5 desafios na gestão de projetos e como superá-los

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A gestão de projetos consiste no trabalho conjunto entre diferentes profissionais, processos de negócios, ferramentas e recursos financeiros, cuja finalidade é produzir um produto, serviço ou resultado exclusivo aos clientes finais. No contexto do universo de TI, há a peculiaridade de desenvolver, otimizar ou adaptar recursos à tecnologia agregada.

Diante de demandas cada vez mais exigentes — devido ao processo de transformação digital que tem impulsionado mudanças no comportamento de consumo —, surgem diversos desafios, como a falta de uma comunicação transparente, as dificuldades para garantir a segurança da informação e a ausência de informações consistentes.

Preparamos este conteúdo para que você conheça os principais desafios da gestão de projetos de TI. Além disso, mostraremos quais são as melhores práticas para superar essas adversidades. Continue a leitura do artigo para saber mais sobre o assunto!

 

Quais são os principais desafios na gestão de projetos?

Em uma organização voltada para o vasto universo de TI, diversas situações cotidianas podem ser realmente desafiadoras, em especial quando a empresa não tem uma cultura organizacional que preze pela inovação.

 

1. Falta de informações

Mesmo após realizar um planejamento consistente, não é incomum que o gestor se depare com a ausência de dados precisos para acompanhar o andamento e a performance de cada tarefa realizada no projeto.

A falta de relatórios funcionais gera impactos negativos diretamente no orçamento, visto que dificulta a apuração de custos e a antecipação de riscos. Geralmente, esse problema ocorre em empresas que utilizam procedimentos e ferramentas obsoletas para executar suas atividades operacionais.

 

2. Imprecisão no orçamento e na rentabilidade durante a gestão de projetos

A meta de qualquer organização com perspectiva de crescimento é entregar as melhores soluções do mercado aos seus clientes.

No entanto, antes de aceitar um projeto, é muito importante que os gestores saibam precificar o produto ou serviço corretamente — ou seja, considerar todos os custos e calcular a margem de rentabilidade. Dessa forma, é possível saber quais serão os recursos e o tempo necessário para que o projeto gere lucro.

Porém, a imprecisão do orçamento, infelizmente, é um risco muito comum em organizações que lidam com produtos “abstratos”, como desenvolvimento de softwares, aplicativos e soluções tecnológicas.

 

3. Falta de planejamento

Organizações que prestam serviços fundamentados em tecnologia costumam atender a diversos clientes (de variados segmentos) ao mesmo tempo, o que demanda um alto nível de comprometimento e disciplina com exigências particulares e prazos de entrega.

No entanto, a sobrecarga de tarefas devido à aceitação de inúmeros projetos simultaneamente pode acarretar em uma cadeia de efeitos indesejados, especialmente quando há falta de organização tanto pelos gestores quanto pelos colaboradores.

 

4. Obsolescência dos processos e das tecnologias

O gerenciamento de projetos de TI deve focar, principalmente, nas tendências tecnológicas mais inovadoras e nos lançamentos do mercado, pois essas ferramentas são constantemente atualizadas devido ao ágil desenvolvimento da indústria de tecnologia.

Com isso, surge um desafio um tanto inconveniente: a luta diária para que os processos e as ferramentas não se tornem obsoletos.

 

5. Falta de segurança nos acessos

Na era da informação digitalizada, segurança é a palavra-chave, pois representa um dos ativos mais críticos para qualquer empresa. Lidar com as questões pertinentes à segurança de acessos tem se tornado uma demanda crescente nos projetos de TI.

Esse assunto exige a colaboração de todos os envolvidos e, é claro, o uso de sistemas que ofereçam recursos para tornar o controle de acesso minucioso.

 

Como superar os desafios da gestão de projetos?

Agora que você já conhece os principais desafios da gestão de projetos, mostraremos algumas boas práticas para que os gestores possam enfrentar essas situações com muito mais facilidade.

 

Alinhe a estrutura e a demanda

Um dos problemas mais recorrentes que qualquer empresa enfrenta ao implementar um projeto de TI é a dificuldade para que ele se enquadre nos objetivos corporativos.

A menos que a ferramenta em questão esteja diretamente ligada ao core business, é muito comum que os gestores não consigam saber ao certo como usar seus recursos para otimizar o rendimento do negócio.

Dito isso, uma gestão de projetos eficiente exige o alinhamento entre a infraestrutura de TI disponibilizada à equipe e os objetivos do negócio.

Ou seja, é imprescindível que a equipe de TI esteja em conformidade com as decisões tomadas pela alta gestão, tanto nas etapas de planejamento quanto na implementação e execução dos projetos. Assim, a empresa evita desperdícios e maximiza a rentabilidade dos investimentos realizados.

 

Faça a integração de sistemas

É comum que, com o decorrer do tempo, a quantidade de tecnologias usadas por uma empresa acabe aumentando. Além do mais, a realização de muitas tarefas depende de que dois ou mais sistemas interajam entre si. Afinal, como já foi dito, um dos grandes desafios da gestão de projetos de TI é a falta de uma comunicação eficiente.

Sendo assim, uma forma de superar essa adversidade é fazer um planejamento para que cada nova tecnologia adquirida possa ser integrada às plataformas, aos softwares e às demais ferramentas já utilizadas pelos colaboradores. Assim, a equipe não demandará muito tempo e energia com os processos de implantação de novos sistemas.

 

Realize a gestão de riscos

Calcular riscos é uma medida que deve estar presente ainda na fase de definição do escopo do projeto. A não identificação dos fatores que possam colocar o andamento do projeto em risco pode acarretar em uma série de consequências indesejáveis, como:

  • desvios do objetivo;
  • quebra de orçamento;
  • perda de produtividade;
  • perda de prazos de entrega.

Para superar esse desafio da gestão de projetos, é indispensável que os gestores mantenham-se sempre atentos aos sinais que evidenciam que algo está errado no escopo ou que o objetivo não esteja sendo cumprido de acordo com o planejamento. Felizmente, há uma grande variedade de ferramentas tecnológicas para gerenciar projetos de forma automatizada e ainda mais eficiente.

Como você pôde conferir, a gestão de projetos de TI é um ambiente cheio de situações desafiadoras, em especial devido ao crescimento acelerado do mercado diante das inovações tecnológicas cada vez mais rápidas. Mostramos também algumas boas práticas sobre como superar esses desafios por meio de mudanças pontuais na cultura organizacional.

Ainda tem dúvidas sobre como superar os desafios da gestão de projetos de TI? Tem alguma experiência sobre o assunto que gostaria de compartilhar conosco? Então, deixe o seu comentário!

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