão parte do desenvolvimento do resultado, de acordo com as definições anteriores do escopo.

4. Crie a sequência de atividades e identifique riscos

Dando continuidade ao que falamos, chegamos ao tópico sobre a sequência das atividades. Isso aprofunda a definição de EAP, acrescentando uma forma gráfica de visualizar tarefas, com seus relacionamentos lógicos encadeados. Ou seja, em um mapeamento no formato de árvore, conseguimos entender como as tarefas sucedem as outras e resultam no produto.

Com a sequência de atividades, é possível seguir com o planejamento do cronograma, por isso mesmo a sequência é um dos processos dessa área de conhecimento (gerenciamento do cronograma). Então, é possível estimar também a duração de cada atividade, chegando ao total de tempo para cada fase de trabalho e finalizar o cronograma.

Isso possibilita o controle do cronograma em fases posteriores, para que os prazos sejam respeitados e mantidos.

Para garantir que a sequência siga como planejado, é preciso, portanto, realizar uma boa gestão de mudanças e riscos. É necessário identificar os riscos, com a definição dos principais perigos dentro do contexto do projeto, além das análises qualitativa e quantitativa de seus impactos. Em seguida, é importante monitorar as ameaças para gerenciar possíveis desvios e tomar medidas necessárias para ajustar o processo.

Nesse contexto, a definição de estratégia de respostas a incidentes também é relevante, bem como uma auditoria completa de riscos, que ajuda na monitoração deles a fim de evitar os prejuízos. A estratégia de resposta é o que vai assegurar cuidado com os transtornos na fase de Execução.

Para identificação dos impactos, a empresa pode utilizar ferramentas como coleta de dados — que inclui benchmarking, brainstorming e pesquisas, como já vimos —, bem como reuniões e listas de alertas, que ajudam a levantar os perigos e categorizá-los de acordo com o seu impacto: político, econômico, social, ambiental etc.

5. Use ferramentas de gerenciamento

No PMBOK 6, o termo “ferramentas” é definido de uma forma bem ampla: como um meio que ajuda a gerar saídas a partir de entradas, ou seja, a alcançar objetivos a partir de um conjunto inicial de materiais. Isso constitui, inclusive, a definição de processo: a transformação de entradas em saídas por meio das ferramentas.

Contudo, em um contexto mais específico, podemos falar de aplicações computacionais que auxiliam no controle e centralização de informações. Elas possibilitam que as informações sejam coletadas, distribuídas e devidamente organizadas, de modo a satisfazer as necessidades nas etapas de produção.

Sistemas gerenciadores podem ser usados na fase de Execução para assegurar gerenciamento da qualidade, administração da equipe e das comunicações. É possível eliminar falhas de comunicação e ajustar os processos a fim de otimizar a produção nessa etapa. Principalmente porque uma aplicação de gestão ajuda a prevenir os problemas de lidar com vários silos que não são integrados entre si e podem contribuir para a perda de informações.

Esses softwares centralizadores também ajudam a gerenciar produtividade, colaboração, o fluxo de trabalho e o pool de recursos com a devida administração do cronograma. Permite garantir que o que foi planejado seja cumprido na execução e permite alinhar recursos e resultados aos objetivos esperados, com devidas mudanças e atualizações.

A ideia de um “sistema de informação de gerenciamento de projetos” para administrar informações é definida como ferramenta no processo “Monitorar as Comunicações”, da área de gerenciamento de comunicações, que ocorre na fase de monitoramento e controle.

6. Estabeleça marcos e resultados

Os marcos estão associados a pequenas entregas em um projeto para garantir menos sobrecarga de trabalho e maior facilidade na administração dos resultados. Assim, tudo é registrado com relatórios e os processos são esclarecidos com feedbacks e solicitações de ajuste dos contratantes.

Isso está relacionado às metodologias ágeis, que foram incluídas na sexta edição do PMBOK. Essas estratégias buscam fragmentar os projetos a fim de torná-los mais rápidos, possibilitando, assim, a reorganização das informações do escopo, a depender de mudanças e de feedbacks.

Os marcos ajudam, sobretudo, a organizar a produção e engajar a equipe. O desenvolvimento com ciclos curtos ajuda a gerar transparência do que precisa ser feito, bem como um foco maior na geração de resultados. Isso também é útil para reforçar o planejamento do escopo e direcionamento dos recursos para cada ciclo de tarefas do projeto.

Esses pequenos marcos mantêm a equipe sempre focada em entregas e nos testes para garantir que a qualidade seja respeitada. Depois que um ciclo termina, outro já começa com novos objetivos.

Além disso, ao registrar essas informações em um relatório, os gestores são capazes de acompanhar o andamento do projeto e entender o status da produção, visualizando se os objetivos estão sendo cumpridos. Eles podem ser feitos em diferentes estilos, como planilhas, gráficos e, inclusive, são controlados por softwares de gerenciamento de projetos também.

7. Defina os recursos necessários

É importante definir os recursos que serão utilizados no projeto, levando em consideração o que já foi estabelecido na etapa do escopo. De acordo com a nova edição do PMBOK, recurso é um conceito que abrange as pessoas que trabalham no projeto, suas habilidades e competências, mas também os equipamentos, ativos e a infraestrutura para permitir que as atividades ocorram.

O PMBOK define o gerenciamento de recursos como uma área do conhecimento e estabelece alguns processos importantes, como estimar os recursos das atividades, na fase de Planejamento, e controlar recursos, na fase de Monitoramento e Controle.

Etapas para a definição de recursos

Inicialmente, é preciso escolher o tipo de recurso que será usado, a quantidade de recursos e quem vai contribuir com cada parte dos projetos e, depois, o ideal é gerenciar para se certificar de que tudo esteja acontecendo de acordo com o planejado, com ações corretivas sempre que necessário.

No mesmo sentido, é importante analisar as responsabilidades de cada membro e dividir bem os papéis de cada um, bem como as relações hierárquicas entre eles. Assim como na divisão de atividades no fluxo de trabalho, cada um deve saber o que fazer e como cooperar com o resultado, de acordo com suas melhores habilidades.

Já na Execução do projeto, a preocupação tem que ser adquirir os recursos e desenvolver a equipe — realizar aquisições, formar efetivamente as equipes e garantir que tudo esteja pronto para ser utilizado —, e gerenciar a equipe, com feedbacks e administração de mudanças.

A definição dos recursos necessários está relacionada com a área de gerenciamento de aquisições. É preciso também focar na documentação e organização das compras e de quais fornecedores os ativos serão adquiridos, a fim de gerar transparência. Tudo isso gera impacto nos custos e deve estar de acordo com o planejamento que foi feito previamente e com o orçamento levantado.

8. Controle atribuições e relate o progresso

Ao dividir tarefas e selecionar os membros específicos, é necessário controlar as atribuições que foram dadas, com o devido monitoramento do andamento da produção. Ou seja, a gestão deve acompanhar o time e se comunicar com ele, oferecendo feedbacks precisos com relação aos resultados. Também é dever do gerente de projetos o engajamento da equipe, mesmo diante das mudanças e dos imprevistos, como já falamos.

Uma estratégia interessante é utilizar sistemas de reconhecimento e recompensas, permitindo demonstrar para o colaborador que ele está fazendo um bom trabalho. Da mesma forma, é preciso manter transparência quando as atividades estão rendendo menos do que o esperado, com críticas construtivas e adequadas. A habilidade interpessoal pesa muito nessas atividades.

É importante utilizar avaliações e indicadores para visualizar o andamento e o desempenho do grupo, afinal, isso é o que permite que ajustes sejam feitos para melhorar o resultado. O ideal é desenvolver também a interação entre os membros, para que a colaboração gere bons frutos e impacte positivamente a produção.

Nesse sentido, uma dica relevante é gerar relatórios de progresso a fim de mensurar e manter tudo claro e transparente. A documentação favorece o controle e permite que as informações fiquem fáceis de gerenciar, encontrar e interpretar, de uma forma que otimiza a comunicação e alinha os membros.

9. Obtenha o aceite com a documentação do projeto

Já falamos dos marcos e das pequenas entregas que podem ser usadas para reduzir carga de trabalho e direcionar o foco. Para que isso funcione completamente, é preciso garantir o aceite do cliente, ou seja, demonstrar que as pequenas versões realmente sejam interessantes e estejam de acordo com a expectativa do contratante.

A documentação do projeto é uma forma de resumi-lo e torná-lo fácil de compreender, ajudando na comunicação com o cliente. No entanto, o ideal é que os registros sejam atualizados de acordo com a vontade do contratante e com suas intervenções.

O PMBOK orienta que a fase de monitoramento e controle devem guiar as empresas para a revisão de abordagens e alteração deles sempre que necessário, com o intuito de satisfazer melhor a necessidade do cliente.

O orçamento, por exemplo, deve ser gerenciado e monitorado o tempo todo. Caso haja necessidade, o registro é revisitado para que mudanças entrem na documentação. Contudo, é interessante também gerenciar os impactos de cada mudança, bem como utilizar critérios de análise, a fim de garantir que elas sejam realmente positivas e efetivas.

Para isso, é fundamental planejar etapas até que uma mudança realmente seja documentada e integrada no projeto. Essa questão inclui uma análise profunda dos seus impactos, aprovação e o replanejamento com esse fator novo incluso. A partir daí, é possível seguir com a execução.

Para otimizar a aceitação do cliente, é interessante estar atento ao nível de qualidade que é percebido pelo gerente de projetos e garantir que isso não seja diferente do nível percebido pelo contratante. O sucesso do projeto é determinado pela comunicação e pelo alinhamento entre equipe x cliente, por esse motivo, é imprescindível que os colaboradores e que a gestão estejam totalmente integrados com os objetivos do contratante.

10. Faça avaliação e análise dos resultados

Existe um processo no PMBOK chamado Validar Escopo, da área de Gerenciamento de Escopo e grupo de Monitoramento e Controle, que se encarrega justamente da verificação do resultado a fim de assegurar que esteja de acordo com os requisitos definidos no Planejamento. Essa avaliação é fundamental e deve ser feita a cada nova entrega.

Estabeleça e acompanhe KPI’s

Para garantir bons resultados nesse quesito, é importante contar com KPIs (Key performance indicators) e com uma plataforma que centralize dados e facilite a gestão e a visualização das informações relevantes.

Os indicadores ajudam a ter controle do fluxo e a direcionar as mudanças e atualizações necessárias. Com o monitoramento constante das atividades, do desempenho da equipe, do uso dos recursos e do orçamento, é possível ter uma visão completa dos pontos fortes e fracos, dos acertos e dos erros.

Ou seja, os indicadores dizem se os colaboradores estão rendendo o esperado, se o orçamento está dentro dos limites e se os equipamentos e ativos são os necessários e adequados para aquele escopo. É ideal para avaliar a saúde do projeto e identificar áreas que precisam de atenção maior e tratamento.

No PMBOK, no grupo de Monitoramento e Controle e na área de Integração, existe outro processo específico voltado para isso, chamado de Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto.

Vale destacar, nesse sentido, a distinção semântica entre “monitorar” e “controlar”, segundo essa nova edição do guia. Monitorar significa analisar constantemente o progresso dos processos e atividades, ao passo que o Controlar significa usar os dados de indicadores para tomar decisões e ajustar ou redesenhar os processos de acordo com os objetivos.

Esses aspectos são cruciais principalmente quando o projeto segue o ciclo de vida interativo, incremental ou ágil, em que mudanças devem ser feitas em tempo real. O objetivo é modificar as abordagens e produto com o andamento, na medida em que a equipe entende melhor os requisitos e as necessidades do cliente.

Conclusão

Concluindo, o PMBOK é um guia com boas práticas de gestão de projetos que podem ser aplicadas para otimizar os resultados e impactar a gestão de sua empresa. Seus princípios orientam as empresas na busca por processos mais organizados e claros, com documentação consistente e abertura para ajustes e mudanças. Assim, é possível gerar melhores resultados e gerenciar melhor o trabalho do grupo e as informações disponíveis.

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