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IT Asset Management: qual sua importância e quais as melhores práticas?

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A área de TI da sua empresa possui uma série de ativos. Eles podem ser tanto os hardwares, como computadores e notebooks utilizados pelo seu time, quanto os softwares que estão instalados em cada um deles. E esses ativos precisam de manutenção, atualização e até mesmo substituição ao longo do tempo.

É aí que entra o IT Asset Management, ou ITAM. Esse conceito se refere, em uma tradução literal, ao gerenciamento de ativos de TI que deve ocorrer dentro de uma empresa.

Quer saber como isso funciona e quais são os benefícios que esse processo pode trazer para a sua empresa? Então, continue a leitura e descubra!

O que é IT Asset Management?

O IT Asset Management é um conceito que se refere à uma gestão eficiente dos ativos de TI de uma empresa. Para entender melhor como ele funciona, pense no setor de TI do seu negócio. Nele há colaboradores que atuam para realizar tarefas e entregas aos clientes (internos ou externos). Além disso, eles, e diversos outros colaboradores de outros departamentos, utilizam uma série de equipamentos para concluir suas atividades, apoiando-se também em softwares, plataformas e serviços de internet, por exemplo.

Caso um desses softwares esteja desatualizado ou perca a licença de uso, o colaborador não será capaz de realizar as suas atividades por um ou vários dias. O mesmo acontece quando o computador que ele utiliza quebra ou é danificado de alguma forma. Além disto, os ativos de hardware e software são parte importante do patrimônio da empresa, e desta forma devem ser bem zelados para manter seu valor para o negócio.

Com isso, fica clara a importância de realizar uma gestão desses ativos, ou seja, de implementar o IT Asset Management em sua empresa. Ainda, é importante ressaltar que o ITAM é uma das fases de implementação do ITIL, a biblioteca de infraestrutura de TI, composta das melhores práticas para a gestão de qualidade desse setor.

Quais são os benefícios da implementação da gestão de ativos de TI?

Existem diversos benefícios relacionados à implementação de IT Asset Management na sua empresa. Descubra agora quais são os principais deles.

Aumenta a eficiência da área

Ao realizar um bom ITAM em sua empresa, você evita uma série de falhas, como a falta de atualização de sistemas ou manutenção das máquinas, que pode ocasionar indisponibilidades ou erros em processos, produção, faturamento, relatórios gerenciais, etc. Dessa forma, a sua equipe consegue trabalhar com excelência, com foco na entrega, sem a necessidade de se preocupar com questões técnicas relacionadas aos ativos que utilizam.

A consequência é um aumento da produtividade do time e agilidade na área. Pode ser, inclusive, que os resultados do setor também tenham maior qualidade, uma vez que os colaboradores podem focar no que realmente importa.

Garante adequação à legislação

Os equipamentos, softwares e sistemas que você utiliza podem ter sido obtidos de acordo com um contrato de utilização, por exemplo. Geralmente, esses contratos ou licenças de utilização precisam ser renovados de tempos em tempos, garantindo que você esteja sempre de acordo com a legislação e com o contrato firmado com o desenvolvedor do sistema.

Quando você realiza um gerenciamento de ativos de TI (ITAM) de qualidade na sua empresa, consegue acompanhar o vencimento de cada um desses contratos e evitar transgressões. Com isso, é possível inclusive evitar uma série de multas.

Melhora a segurança

A gestão de ativos não se resume apenas ao acompanhamento desses elementos, mas também na otimização de recursos, simplificação de ambientes e na decisão de quando devem ser substituídos. Isso significa que, durante esse processo, é necessário revisar os ativos que você utiliza, de forma a garantir que eles supram as suas necessidades, e até mesmo investir na substituição e redução da quantidade de sistemas, por exemplo.

Equipamentos atualizados e modernos são menos suscetíveis a ataques e falhas de segurança. Softwares atualizados e com suporte dos fabricantes também.

Na hora de descontinuar uma aplicação ou equipamento, é importante identificar quais informações devem ser guardadas e o correto processo de descarte, de forma a evitar perda de informações ou vazamento de informações.

Além disso, caso você seja capaz de reduzir a quantidade de sistemas utilizados, também pode reduzir a vulnerabilidade das suas informações, o que também aumenta a segurança.

Melhora a qualidade dos serviços e a satisfação dos usuários

Com o gerenciamento de ativos de TI efetivo, os seus ativos ganham em qualidade, garantindo que todos eles sejam efetivamente necessários e capazes de solucionar os seus problemas, inclusive em relação à segurança da informação.

Por exemplo, ninguém gosta de trabalhar com um computador ou sistema lento, que falha com frequência, ocasionando perda de trabalho.

Reduz custos

Por fim, um grande benefício do IT Asset Management bem-feito é a redução de custos. Isso acontece em diversas frentes.

Ao saber exatamente quais as licenças de software são necessárias, é possível adquirir apenas o necessário, sem excessos e sem infringir termos de uso de software, o que pode originar multas.

Ao evitar multas, você evita gastos adicionais para o setor, o que reduz custos. Isso também acontece quando você negocia as licenças de utilização dos softwares com antecedência, uma vez que pode obter condições favoráveis, com valores abaixo do mercado.

A redução de custos também pode vir da melhoria do gerenciamento desses ativos como um todo. Isso porque, ao garantir uma manutenção adequada, por exemplo, você evita problemas maiores que poderiam acarretar gastos. Ao mapear falhas em hardwares e softwares e seus impactos, é possível identificar a hora certa de troca ou manutenções de maneira objetiva. Além disso, também é possível aumentar a produtividade do time com um ITAM de qualidade, o que faz com que os colaboradores consigam entregar mais e tenham melhores resultados, utilizando menos recursos.

Como colocar o IT Asset Management em prática?

Agora que você já sabe a importância de implementar o IT Asset Management na sua empresa, é hora de entender quais são as boas práticas para que isso aconteça. Descubra agora algumas dicas infalíveis para realizar um ITAM com qualidade:

  • faça um inventário de todos os ativos (softwares e hardwares) de TI da sua empresa;
  • revise os programas e softwares e veja se você está utilizando a melhor solução do mercado;
  • mapeie todos os usuários e ativos conectados entre si;
  • acompanhe o ciclo de vida dos seus ativos;
  • programe manutenções e atualizações com antecedência;
  • programe alertas para renovar as licenças;
  • resolva erros e falhas rapidamente, entrando em contato com o fornecedor;
  • garanta a integração de todas as informações referentes aos ativos que você utiliza na sua empresa;
  • repita o processo regularmente, mantendo as informações atualizadas e buscando a melhoria contínua.

Com este artigo, você descobriu o que significa IT Asset Management e qual é a importância desse processo dentro de uma empresa. Também percebeu os benefícios de implementar um ITAM de qualidade e quais são as melhores práticas para garantir o sucesso dessa atividade.

Portanto, agora que você já entende mais sobre o assunto, comece a implementar a gestão de ativos de TI na sua empresa. Lembre-se de que ela é uma das boas práticas citadas no ITIL, podendo se tornar um grande diferencial para o setor de TI da sua organização.

Gostou do artigo? Quer ajuda para realizar o IT Asset Management na sua empresa? Então, aproveite para entrar em contato com a Smart Consulting agora mesmo e descubra como podemos auxiliar você!

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